Zeiterfassung mit Abwesenheiten verknüpfen

Wenn Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement getrennt laufen, entstehen Doppelarbeit und Fehler. Eine integrierte Lösung spart Zeit und sorgt für konsistente Daten.

Das Wichtigste in Kürze

Integrierte Systeme vermeiden Doppelerfassung
Automatische Sollzeit-Anpassung bei Abwesenheiten
Urlaubstage werden korrekt vom Saldo abgezogen
Krankheitstage erscheinen automatisch in der Zeiterfassung
Ein System, eine Wahrheit – weniger Fehler

Warum Integration wichtig ist

Getrennte Systeme: Das Problem

Viele Unternehmen nutzen separate Lösungen:

System	Funktion
Zeiterfassung	Kommen/Gehen, Arbeitszeiten
Abwesenheiten	Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub
Lohnabrechnung	Gehaltsberechnung

Typische Probleme

Wenn Systeme nicht verbunden sind:

Doppeleingaben nötig
Abweichungen zwischen Systemen
Manuelle Abgleiche zeitaufwändig
Fehleranfällige Prozesse
Unvollständige Übersichten

Ein integriertes System

Mit Integration:

Urlaub beantragt → automatisch in Zeiterfassung
Krankmeldung → Sollzeit wird angepasst
Ein Dashboard für alles
Automatische Reports ohne Zusammenführung

Arten von Abwesenheiten

Geplante Abwesenheiten

Abwesenheitsart	Einfluss auf Zeiterfassung
Urlaub	Sollzeit auf 0, kein Stempeln nötig
Sonderurlaub	Sollzeit auf 0, bezahlte Abwesenheit
Bildungsurlaub	Sollzeit auf 0, Weiterbildungskonto
Elternzeit	Aus Zeiterfassung ausgenommen

Ungeplante Abwesenheiten

Abwesenheitsart	Einfluss auf Zeiterfassung
Krankheit	Sollzeit auf 0, Entgeltfortzahlung
Kind krank	Sollzeit auf 0, ggf. unbezahlt
Unfall	Sollzeit auf 0, ggf. BG-Fall
Notfall	Nachträgliche Erfassung

Alles in einem System

MyTimeTracker verbindet Zeiterfassung und Abwesenheiten nahtlos.

Sofort einsatzbereit
DSGVO-konform
Keine Einrichtung nötig

Kostenlos testen

Technische Integration

So funktioniert die Verknüpfung

Der Workflow bei integrierter Lösung:

Mitarbeiter beantragt Urlaub im System
Vorgesetzter genehmigt
System prüft Resturlaub
Urlaubstage werden abgezogen
Zeiterfassung wird angepasst – Sollzeit = 0 für diese Tage
Kein Stempeln erforderlich
Kalender zeigt Abwesenheit an

Automatische Sollzeit-Anpassung

Bei Abwesenheit wird die Sollzeit reduziert:

Tag	Normal-Sollzeit	Bei Urlaub
Montag	8:00 h	0:00 h
Dienstag	8:00 h	0:00 h
Mittwoch	8:00 h	8:00 h

Auswirkung auf das Zeitkonto

Wichtig für korrekte Salden:

Urlaubstage = neutral für Zeitkonto
Keine Minusstunden bei genehmigter Abwesenheit
Feiertage automatisch berücksichtigt
Teilzeit-Modelle korrekt abgebildet

Urlaubsverwaltung integrieren

Urlaubsanträge im System

Vorteile digitaler Urlaubsverwaltung:

Funktion	Nutzen
Online-Antrag	Kein Papier, schneller Prozess
Kalenderübersicht	Team-Abwesenheiten sichtbar
Resturlaub-Anzeige	Mitarbeiter sehen Kontingent
Genehmigungsworkflow	Strukturierter Freigabeprozess
Automatische Zeiterfassung	Keine Doppeleingabe

Urlaubsanspruch verwalten

Das System sollte verwalten:

Jahresurlaub (gesetzlich + vertraglich)
Resturlaub aus Vorjahr
Verbrauchte Tage
Geplanter Urlaub
Verbleibender Anspruch

Teilurlaub und halbe Tage

Bei halben Urlaubstagen:

Vormittag: Urlaub – Sollzeit: 0 h
Nachmittag: Arbeit – Sollzeit: 4 h
Gesamt-Sollzeit: 4 h

Krankheit erfassen

Krankmeldung im System

Workflow bei Krankheit:

Mitarbeiter meldet sich krank
HR erfasst Abwesenheit im System
Zeiterfassung wird angepasst
Sollzeit = 0 für Krankheitstage
Bei AU: Attest wird hinterlegt

Lohnfortzahlung berücksichtigen

Das System sollte tracken:

Information	Relevanz
Krankheitstage gesamt	Für Lohnfortzahlung
6-Wochen-Grenze	Ab wann Krankengeld
Gleiche Erkrankung	Fortsetzungserkrankung
AU-Ende	Für Planung

Rückkehr nach Krankheit

Nach Genesung:

Krankmeldung im System beenden
Zeiterfassung greift wieder normal
Ggf. BEM-Einladung bei >6 Wochen/Jahr

Krankmeldung digital

MyTimeTracker macht Krankmeldungen einfach – für Mitarbeiter und HR.

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Feiertage und Sondertage

Automatische Feiertagserkennung

Ein gutes System kennt:

Bundesweite Feiertage
Landesweite Feiertage (Bundesland)
Betriebsferien
Brückentage (falls vereinbart)

Feiertagsregelung

Situation	Sollzeit
Feiertag (kein Arbeitstag)	0 h, bezahlt
Feiertag mit Arbeit	Sollzeit + Zuschlag
Halber Feiertag	Reduzierte Sollzeit

Regionale Unterschiede

Bei Standorten in mehreren Bundesländern:

Jeder Mitarbeiter hat Bundesland hinterlegt
System erkennt regionale Feiertage
Korrekte Sollzeit pro Standort

Reports und Auswertungen

Kombinierte Übersichten

Mit Integration möglich:

Arbeitstage: 18
Urlaubstage: 3
Krankheitstage: 2
Feiertage: 1
Gesamt: 24 Werktage
Ist-Stunden: 144:00 h
Soll-Stunden: 144:00 h
Saldo: 0:00 h

Abwesenheitsstatistiken

Auswertbare Kennzahlen:

Kennzahl	Was sie zeigt
Krankenquote	% Krankheitstage / Arbeitstage
Urlaubsquote	Resturlaub im Team
Abwesenheitsrate	Alle Abwesenheiten kombiniert
Auslastung	Anwesenheit vs. Kapazität

Jahresübersicht

Für die Personalplanung:

Urlaubsplanung aller Mitarbeiter
Hochsaison vs. Urlaubszeit
Krankheits-Trends
Kapazitätsengpässe erkennen

Implementierung

Migration bestehender Daten

Beim Systemwechsel:

Datenkategorie	Zu übernehmen
Resturlaub	Aktueller Stand
Krankenhistorie	Für 6-Wochen-Regel
Zeitsalden	Überstunden/Minusstunden
Mitarbeiterdaten	Arbeitszeiten, Teilzeit

Schulung der Mitarbeiter

Wichtige Schulungsinhalte:

Wie beantrage ich Urlaub?
Wie melde ich mich krank?
Wo sehe ich meinen Resturlaub?
Wie funktioniert das Zeitkonto?

Testphase

Vor dem Go-Live:

Parallelbetrieb für 1-2 Monate
Alle Szenarien testen (Urlaub, Krankheit, Feiertage)
Abweichungen analysieren und beheben
Feedback der Mitarbeiter einholen

Häufige Fragen

Nein. Bei genehmigtem Urlaub wird die Sollzeit automatisch auf null gesetzt. Sie müssen nicht stempeln und es entstehen keine Minusstunden.

Mit ärztlichem Attest können die Krankheitstage vom Urlaub abgezogen werden. Sie melden dies der HR-Abteilung, die die Abwesenheitsart im System ändert.

Gesetzliche Feiertage werden automatisch erkannt. Die Sollzeit ist null, der Tag gilt als bezahlt. Bei Arbeit an Feiertagen greifen die vereinbarten Zuschläge.

Wenn Ihr Arbeitgeber halbe Urlaubstage erlaubt, kann das System dies abbilden. Die Sollzeit wird entsprechend reduziert – zum Beispiel von 8 auf 4 Stunden.

In der Regel HR und Ihre direkte Führungskraft. Die genauen Zugriffsrechte definiert Ihr Arbeitgeber. Der Grund der Erkrankung ist nicht sichtbar – nur die Dauer.

Fazit

Die Integration von Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung eliminiert Doppelarbeit und Fehler. Urlaub, Krankheit und Sonderurlaub werden automatisch mit der Zeiterfassung synchronisiert – ein System, konsistente Daten. Das spart Zeit für HR, reduziert Rückfragen und gibt Mitarbeitern einen klaren Überblick über Arbeitszeit und Abwesenheiten.

Zeiterfassung mit Abwesenheiten verknüpfen