Stundenzettel Vorlage PDF: Kostenlos herunterladen
Manchmal muss es Papier sein. Ein guter Stundenzettel erfasst alle wichtigen Daten.
Das Wichtigste in Kürze
- Stundenzettel dokumentiert Arbeitszeiten schriftlich
- Für Kleinstbetriebe oder als Backup geeignet
- Beginn, Ende, Pause und Dauer erfassen
- Unterschrift von Mitarbeiter und Vorgesetztem
- Digitale Lösungen sind langfristig besser
Wann ein Stundenzettel sinnvoll ist
Einsatzszenarien
Wo Papier noch funktioniert:
| Situation | Beispiel |
|---|---|
| Kleinstbetrieb | 1-3 Mitarbeiter |
| Kein digitales Gerät | Baustelle ohne Strom |
| Backup | Wenn System ausfällt |
| Temporär | Bis Software eingeführt |
| Einfachheit | Aushilfe für einen Tag |
Grenzen
Wann Papier nicht mehr reicht:
- Ab 5+ Mitarbeitern – Verwaltungsaufwand zu hoch
- Komplexe Auswertungen – Manuell nicht machbar
- Fehleranfälligkeit – Übertragungsfehler
- Manipulierbar – Nicht revisionssicher
- Archivierung – Papierstapel wächst
Besser digital erfassen
MyTimeTracker ersetzt Papier durch einfache digitale Erfassung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Inhalte eines Stundenzettels
Pflichtangaben
Was enthalten sein muss:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Name | Mitarbeitername |
| Datum | Tag der Arbeit |
| Arbeitsbeginn | Uhrzeit |
| Arbeitsende | Uhrzeit |
| Pausen | Dauer |
| Arbeitszeit | Netto-Arbeitszeit |
Optionale Angaben
Was hilfreich sein kann:
- Projekt/Kunde – Für Zuordnung
- Tätigkeitsbeschreibung – Was wurde gemacht
- Ort – Wo gearbeitet
- Überstunden – Separat ausweisen
- Unterschriften – MA + Vorgesetzter
Layout-Empfehlung
Übersichtliche Gestaltung:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Kopfzeile | Name, Monat/Woche, Personalnummer |
| Tabelle | Datum, Beginn, Ende, Pause, Dauer |
| Summenzeile | Wochensumme, Monatssumme |
| Fußzeile | Unterschriften, Datum |
Vorlage richtig ausfüllen
Tägliche Erfassung
Schritt für Schritt:
- Morgens – Datum und Arbeitsbeginn eintragen
- Bei Pause – Pausenbeginn notieren (oder Ende)
- Abends – Arbeitsende eintragen
- Berechnen – Arbeitszeit = Ende - Beginn - Pause
- Bestätigen – Mit Kürzel oder Unterschrift
Wochenabschluss
Was am Ende der Woche:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| Summe bilden | Tage addieren |
| Prüfen | Stimmt alles? |
| Unterschrift MA | Bestätigung |
| Abgeben | An Vorgesetzten |
| Gegenzeichnung | Vorgesetzter prüft und zeichnet |
Typische Fehler
Was oft schiefgeht:
| Fehler | Vermeidung |
|---|---|
| Vergessen einzutragen | Täglich ausfüllen |
| Falsche Berechnung | Nochmal prüfen |
| Unleserlich | Sauber schreiben |
| Nicht unterschrieben | Vor Abgabe checken |
| Verlorengegangen | Kopie machen |
Von Papier zu Digital
Warum wechseln
Vorteile digitaler Erfassung:
- Automatische Berechnung – Keine Rechenfehler
- Sofortige Auswertung – Reports auf Knopfdruck
- Revisionssicher – Änderungen protokolliert
- Kein Papierchaos – Alles an einem Ort
- Von überall – App, Web, Terminal
- Zeitersparnis – Für alle Beteiligten
Übergang gestalten
Schritte zum Wechsel:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| Software wählen | Einfaches System |
| Testphase | Parallel zu Papier |
| Schulung | Mitarbeiter einweisen |
| Umstellung | Stichtag festlegen |
| Archivierung | Alte Zettel aufbewahren |
Einfach umsteigen
MyTimeTracker ist so einfach wie ein Stundenzettel – nur besser.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Aufbewahrung
Fristen
Was wie lange:
| Dokument | Frist |
|---|---|
| Stundenzettel (ArbZG) | 2 Jahre |
| Lohnrelevante Nachweise | 10 Jahre |
| Bei Streit | Bis Klärung |
Organisation
Ordnung halten:
- Pro Mitarbeiter – Eigener Ordner/Hefter
- Chronologisch – Nach Monat/Jahr
- Geschützt – Vor Verlust, Zugriff
- Nach Frist – Vernichten (Schredder)
Häufige Fragen
Ja, das Arbeitszeitgesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Handschriftliche Erfassung ist zulässig. Wichtig: Die Aufzeichnungen müssen vollständig, lesbar und nachvollziehbar sein. Für größere Betriebe und bei Prüfungen ist digitale Erfassung praktischer, aber rechtlich nicht zwingend.
Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber empfehlenswert. Die Unterschrift des Mitarbeiters bestätigt die Richtigkeit, die des Vorgesetzten die Prüfung. Bei Streitigkeiten über Arbeitszeiten oder Überstunden sind unterschriebene Nachweise wertvoller als nicht unterschriebene.
Nach Arbeitszeitgesetz: 2 Jahre für Arbeitszeitnachweise. Lohnrelevante Unterlagen: 10 Jahre nach HGB. Bei laufenden Rechtsstreitigkeiten: bis zum Abschluss. Im Zweifel länger aufbewahren – zu frühes Vernichten kann bei Prüfungen oder Streit problematisch werden.
Grundsätzlich ja, wenn er vollständig und plausibel ist. Bei größeren Betrieben oder Auffälligkeiten kann es Nachfragen geben. Digitale Systeme sind bei Prüfungen praktischer (schnelle Auswertung, Filterung). Wichtig: Die Nachweise müssen verfügbar und lesbar sein.
Rechtlich problematisch. Die Erfassung soll zeitnah erfolgen – idealerweise täglich. Nachträgliches Ausfüllen aus dem Gedächtnis ist fehleranfällig und bei Prüfungen fragwürdig. Wenn es passiert: So bald wie möglich nachtragen und als Nachtrag kennzeichnen.
Fazit
Der Stundenzettel auf Papier hat seinen Platz – bei kleinen Teams, als Backup oder vorübergehend. Richtig ausgefüllt erfüllt er die Dokumentationspflicht. Langfristig lohnt sich der Umstieg auf digitale Erfassung: weniger Aufwand, weniger Fehler, bessere Auswertung. Für den Anfang tut es aber auch ein gut gestalteter Stundenzettel.
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