Projektzeiterfassung in Agenturen: Praxistipps
Kreativität messen? Wie Agenturen Projektzeiten sinnvoll erfassen.
Das Wichtigste in Kürze
- Zeiterfassung für Kundenabrechnung unerlässlich
- Balance zwischen Tracking und Kreativität
- Projekt-/Kampagnen-basierte Struktur
- Nicht-abrechenbare Zeit auch erfassen
- Tool sollte Agentur-Workflow unterstützen
Besonderheiten von Agenturen
Typische Arbeitsweise
Was Agenturen ausmacht:
| Merkmal | Bedeutung |
|---|---|
| Projektbasiert | Wechselnde Kunden und Aufgaben |
| Kreativ | Schwer planbare Ideenfindung |
| Deadline-getrieben | Oft enge Zeitfenster |
| Teamarbeit | Mehrere Disziplinen |
| Kundenorientiert | Enge Abstimmung |
Herausforderungen
Typische Schwierigkeiten:
- Kreativität – Wie viel Zeit für eine Idee?
- Multitasking – Mehrere Kunden parallel
- Meetings – Viel Abstimmung
- Scope Creep – Umfang wächst
- Pitches – Unbezahlte Akquise
- Widerstand – "Kreative wollen nicht tracken"
Agentur-Zeiterfassung
MyTimeTracker für Kreativ- und Werbeagenturen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Strukturierung
Projekt-Hierarchie
Sinnvolle Struktur:
| Ebene | Beispiel |
|---|---|
| Kunde | Mustermann GmbH |
| Projekt | Website Relaunch 2026 |
| Phase | Konzept, Design, Umsetzung |
| Aufgabe | Startseiten-Design |
Tätigkeitskategorien
Was erfassen:
- Konzeption – Strategie, Ideation
- Design – Kreation, Grafik
- Text – Copywriting, Redaktion
- Produktion – Umsetzung, Entwicklung
- Beratung – Kundenmeetings
- Projektmanagement – Koordination
- Korrektur – Änderungen, Feedback
Abrechenbar vs. nicht-abrechenbar
Die Unterscheidung
Wichtig für Rentabilität:
| Art | Beispiele |
|---|---|
| Abrechenbar | Kundenprojekte |
| Nicht-abrechenbar | Pitches, Akquise, Intern |
| Grauzone | Über-Budget, Kulanz |
Beide erfassen
Warum wichtig:
- Transparenz – Wo geht die Zeit hin?
- Kalkulation – Overhead kennen
- Preisgestaltung – Pitch-Zeit einpreisen
- Auslastung – Echte Kapazität sehen
- Optimierung – Nicht-abrechenbares reduzieren
Rentabilität messen
MyTimeTracker zeigt abrechenbare Quote.
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Akzeptanz schaffen
Kreative überzeugen
Wie Widerstand reduzieren:
| Argument | Erklärung |
|---|---|
| Fairness | Aufwand wird sichtbar |
| Kalkulation | Bessere Angebote möglich |
| Schutz | Gegen Überlastung |
| Anerkennung | Leistung dokumentiert |
Praktische Tipps
Einführung:
- Einfaches Tool – Minimaler Aufwand
- Sinnvolle Kategorien – Nicht zu granular
- Nutzen erklären – Nicht Kontrolle
- Vorleben – Führung macht mit
- Feedback – Verbesserungen umsetzen
- Keine Strafen – Motivation statt Druck
Auswertung nutzen
Wichtige Kennzahlen
Was Agenturen interessiert:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Abrechenbare Quote | % abrechenbare Zeit |
| Stundensatz effektiv | Erlös / Stunden |
| Projektrentabilität | Marge pro Projekt |
| Kapazitätsauslastung | Verfügbarkeit Team |
Für Angebote nutzen
Kalkulation verbessern:
- Historische Daten – Ähnliche Projekte
- Phasenverteilung – Typische Aufteilung
- Puffer – Basierend auf Erfahrung
- Korrekturschleifen – Realistisch einplanen
- Nicht-abrechenbares – Im Stundensatz berücksichtigen
Integration
Mit anderen Tools
Sinnvolle Verbindungen:
| Tool | Integration |
|---|---|
| Projektmanagement | Aufgaben übernehmen |
| Rechnungsstellung | Stunden → Rechnung |
| Kalender | Termine buchen |
| CRM | Kundenzuordnung |
Häufige Fragen
Projekt und Phase sind Minimum. Aufgaben-Level ist besser, wenn es der Kundenabrechnung dient. Zu granular (jede E-Mail) schafft Aufwand ohne Nutzen. Faustregel: So detailliert wie für Abrechnung und Auswertung nötig.
Als Konzeption oder Ideation auf das jeweilige Projekt. Bei Workshops mit mehreren Kunden-Themen: Zeit anteilig aufteilen oder auf internes Projekt buchen. Das Wichtigste: Überhaupt erfassen, auch wenn die Zuordnung nicht perfekt ist.
Trotzdem alle Stunden erfassen – nur so lernen Sie für die Zukunft. Für die Abrechnung: Entscheiden, ob Sie über Budget fakturieren, Kulanz geben oder nachverhandeln. Die ehrlichen Ist-Daten sind Gold wert für künftige Kalkulationen.
Pitches sind nicht-abrechenbare Akquise – trotzdem erfassen. Der Aufwand muss in die Preiskalkulation einfließen (gewonnene Projekte finanzieren verlorene Pitches). Manche Agenturen haben ein internes Projekt 'Akquise/Pitch'.
15 Minuten ist für Agenturen meist ausreichend und weniger aufwändig. 6 Minuten (0,1h) kommt aus dem Anwalts-/Beratungsbereich und ist oft übertrieben. Wichtiger als die Granularität ist, dass überhaupt konsequent erfasst wird.
Fazit
Zeiterfassung in Agenturen dient primär der Kundenabrechnung und Projektkalkulation. Die Struktur sollte Kunden, Projekte und Phasen abbilden, ohne zu granular zu werden. Auch nicht-abrechenbare Zeit (Pitches, Intern) erfassen, um die echte Auslastung und Rentabilität zu kennen. Akzeptanz im Kreativteam schaffen durch einfache Tools und Nutzen-Kommunikation. Die Daten für bessere Angebote und Ressourcenplanung nutzen.
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