Zeiterfassung in der Pflege und im Gesundheitswesen
Das Gesundheitswesen stellt besondere Anforderungen an die Zeiterfassung: Rund-um-die-Uhr-Betrieb, komplexe Schichtmodelle und strenge Arbeitszeitvorschriften. Wie Kliniken, Pflegeeinrichtungen und ambulante Dienste die Zeiterfassung meistern können.
Das Wichtigste in Kürze
- 24/7-Betrieb erfordert umfassende Schichtplanung
- Arbeitszeitgesetz kennt Sonderregelungen für den Gesundheitsbereich
- Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft müssen korrekt erfasst werden
- Mobile Zeiterfassung für ambulante Pflege wichtig
- Personalschlüssel und Mindestbesetzung müssen eingehalten werden
Besondere Anforderungen
Rund-um-die-Uhr-Betrieb
Das Gesundheitswesen kennt keine Pause:
- 24-Stunden-Versorgung an 365 Tagen
- Dreischichtsystem (Früh, Spät, Nacht)
- Wochenend- und Feiertagsarbeit
- Bereitschaftsdienste
Arbeitszeitrechtliche Besonderheiten
Das Arbeitszeitgesetz erlaubt für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen:
- Verlängerung der täglichen Arbeitszeit auf bis zu 24 Stunden
- Abweichungen bei Ruhezeiten (10 statt 11 Stunden)
- Besondere Regelungen für Bereitschaftsdienst
Voraussetzung: Tarifvertrag oder Dienstvereinbarung
Personaluntergrenzen
In der Pflege gelten:
- Pflegepersonal-Untergrenzen-Verordnung (PpUGV)
- Personalschlüssel je nach Station
- Dokumentationspflicht der Besetzung
Zeiterfassung für das Gesundheitswesen
MyTimeTracker bildet komplexe Schichtmodelle und Bereitschaftsdienste ab.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Schichtmodelle in der Pflege
Dreischichtsystem
Klassisches Modell in Kliniken:
| Schicht | Typische Zeiten |
|---|---|
| Frühschicht | 6:00 - 14:00 |
| Spätschicht | 14:00 - 22:00 |
| Nachtschicht | 22:00 - 6:00 |
Wechselschichtmodelle
Rotation durch die Schichten:
- Wöchentlicher Wechsel
- 2-2-2-Modell (2 Früh, 2 Spät, 2 frei)
- Individuelle Rotationsmuster
Teilschichten
Bei ambulanter Pflege häufig:
- Frühdienst (6:00 - 12:00)
- Tourdienst (14:00 - 20:00)
- Geteilte Dienste
Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft
Bereitschaftsdienst
Anwesenheit am Arbeitsplatz ohne Vollarbeit:
- Zählt als Arbeitszeit
- Wird voll erfasst
- Vergütung nach Stufen (je nach Inanspruchnahme)
Rufbereitschaft
Erreichbarkeit außerhalb des Arbeitsplatzes:
- Zählt nicht komplett als Arbeitszeit
- Nur tatsächliche Einsätze werden voll erfasst
- Pauschalvergütung für Bereitschaft
Erfassung
| Art | Erfassung | Arbeitszeit? |
|---|---|---|
| Bereitschaftsdienst | Komplett | Ja |
| Rufbereitschaft | Nur Einsatz | Nur bei Einsatz |
| Telefonat (Rufbereitschaft) | Zeit des Telefonats | Ja |
Mobile Zeiterfassung in der ambulanten Pflege
Besondere Herausforderungen
Ambulante Pflegedienste:
- Mitarbeiter arbeiten beim Kunden
- Wechselnde Einsatzorte
- Fahrtzeiten zwischen Kunden
- Dokumentation pro Pflegefall
Anforderungen an mobile Lösungen
| Anforderung | Umsetzung |
|---|---|
| Einfache Bedienung | One-Touch-Stempeln |
| Offline-Fähigkeit | Sync bei Verbindung |
| Kundenbezoegen | Zuordnung zu Pflegekunden |
| Fahrtzeit | Separate Erfassung |
GPS und Datenschutz
- GPS-Ortung ist datenschutzrechtlich sensibel
- Nur für Nachweis bei Pflegekassen relevant
- Mitarbeiter müssen informiert werden
- Alternativen: QR-Code beim Kunden
Mobile Zeiterfassung für Pflegedienste
MyTimeTracker bietet eine App für ambulante Pflege – einfach und DSGVO-konform.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Dokumentation für Pflegekassen
Leistungsnachweis
Die Zeiterfassung ist Grundlage für:
- Nachweis der Pflegeleistung
- Abrechnung mit Pflegekassen
- Prüfung durch den MDK
Was muss dokumentiert werden?
| Datum | Pflegekunde | Leistung | Ankunft | Abfahrt | Dauer |
|---|---|---|---|---|---|
| 22.01. | Müller, H. | Grundpflege | 8:15 | 8:45 | 30 min |
| 22.01. | Schmidt, E. | Medikamente | 9:00 | 9:15 | 15 min |
Prüfungssicherheit
Für MDK-Prüfungen:
- Lückenlose Dokumentation
- Plausible Zeiten
- Nachvollziehbare Fahrtwege
Integration mit Dienstplanung
Soll-Ist-Vergleich
Zeiterfassung und Dienstplanung sollten integriert sein:
- Geplante Schicht (Soll)
- Tatsächliche Arbeitszeit (Ist)
- Abweichungen erkennen
Personalschlüssel überwachen
Automatische Prüfung:
- Mindestbesetzung eingehalten?
- Qualifikationsmix stimmt?
- Alarmierung bei Unterschreitung
Überstunden managen
Das Gesundheitswesen hat hohe Überstundenbelastung:
- Transparenz durch Zeiterfassung
- Überstundenkonto führen
- Zeitausgleich planen
Arbeitszeitschutz
Ruhezeiten
Trotz Ausnahmen muss beachtet werden:
- Mindestens 10 Stunden zwischen Schichten (statt 11)
- Kürzung nur mit Ausgleich
- Nachtarbeit begrenzen
Nachtarbeit
Besonderer Schutz für Nachtarbeiter:
- Regelmäßige Gesundheitsprüfungen
- Maximal aufeinanderfolgende Nachtschichten
- Ausgleich durch Freizeit oder Zuschlag
Schwangere und Stillende
Besondere Schutzvorschriften:
- Keine Nachtarbeit (22-6 Uhr)
- Keine Sonn- und Feiertagsarbeit
- Beschäftigungsverbote beachten
Häufige Fragen
Fazit
Die Zeiterfassung im Gesundheitswesen ist komplex, aber unverzichtbar. Sie schützt Mitarbeiter vor Überlastung, weist Pflegeleistungen nach und hilft bei der Einhaltung von Personalschlüsseln. Moderne Systeme, die mobile Erfassung, Schichtplanung und Dienstplanintegration bieten, sind die beste Lösung für Kliniken und Pflegeeinrichtungen.
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