Zeiterfassung: Funktionen-Checkliste für die Auswahl
Nicht jede Zeiterfassung kann alles – aber welche Funktionen brauchen Sie wirklich?
Das Wichtigste in Kürze
- Grundfunktionen hat jede Software
- Branchenspezifische Anforderungen beachten
- Must-haves von Nice-to-haves trennen
- Zukunftsfähigkeit berücksichtigen
- Kosten-Nutzen abwägen
Grundfunktionen
Zeiterfassung Basis
Was jede Software können sollte:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Kommen/Gehen | Arbeitsbeginn/-ende erfassen |
| Pausen | Pausenzeiten dokumentieren |
| Korrektur | Fehler beheben können |
| Übersicht | Tages-/Wochen-/Monatsansicht |
| Saldo | Stundenkonto führen |
Technische Basis
Wie erfasst wird:
- Web-App – Im Browser
- Mobile App – iOS, Android
- Desktop – Windows, Mac
- Terminal – Stationäre Hardware
- API – Für Integrationen
Alle Grundfunktionen inklusive
MyTimeTracker bietet alles, was Sie für professionelle Zeiterfassung brauchen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Erweiterte Funktionen
Abwesenheitsmanagement
Urlaub, Krankheit, etc.:
| Funktion | Nutzen |
|---|---|
| Urlaubsantrag | Digital beantragen |
| Genehmigungsworkflow | Freigabe durch FK |
| Kalenderübersicht | Wer ist wann weg |
| Kontingente | Urlaubstage verwalten |
| Krankmeldung | Abwesenheit erfassen |
Projektzeiten
Für projektbasierte Arbeit:
- Projektzuordnung – Zeit auf Projekte buchen
- Kunden – Mandanten/Kunden verwalten
- Aufgaben – Granulare Zuordnung
- Timer – Echtzeit-Erfassung
- Berichte – Projektauswertung
- Export – Für Abrechnung
Dienstplanung
Wenn Schichten geplant werden:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Schichtplanung | Dienste erstellen |
| Mitarbeiterzuordnung | Wer arbeitet wann |
| Vorlagen | Wiederkehrende Pläne |
| Anforderungen | Qualifikationen beachten |
| Vertretung | Tausch organisieren |
Auswertungen & Reports
Standardberichte
Was analysiert wird:
| Bericht | Inhalt |
|---|---|
| Arbeitszeitbericht | Stunden pro Mitarbeiter |
| Projektzeitbericht | Stunden pro Projekt |
| Abwesenheitsbericht | Urlaub, Krank |
| Überstundenbericht | Saldo, Trends |
| Anwesenheitsliste | Wer war wann da |
Erweiterte Analysen
Für tiefere Einblicke:
- Dashboards – Visuelle Übersicht
- Drill-down – Von Team zu Mitarbeiter
- Trends – Entwicklung über Zeit
- Vergleiche – Abteilungen, Zeiträume
- Export – Excel, PDF, CSV
- Automatisierung – Regelmäßige Berichte
Aussagekräftige Auswertungen
MyTimeTracker liefert alle Reports, die Sie für gute Entscheidungen brauchen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Schnittstellen
Lohnabrechnung
Daten für die Lohnbuchhaltung:
| Integration | System |
|---|---|
| DATEV | Export im DATEV-Format |
| Lexware | Schnittstelle |
| SAP | API |
| Generisch | CSV, Excel |
Weitere Integrationen
Was noch verbunden werden kann:
- Kalender – Google, Outlook
- HR-Software – Personio, Factorial
- Buchhaltung – Schnittstellen
- ERP – SAP, etc.
- Single Sign-On – Azure AD, Google
- API – Für individuelle Anbindung
Compliance & Sicherheit
Rechtliche Anforderungen
Was erfüllt sein muss:
| Anforderung | Funktion |
|---|---|
| ArbZG-konform | Höchstarbeitszeit prüfen |
| Pausenprüfung | Automatische Kontrolle |
| Nachweispflicht | Unveränderliche Dokumentation |
| DSGVO | Datenschutz gewährleistet |
| Aufbewahrung | Daten langfristig sichern |
Sicherheit
Was technisch wichtig ist:
- Verschlüsselung – Daten in Transit und at Rest
- Authentifizierung – Login, 2FA
- Rollen/Rechte – Wer sieht was
- Audit-Log – Wer hat was geändert
- Backup – Regelmäßig, automatisch
- Hosting – Wo liegen die Daten?
Benutzerfreundlichkeit
Für Mitarbeiter
Was wichtig ist:
| Aspekt | Bedeutung |
|---|---|
| Einfach | Schnell verstanden |
| Schnell | Wenig Klicks |
| Mobil | Von überall |
| Übersichtlich | Alles auf einen Blick |
| Fehlertolerant | Korrekturen möglich |
Für Admins
Was Administratoren brauchen:
- Benutzerverwaltung – Anlegen, Deaktivieren
- Konfiguration – Regeln, Voreinstellungen
- Massenoperationen – Viele gleichzeitig ändern
- Auswertungen – Alle Daten im Blick
- Support – Hilfe bei Problemen
Checkliste nach Unternehmensgröße
Kleinunternehmen (<20 MA)
Was wichtig ist:
| Funktion | Priorität |
|---|---|
| Grundfunktionen | Must-have |
| Mobile App | Must-have |
| Einfache Bedienung | Must-have |
| Urlaubsverwaltung | Wichtig |
| Preis-Leistung | Sehr wichtig |
Mittelstand (20-200 MA)
Erweiterter Bedarf:
- Abteilungen – Mehrstufige Hierarchie
- Genehmigungsworkflows – FK-Freigaben
- Lohnexport – Schnittstelle
- Projektzeiten – Falls projektbasiert
- Compliance – ArbZG, DSGVO
- Support – Deutschsprachig
Großunternehmen (>200 MA)
Enterprise-Anforderungen:
| Funktion | Priorität |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kritisch |
| Integrationen | Kritisch |
| Mandantenfähigkeit | Wichtig |
| Anpassbarkeit | Wichtig |
| SLA/Support | Kritisch |
Die Checkliste
Must-haves
Was nicht fehlen darf:
| ☐ | Funktion |
|---|---|
| ☐ | Kommen/Gehen erfassen |
| ☐ | Pausen dokumentieren |
| ☐ | Korrekturmöglichkeit |
| ☐ | Stundenkonto/Saldo |
| ☐ | Monatsübersicht |
| ☐ | Export-Funktion |
| ☐ | DSGVO-konform |
| ☐ | Mobiler Zugriff |
Nice-to-haves
Je nach Bedarf:
- ☐ Projektzeit-Erfassung
- ☐ Dienstplanung
- ☐ Urlaubsantrag-Workflow
- ☐ Lohnschnittstelle
- ☐ Timer-Funktion
- ☐ GPS-Tracking
- ☐ Hardware-Terminal
- ☐ API für Integrationen
- ☐ Mehrsprachigkeit
Häufige Fragen
Grundfunktionen (Kommen/Gehen, Pausen, Korrektur, Saldo) braucht jeder. Darüber hinaus: Projektzeiten nur wenn projektbasiert gearbeitet wird. Dienstplanung nur bei Schichtbetrieb. Urlaubsverwaltung ist für die meisten sinnvoll. Lohnschnittstelle spart Arbeit, wenn Lohn extern berechnet wird.
Hängt vom Anbieter ab. Cloud-Lösungen haben oft modulare Preise – Sie zahlen, was Sie nutzen. On-Premise kann teuer werden (Lizenzupgrade, Implementierung). Fragen Sie vorab: Was kostet das Modul X, wenn ich es später dazubuche?
Sehr wichtig, wenn Sie andere Systeme nutzen. Lohnabrechnung (DATEV & Co.) ist fast immer relevant. HR-Software, Kalender, ERP – je mehr integriert, desto weniger Doppelarbeit. Aber: Nur integrieren, was Sie wirklich nutzen.
Ja, unbedingt. Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten. Der Anbieter muss DSGVO erfüllen (Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenschutzmaßnahmen). Fragen Sie nach: Wo liegen die Daten? Wer hat Zugriff? Wie lange werden sie gespeichert?
Testen! Die meisten Anbieter haben kostenlose Testphasen. Lassen Sie verschiedene Mitarbeiter testen (technikaffine und weniger technikaffine). Achten Sie auf: Wie viele Klicks für eine Buchung? Ist die Navigation logisch? Gibt es gute Hilfe/Dokumentation?
Fazit
Die richtige Zeiterfassungssoftware hat die Funktionen, die Sie brauchen – nicht mehr und nicht weniger. Grundfunktionen sind Standard, darüber hinaus nach Bedarf wählen. Testen vor dem Kauf, Mitarbeiter einbeziehen, Zukunft bedenken. Integrationen und DSGVO-Konformität nicht vergessen. Die Checkliste hilft beim strukturierten Vergleich – damit Sie die passende Lösung finden.
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