Projektzeiterfassung: Grundlagen und Best Practices

Projektzeiterfassung: Grundlagen und Best Practices

Die Projektzeiterfassung ist das Fundament für erfolgreiche Projekte. Sie ermöglicht präzise Kalkulationen, realistische Angebote und ein effektives Projektcontrolling.

Das Wichtigste in Kürze

• Projektzeiterfassung macht Projektkosten transparent und steuerbar
• Die Erfassung sollte zeitnah und detailliert genug erfolgen
• Gute Software vereinfacht die Erfassung und liefert aussagekräftige Reports
• Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist entscheidend für valide Daten
• Erkenntnisse aus der Zeiterfassung verbessern künftige Kalkulationen

Warum Projektzeiterfassung wichtig ist

Für das Projektcontrolling

Die Projektzeiterfassung ermöglicht:

• Budgetkontrolle: Vergleich von Plan- und Ist-Zeiten
• Frühwarnsystem: Rechtzeitig Abweichungen erkennen
• Ressourcenplanung: Auslastung der Mitarbeiter steuern
• Rechnungsstellung: Basis für Time & Material-Abrechnungen

Für die Kalkulation

Aus erfassten Projektzeiten gewinnen Sie:

Für die Abrechnung

Bei Projekten mit Zeitabrechnung ist die Erfassung essenziell:

• Nachvollziehbare Stundennachweise für Kunden
• Basis für die Rechnungsstellung
• Dokumentation bei Streitigkeiten
• Nachweis des Leistungsumfangs

Methoden der Projektzeiterfassung

Manuelle Erfassung

Die einfachste Form:

Vorteile:

• Keine Softwarekosten
• Keine Schulung erforderlich

Nachteile:

• Zeitaufwendig
• Fehleranfällig
• Schwer auswertbar
• Nachträgliche Erfassung problematisch

Zeiterfassungssoftware

Spezialisierte Software bietet:

• Schnelle Erfassung per Klick
• Automatische Auswertungen
• Integration mit anderen Systemen
• Mobile Erfassung unterwegs

Timer-basierte Erfassung

Die Stoppuhr-Methode:

1. Bei Beginn einer Tätigkeit Timer starten
2. Bei Unterbrechung pausieren
3. Bei Ende stoppen und Projekt zuweisen
4. Automatische Berechnung der Dauer

Erfassungstiefe: Wie detailliert?

Groberfassung

Erfassung auf Projektebene:

• Einfach für Mitarbeiter
• Wenig Aufwand
• Ausreichend für Gesamtkosten
• Begrenzte Analysemöglichkeiten

Detailerfassung

Erfassung auf Tätigkeitsebene:

• Aufschlüsselung nach Projektphasen
• Unterscheidung nach Tätigkeitsarten
• Detaillierte Auswertungen möglich
• Höherer Erfassungsaufwand

Die richtige Balance finden

Empfehlung nach Projekttyp:

Implementierung in der Praxis

Schritt 1: Projektstruktur definieren

Legen Sie fest, wie Projekte strukturiert werden:

• Projekte und Teilprojekte
• Projektphasen
• Tätigkeitsarten
• Kundenordnung

Schritt 2: Erfassungsregeln festlegen

Definieren Sie klare Regeln:

Erfassungsregeln:

• Wann wird erfasst? (Täglich, nach jeder Tätigkeit)
• Wie genau? (15-Minuten-Intervalle, minutengenau)
• Was wird erfasst? (Nur produktive Zeit, alles)
• Wer genehmigt? (Projektleiter, automatisch)

Schritt 3: System einrichten

Konfigurieren Sie das System:

• Projekte anlegen
• Berechtigungen vergeben
• Workflows definieren
• Schnittstellen einrichten

Schritt 4: Mitarbeiter einbinden

Gewinnen Sie die Akzeptanz:

• Zweck der Erfassung erklären
• Nutzen für Mitarbeiter aufzeigen
• Schulung durchführen
• Feedback ermöglichen

Schritt 5: Kontinuierlich verbessern

Optimieren Sie den Prozess:

• Regelmäßig Datenqualität prüfen
• Feedback der Nutzer einholen
• Prozesse anpassen
• Best Practices teilen

Auswertung und Analyse

Soll-Ist-Vergleich

Vergleichen Sie geplante und tatsächliche Zeiten:

• Abweichungen identifizieren
• Ursachen analysieren
• Maßnahmen ableiten
• Lessons Learned dokumentieren

Kennzahlen

Wichtige Kennzahlen der Projektzeiterfassung:

• Produktivität: Produktive Stunden / Gesamtstunden
• Budgetausschöpfung: Ist-Stunden / Plan-Stunden
• Stundensatz: Erlös / Geleistete Stunden
• Overhead-Quote: Nicht-produktive Zeit / Gesamtzeit

Reports

Typische Reports:

• Projektstatus (Budget, Zeit, Fortschritt)
• Mitarbeiterauslastung
• Tätigkeitsverteilung
• Trend über Zeit

Häufige Herausforderungen

Vergessene Erfassung

Lösung: Erinnerungsfunktionen und einfache Nacherfassung

Ungenaue Erfassung

Lösung: Klare Regeln und Timer-Funktion

Widerstand der Mitarbeiter

Lösung: Transparente Kommunikation und Nutzen aufzeigen

Zu viel Overhead

Lösung: Erfassungstiefe an Projekttyp anpassen

Häufige Fragen zur Projektzeiterfassung

Fazit

Die Projektzeiterfassung ist keine lästige Pflicht, sondern ein wertvolles Werkzeug für erfolgreiches Projektmanagement. Mit der richtigen Balance zwischen Erfassungsaufwand und Detailtiefe gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse für bessere Projekte.