Stundenzettel Vorlage: Kostenlos zum Ausdrucken
Der Stundenzettel dokumentiert die geleisteten Arbeitsstunden. Mit einer guten Vorlage erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen und behalten den Überblick.
Das Wichtigste in Kürze
- Stundenzettel dokumentieren Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit
- Für bestimmte Branchen gesetzlich vorgeschrieben (MiLoG)
- Vorlagen sollten alle Pflichtangaben enthalten
- PDF für Papierausfüllung, Excel für digitale Berechnung
- Digitale Lösungen sind effizienter und rechtssicherer
Was gehört auf den Stundenzettel?
Pflichtangaben
Nach Mindestlohngesetz:
- Name des Arbeitnehmers
- Datum
- Beginn der Arbeitszeit
- Ende der Arbeitszeit
- Dauer der Arbeitszeit
Empfohlene Zusatzangaben
- Pausenzeiten
- Projektzuordnung oder Tätigkeit
- Wochensumme
- Unterschrift des Mitarbeiters
- Unterschrift des Vorgesetzten (optional)
- Monat/Jahr als Überschrift
Aufbau einer guten Vorlage
Kopfbereich
Enthält:
- Name des Unternehmens
- Name des Mitarbeiters
- Personalnummer (optional)
- Monat und Jahr
- Abteilung (optional)
Tagesübersicht
Spalten:
| Datum | Tag | Beginn | Ende | Pause | Arbeitszeit | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01.03. | Mo | 08:00 | 17:00 | 1:00 | 8:00 | |
| 02.03. | Di | 08:30 | 16:30 | 0:30 | 7:30 | Arztbesuch |
Summenbereich
Zeilen für:
- Wochensumme (bei wöchentlicher Vorlage)
- Monatssumme
- Soll-Stunden
- Differenz (Plus/Minus)
- Übertrag aus Vormonat
Unterschriftenbereich
Felder für:
- Datum der Unterschrift
- Unterschrift Arbeitnehmer
- Optional: Unterschrift Vorgesetzter
Tipp
Eine Unterschrift ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, erhöht aber die Beweiskraft. Lassen Sie den Stundenzettel monatlich unterschreiben.
Vorlagen-Typen
Einfacher Stundenzettel
Für:
- Minijobber
- Einfache Tätigkeiten
- Kleine Unternehmen
Inhalt: Grundlegende Spalten ohne Extras.
Projekt-Stundenzettel
Für:
- Agenturen
- Beratungen
- Projektbasierte Arbeit
Zusätzlich:
- Projektnummer/Projektname
- Tätigkeitsbeschreibung
- Kundenname
Baustellen-Stundenzettel
Für:
- Bauunternehmen
- Handwerksbetriebe
Zusätzlich:
- Baustellenadresse
- Anfahrtszeit
- Material/Maschinen
Schicht-Stundenzettel
Für:
- Produktion
- Pflege
- Gastronomie
Zusätzlich:
- Schichtbezeichnung
- Nacht-/Sonntagsarbeit markieren
- Zuschlagsrelevante Zeiten
PDF vs. Excel
PDF-Vorlage
Vorteile:
- Sofort ausdruckbar
- Einheitliches Format
- Keine Software nötig
Nachteile:
- Keine automatische Berechnung
- Manuelle Addition
- Fehleranfällig
Geeignet für: Papierbetrieb, kleine Teams, vorübergehende Nutzung
Excel-Vorlage
Vorteile:
- Automatische Berechnung
- Formeln für Summen
- Anpassbar
Nachteile:
- Excel/Calc nötig
- Formeln können überschrieben werden
- Versionschaos bei mehreren Mitarbeitern
Geeignet für: Einzelne Mitarbeiter, technisch versierte Nutzer
Hinweis
Excel-Vorlagen mit Formeln sparen Zeit bei der Berechnung. Schützen Sie die Formelzellen vor versehentlicher Änderung.
Rechtliche Anforderungen
Wer muss dokumentieren?
Nach MiLoG (§ 17) verpflichtet:
- Baugewerbe
- Gastronomie
- Fleischwirtschaft
- Gebäudereinigung
- Personenbeförderung
- Spedition und Logistik
- Zeitarbeit
- Alle Minijobber (branchenunabhängig)
Fristen
| Pflicht | Frist |
|---|---|
| Aufzeichnung | Spätestens 7 Tage nach Arbeitsleistung |
| Aufbewahrung | Mindestens 2 Jahre |
Sanktionen
Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 30.000 €.
Tipps für die Nutzung
Für Arbeitgeber
-
Einheitliche Vorlage
- Für alle Mitarbeiter gleich
- Vermeidet Fehler und Unklarheiten
-
Regelmäßige Kontrolle
- Stichproben durchführen
- Plausibilität prüfen
-
Geordnete Ablage
- Chronologisch
- Mindestens 2 Jahre aufbewahren
Für Arbeitnehmer
-
Täglich ausfüllen
- Nicht erst am Monatsende
- Genauigkeit steigt
-
Lesbar schreiben
- Bei Papiervorlage wichtig
- Keine Abkürzungen für Zeiten
-
Kopie behalten
- Für eigene Unterlagen
- Nachweis bei Streitigkeiten
Von Papier zu Digital
Wann wechseln?
Papier ist problematisch bei:
- Mehr als 10 Mitarbeitern
- Verschiedenen Standorten
- Häufigen Nachfragen/Korrekturen
- Komplexen Arbeitszeitmodellen
Vorteile digitaler Lösungen
| Aspekt | Papier | Digital |
|---|---|---|
| Fehlerquote | Hoch | Gering |
| Auswertung | Manuell | Automatisch |
| Archivierung | Ordner | Cloud |
| Zugriff | Vor Ort | Von überall |
| Kosten | Gering | Überschaubar |
Umstieg leicht gemacht
Schritt 1: Kostenlose Testversionen nutzen Schritt 2: Pilotgruppe testen Schritt 3: Feedback einholen Schritt 4: Rollout auf alle Mitarbeiter
Branchenspezifische Hinweise
Minijobber
Besonderheiten:
- Dokumentation immer Pflicht
- 520-€-Grenze im Blick behalten
- Monatliche Stundensumme wichtig
Bau
Zusätzlich dokumentieren:
- Baustellenadresse
- Anfahrtszeiten
- Tätigkeit (für Abrechnung)
Gastronomie
Besonderheiten:
- Geteilte Schichten möglich
- Trinkgeldzeiten abgrenzen
- Variable Pausenzeiten
Pflege
Besonderheiten:
- Fachkraftquote dokumentierbar
- Nacht- und Wochenendzuschläge
- Bereitschaftsdienste separat
Häufige Fragen zur Stundenzettel-Vorlage
Fazit
Ein guter Stundenzettel enthält alle Pflichtangaben und ist übersichtlich gestaltet. Für kleine Teams oder vorübergehende Nutzung ist eine Papier- oder Excel-Vorlage ausreichend. Bei wachsendem Team oder komplexeren Anforderungen lohnt sich der Umstieg auf eine digitale Zeiterfassung – weniger Aufwand, weniger Fehler, bessere Übersicht.
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