Zeiterfassung per App: Smartphone-Lösungen im Überblick

Zeiterfassung per App: Smartphone-Lösungen im Überblick

Mobile Zeiterfassung per App macht Stempeluhren überflüssig und ermöglicht die Erfassung von überall. Dieser Guide zeigt, was gute Apps können und worauf Sie achten sollten.

Das Wichtigste in Kürze

• Zeiterfassungs-Apps ermöglichen ortsunabhängige Erfassung per Smartphone
• Grundfunktionen: Ein-/Ausstempeln, Pausen, Projektbuchung
• Erweiterte Features: GPS, Dienstplan, Urlaubsanträge, Auswertungen
• iOS und Android sollten beide unterstützt werden
• Offline-Fähigkeit ist für viele Einsatzbereiche wichtig

Was kann eine Zeiterfassungs-App?

Grundfunktionen

Jede gute Zeiterfassungs-App bietet:

Stempelfunktion:

• Ein-/Ausstempeln per Tap
• Pausenerfassung
• Tagesübersicht
• Korrekturen möglich

Übersichten:

• Wochenübersicht
• Monatsübersicht
• Arbeitszeitkonto
• Überstundensaldo

Erweiterte Funktionen

Je nach App zusätzlich:

Integration und Synchronisation

Moderne Apps synchronisieren mit:

• Cloud-Backend (zentrale Datenbank)
• Web-Anwendung (für HR/Führungskräfte)
• Lohnabrechnung (Export)
• Projektmanagement (Jira, Asana etc.)

Vorteile der mobilen Zeiterfassung

Für Mitarbeiter

Flexibilität:

• Stempeln von überall
• Immer dabei (Smartphone)
• Schnelle Erfassung

Transparenz:

• Eigene Zeiten einsehen
• Überstunden im Blick
• Urlaubstage prüfen

Komfort:

• Einfache Bedienung
• Keine zusätzliche Hardware
• Moderne Oberfläche

Für Arbeitgeber

Kostenersparnis:

• Keine Terminals nötig
• Geringere Anschaffungskosten
• Skalierbar ohne Hardware

Echtzeit-Daten:

• Sofortige Synchronisation
• Aktuelle Übersichten
• Schnelle Reaktion auf Abweichungen

Flexibilität:

• Für Remote Work geeignet
• Mobile Mitarbeiter abgedeckt
• Mehrere Standorte kein Problem

Auswahlkriterien für Apps

Benutzerfreundlichkeit

Die App muss einfach sein:

• Intuitive Bedienung: Wenige Klicks zum Stempeln
• Klare Oberfläche: Wichtiges sofort sichtbar
• Schneller Start: Keine lange Ladezeit
• Fehlertoleranz: Korrekturen möglich

Plattformunterstützung

Beide Systeme abdecken:

• iOS: iPhone-Nutzer
• Android: Die meisten anderen
• Responsive Web: Als Backup ohne App

Offline-Fähigkeit

Wichtig für viele Einsatzbereiche:

• Baustellen ohne Empfang
• Ländliche Gebiete
• Auslandsreisen
• U-Bahn-Fahrten

So sollte es funktionieren:

1. Erfassung auch ohne Internet
2. Lokale Speicherung
3. Automatische Synchronisation bei Verbindung
4. Keine Datenverluste

Datensicherheit

Achten Sie auf:

• Verschlüsselung: Datenübertragung und Speicherung
• DSGVO: Deutsche oder EU-Server
• Authentifizierung: Sichere Anmeldung
• Berechtigungen: Nur notwendige App-Rechte

Integration

Die App sollte nahtlos funktionieren mit:

• Web-Anwendung für HR
• Lohnabrechnungssoftware
• Projektmanagement-Tools
• Kalender-Systemen

GPS und Standorterfassung

Möglichkeiten

GPS in der Zeiterfassung bietet:

Standortnachweis:

• Position bei Ein-/Ausstempeln
• Nachweis für Außendienst
• Dokumentation für Kunden

Geofencing:

• Automatisches Stempeln bei Ankunft
• Erinnerung bei Verlassen des Standorts
• Nur innerhalb definierter Bereiche

Datenschutz beachten

Bei GPS-Nutzung wichtig:

Rechtliche Grundlage:

• Einwilligung des Mitarbeiters
• Betriebsvereinbarung empfohlen
• Keine permanente Überwachung

Transparenz:

• Mitarbeiter informieren
• Zweck klar kommunizieren
• Alternativen anbieten

Datensparsamkeit:

• Nur bei Buchung erfassen
• Kein durchgängiges Tracking
• Daten nach Frist löschen

Typische Nutzungsszenarien

Außendienst und Vertrieb

Anforderungen:

• Erfassung bei Kunden
• GPS für Fahrtennachweise
• Projektzuordnung
• Offline-Fähigkeit

Workflow:

1. Morgens: Start bei erstem Kunden
2. Zwischen Terminen: Fahrtzeit automatisch
3. Bei jedem Kunden: Projekt zuordnen
4. Abends: Arbeitsende stempeln

Handwerk und Baustelle

Anforderungen:

• Robuste Lösung
• Offline wichtig
• Projektzuordnung
• GPS optional

Workflow:

1. Auf Baustelle: Einstempeln
2. Projekt wählen
3. Pausen erfassen
4. Feierabend: Ausstempeln

Homeoffice

Anforderungen:

• Schnelle Erfassung
• Einfache Bedienung
• Keine Kontrolle
• Vertrauensarbeitszeit-kompatibel

Workflow:

1. Arbeitsbeginn: Kurz stempeln
2. Pausen optional
3. Arbeitsende: Kurz stempeln
4. Fertig – alles dokumentiert

Einführung einer Zeiterfassungs-App

Vorbereitung

Anforderungen klären:

• Welche Mitarbeitergruppen?
• Welche Funktionen nötig?
• Welche Integrationen?

App auswählen:

• Demos anfordern
• Testphase nutzen
• Feedback einholen

Rollout

Pilotphase:

• Mit kleiner Gruppe starten
• Feedback sammeln
• Anpassungen vornehmen

Schulung:

• Installation zeigen
• Funktionen erklären
• FAQs bereitstellen

Vollständige Einführung:

• Alle Mitarbeiter aktivieren
• Support bereitstellen
• Feedback-Kanal einrichten

Häufige Hürden überwinden

"Ich habe kein Smartphone":

• Web-Alternative anbieten
• Diensthandy bereitstellen
• Terminal als Backup

"Ich will mein privates Handy nicht nutzen":

• Keine Pflicht zur privaten Nutzung
• Alternative anbieten
• Oder: Diensthandy

"Das ist Überwachung":

• Transparent kommunizieren
• Nur notwendige Daten
• Vertrauen betonen

Kosten und Wirtschaftlichkeit

Kostenfaktoren

Typische Preismodelle:

• Pro Nutzer/Monat: 2-10 €
• Paketpreise für kleine Teams
• Enterprise-Preise für große Unternehmen

Zusätzliche Kosten:

• Einrichtung (oft kostenlos)
• Schulung (oft inklusive)
• Support (meist inklusive)

ROI-Betrachtung

Einsparungen:

• Keine Terminal-Hardware
• Weniger Verwaltungsaufwand
• Fehlerreduktion

Beispiel 20 Mitarbeiter:

• App-Kosten: 60 €/Monat
• Zeitersparnis HR: 3 Stunden/Monat = 105 €
• Fehlerreduktion: 50 €/Monat
• Nettoersparnis: ca. 95 €/Monat

Häufige Fragen zur Zeiterfassungs-App

Fazit

Eine Zeiterfassungs-App ist für viele Unternehmen die ideale Lösung: flexibel, günstig und überall einsetzbar. Achten Sie bei der Auswahl auf Benutzerfreundlichkeit, Offline-Fähigkeit und Datenschutz. Mit der richtigen App wird Zeiterfassung zum Kinderspiel.