Schichtplan Software: Die besten Tools im Vergleich

Schichtplan Software: Die besten Tools im Vergleich

Schichtplanung per Excel war gestern. Moderne Software plant automatisch, berücksichtigt Mitarbeiterwünsche und prüft gesetzliche Vorgaben. Welche Funktionen brauchen Sie, und worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Das Wichtigste in Kürze

• Gute Schichtplan-Software spart Zeit und verhindert Planungsfehler
• Wichtige Funktionen: Automatische Planung, Wunscherfassung, Gesetzeskonformität
• Cloud-Lösungen ermöglichen mobilen Zugriff für alle Mitarbeiter
• Die Integration mit Zeiterfassung ist ein großer Vorteil
• Der Preis sollte zur Unternehmensgröße passen

Warum Schichtplan-Software?

Grenzen von Excel

Typische Probleme:

• Keine automatische Konfliktprüfung
• Manuelles Verteilen (E-Mail, Aushang)
• Änderungen schwer nachzuvollziehen
• Keine Wunscherfassung
• Gesetzliche Vorgaben manuell prüfen

Vorteile von Software

Was Sie gewinnen:

• Automatische Planung spart Stunden
• Mitarbeiter sehen Plan in Echtzeit
• Konflikte werden erkannt
• Gesetzliche Grenzen werden geprüft
• Wünsche werden berücksichtigt
• Historie und Auswertungen

Wichtige Funktionen

Grundfunktionen

Unverzichtbar: ☐ Visuelle Planungsansicht (Kalender/Raster) ☐ Mitarbeiterverwaltung ☐ Schicht-Templates ☐ Drag & Drop ☐ Konfliktprüfung

Erweiterte Funktionen

Sehr nützlich: ☐ Automatische Planung ☐ Wunschdienstplan ☐ Qualifikationsprüfung ☐ Gesetzeskonformität (Ruhezeiten) ☐ Schichttausch-Funktion

Premium-Funktionen

Für größere Unternehmen: ☐ KI-gestützte Optimierung ☐ Bedarfsprognose ☐ Multi-Standort-Verwaltung ☐ Kostenoptimierung ☐ Umfangreiche Auswertungen

Auswahlkriterien

1. Branchentauglichkeit

Prüfen Sie:

• Passt die Software zu Ihrer Branche?
• Gibt es branchenspezifische Funktionen?
• Kennt der Anbieter Ihre Anforderungen?

Branchenspezifisch:

2. Benutzerfreundlichkeit

Für Planer:

• Intuitive Oberfläche
• Schnelle Planung möglich
• Gute Übersicht

Für Mitarbeiter:

• Einfacher Plan-Zugriff
• Mobile App
• Wunscheingabe leicht

3. Gesetzeskonformität

Muss prüfen:

• Ruhezeiten (11 Stunden)
• Höchstarbeitszeit (10 Stunden)
• Sonntagsruhe
• Branchenspezifische Regeln

4. Mobile Verfügbarkeit

Wichtig:

• App für Mitarbeiter
• Plan einsehen
• Wünsche eingeben
• Schichttausch

5. Integration

Sinnvolle Verbindungen:

• Zeiterfassung (Ist vs. Soll)
• HR-System (Stammdaten)
• Lohnbuchhaltung (Zuschläge)

Funktionen im Detail

Automatische Planung

Wie es funktioniert:

1. Mitarbeiterverfügbarkeit eingeben
2. Bedarf definieren
3. Regeln hinterlegen
4. Software erstellt Vorschlag
5. Planer optimiert manuell

Vorteile:

• Zeitersparnis (bis zu 80%)
• Keine vergessenen Mitarbeiter
• Optimale Besetzung
• Faire Verteilung

Wunschdienstplan

Ablauf:

1. Mitarbeiter geben Wünsche ein
2. Deadline für Wünsche
3. System berücksichtigt automatisch
4. Konflikte werden angezeigt
5. Planer entscheidet

Wunscharten:

• Frei-Wünsche (nicht an Tag X)
• Schicht-Wünsche (will Frühschicht)
• Verfügbarkeit (nur vormittags)

Qualifikationsmanagement

Funktion:

• Mitarbeiter haben Qualifikationen
• Schichten erfordern Qualifikationen
• Software prüft automatisch

Beispiel: Kasse nur mit Kassentraining Küche nur mit Hygieneschulung

Schichttausch

Ablauf:

1. Mitarbeiter A will tauschen
2. Bietet Schicht an
3. Mitarbeiter B übernimmt
4. System prüft Konflikte
5. Planer genehmigt (optional)

Vorteile:

• Weniger Rückfragen
• Mitarbeiter regeln selbst
• Dokumentiert

Auswertungen

Typische Reports:

• Stunden pro Mitarbeiter
• Schichtverteilung (fair?)
• Kosten pro Schicht
• Krankenquote
• Überstunden

Preismodelle

Pro Mitarbeiter/Monat

Typisch:

• 2-10 € pro Mitarbeiter
• Skaliert mit Unternehmensgröße
• Oft günstiger bei jährlicher Zahlung

Beispiel: 50 Mitarbeiter × 5 € = 250 €/Monat

Pauschal

Seltener:

• Fester Preis
• Oft mit Nutzerobergrenze
• Für kleine Teams interessant

Kostenlose Versionen

Einschränkungen:

• Limitierte Mitarbeiterzahl
• Weniger Funktionen
• Werbung oder Branding
• Eingeschränkter Support

Integration mit Zeiterfassung

Warum sinnvoll?

Vorteile:

• Plan-Soll vs. Ist-Vergleich
• Automatische Überstundenerkennung
• Zuschläge aus Schichtdaten
• Eine Datenbasis

Wie es funktioniert

Ablauf:

1. Schichtplan definiert Soll
2. Zeiterfassung erfasst Ist
3. System vergleicht
4. Abweichungen werden angezeigt

All-in-One vs. Integration

All-in-One:

• Schichtplan + Zeiterfassung vom gleichen Anbieter
• Nahtlose Integration
• Ein Login

Integration:

• Verschiedene Systeme verbunden
• Mehr Auswahl
• Komplexer einzurichten

Einführung

Vorbereitung

Vor der Einführung:

1. Aktuelle Prozesse analysieren
2. Anforderungen definieren
3. Pilotgruppe auswählen
4. Testphase planen

Umsetzung

Schritte:

1. System einrichten
2. Mitarbeiter anlegen
3. Schicht-Templates erstellen
4. Pilotgruppe testen
5. Feedback einholen
6. Anpassungen vornehmen
7. Rollout

Schulung

Wer braucht was:

Typische Fehler

Vermeiden:

• Zu schnelle Einführung
• Mitarbeiter nicht einbeziehen
• Alte Prozesse 1:1 abbilden
• Keine klaren Verantwortlichkeiten

Checkliste für die Auswahl

Muss-Kriterien

☐ Visuelle Schichtplanung ☐ Mitarbeiterverwaltung ☐ Konfliktprüfung ☐ Mobile Einsicht ☐ Export-Funktionen

Kann-Kriterien

☐ Automatische Planung ☐ Wunschdienstplan ☐ Qualifikationen ☐ Zeiterfassung integriert ☐ Schichttausch

Organisatorisch

☐ Deutscher Support ☐ DSGVO-konform ☐ Server in Deutschland/EU ☐ Kostenlose Testversion ☐ Monatlich kündbar

Häufige Fragen zur Schichtplan-Software

Fazit

Schichtplan-Software spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit durch Wunschberücksichtigung und Transparenz. Achten Sie bei der Auswahl auf Branchentauglichkeit, Benutzerfreundlichkeit und Integration mit bestehenden Systemen. Eine kostenlose Testphase hilft, die richtige Wahl zu treffen.