Zeiterfassung in der Kita

Kindertagesstätten müssen einen vorgeschriebenen Betreuungsschlüssel einhalten: Genügend Erzieher für die betreuten Kinder. Die Zeiterfassung hilft, die Mindestbesetzung zu dokumentieren und die Dienstplanung zu optimieren.

Das Wichtigste in Kürze

Betreuungsschlüssel muss eingehalten werden
Öffnungszeiten erfordern Schichtplanung
Verfügungszeit (Vor-/Nachbereitung) ist Arbeitszeit
Dokumentation für Träger und Aufsichtsbehörde
Viele Teilzeitkräfte erfordern flexible Planung

Besonderheiten in Kitas

Betreuungsschlüssel

Je nach Bundesland und Altersgruppe:

Altersgruppe	Schlüssel (Beispiel)
Krippe (0-3 J.)	1:3 bis 1:5
Kindergarten (3-6 J.)	1:8 bis 1:12
Hort	1:10 bis 1:15

Der Schlüssel muss während der gesamten Öffnungszeit eingehalten werden.

Öffnungszeiten

Kitas haben lange Öffnungszeiten:

Modell	Öffnungszeit
Halbtags	7:30 - 13:30
Ganztags	7:00 - 17:00
Erweitert	6:30 - 18:00

Personalstruktur

Position	Aufgaben
Leitung	Verwaltung, Elternarbeit
Erzieher	Gruppenbetreuung
Kinderpfleger	Unterstützung
Praktikanten	Ausbildung
Zusatzkräfte	Küche, Reinigung

Zeiterfassung für Kitas

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Arbeitszeit in der Kita

Direkte Betreuungszeit

Zeit mit den Kindern:

Gruppenarbeit
Angebote und Projekte
Mahlzeiten
Freispiel begleiten

Verfügungszeit

Zeit ohne Kinder:

Vor- und Nachbereitung
Dokumentation (Entwicklungsberichte)
Elterngespräche
Teamsitzungen
Fortbildung

Wichtig: Verfügungszeit ist Arbeitszeit und muss eingeplant werden!

Aufteilung

Typische Verteilung:

Art	Anteil
Direkte Betreuung	75-80%
Verfügungszeit	15-20%
Fortbildung	3-5%

Schichtplanung in der Kita

Herausforderung

Öffnungszeiten abdecken
Betreuungsschlüssel einhalten
Pausen ermöglichen
Verfügungszeit einplanen

Typische Schichten

Frühdienst:     6:30 - 14:30
Regeldienst:    8:00 - 16:00
Spätdienst:    10:00 - 18:00

Überlappung

Zur Hauptbetreuungszeit mehr Personal:

Personaleinsatz:
     ████████████
   ████████████████
 ████████████████████
████████████████████████
 6   8  10  12  14  16  18 Uhr

Mindestbesetzung dokumentieren

Warum wichtig?

Nachweis gegenüber Träger
Aufsichtsbehörde kann prüfen
Bei Unterschreitung: Konsequenzen

Was dokumentieren?

Zeit	Erzieher	Kinder	Schlüssel
7:00	2	8	1:4 ✓
9:00	4	24	1:6 ✓
15:00	3	15	1:5 ✓
17:00	2	6	1:3 ✓

Zeiterfassung als Grundlage

Die Zeiterfassung liefert die Ist-Besetzung:

Wer war wann da?
Stimmt die Mindestbesetzung?
Wo gab es Unterschreitungen?

Besetzung im Blick

MyTimeTracker zeigt Ihnen die aktuelle Besetzung – für sichere Dokumentation.

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Besondere Situationen

Krankheit und Vertretung

Bei Personalausfall:

Schnell reagieren
Vertretung organisieren
Ggf. Gruppen zusammenlegen
Dokumentieren, wenn Schlüssel nicht eingehalten

Ausflüge

Bei Ausflügen:

Erhöhter Personalschlüssel oft nötig
Arbeitszeit außerhalb der Kita
Fahrtzeiten sind Arbeitszeit

Feste und Veranstaltungen

Elternabende, Sommerfeste:

Arbeitszeit (auch wenn abends)
Überstunden oder Freizeitausgleich
Nicht alle Mitarbeiter müssen teilnehmen

Praktikanten und FSJ

Arbeitszeit

Praktikanten zählen nicht zum Personalschlüssel:

Arbeitszeit erfassen
Anleitungszeit einplanen
Nicht als Vertretung einsetzen

FSJ/BFD

Freiwilligendienst-Leistende:

Zählen begrenzt zum Personalschlüssel
Normale Arbeitszeiterfassung
Seminartage beachten

Häufige Fragen

Ja, Verfügungszeit (Vor-/Nachbereitung, Dokumentation, Teamsitzungen) ist vollwertige Arbeitszeit. Sie muss im Dienstplan eingeplant und bezahlt werden. Typischerweise sind 15-20% der Arbeitszeit Verfügungszeit.

Die Zeiterfassung liefert die Grundlage: Wer war wann da? Daraus können Sie für jeden Zeitpunkt die Besetzung ermitteln. Viele Träger verlangen regelmäßige Berichte zur Einhaltung des Schlüssels.

Organisieren Sie schnell Vertretung. Wenn der Schlüssel nicht eingehalten werden kann, dokumentieren Sie das. Je nach Situation können Gruppen zusammengelegt oder Eltern informiert werden. Dauerhafte Unterschreitung ist nicht zulässig.

Pausen müssen so geplant werden, dass der Betreuungsschlüssel eingehalten bleibt. Bei 8-Stunden-Diensten sind 30 Minuten Pause Pflicht. Oft werden Pausen während der Schlafenszeit der Kinder genommen.

Nein, Praktikanten in Ausbildung zählen in der Regel nicht zum Personalschlüssel. Sie sind zur Unterstützung da, ersetzen aber keine Fachkraft. FSJ-Leistende können je nach Regelung begrenzt angerechnet werden.

Fazit

Zeiterfassung in Kitas dient nicht nur der Arbeitszeitdokumentation, sondern ist Grundlage für den Nachweis des Betreuungsschlüssels. Eine gute Planung berücksichtigt Öffnungszeiten, Verfügungszeit und Mindestbesetzung. Mit einem digitalen System behalten Sie den Überblick über die aktuelle Besetzung – und können bei Engpässen schnell reagieren.

Zeiterfassung in der Kita