Zeiterfassung durch Arbeitnehmer: Delegation erlaubt?
Der Arbeitgeber ist zur Zeiterfassung verpflichtet – aber muss er sie auch selbst durchführen? Die Delegation an Mitarbeiter ist möglich, hat aber Grenzen.
Das Wichtigste in Kürze
- Arbeitgeber trägt die Verantwortung für Zeiterfassung
- Durchführung kann an Mitarbeiter delegiert werden
- System muss vom Arbeitgeber bereitgestellt werden
- Kontrollpflicht bleibt beim Arbeitgeber
- Vollständige Übertragung der Verantwortung nicht möglich
Rechtliche Grundlage
Wer ist verpflichtet?
Nach dem BAG-Urteil vom September 2022:
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| Pflichtträger | Arbeitgeber |
| Rechtsgrundlage | § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG |
| Umfang | Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit |
| Dokumentation | Nachweisbar und überprüfbar |
Delegation nach § 13 ArbSchG
Der Arbeitgeber kann delegieren:
- Praktische Durchführung der Erfassung
- Bedienung des Zeiterfassungssystems
- Eigenverantwortliche Buchung
- Selbstkontrolle der Einträge
- Bereitstellung des Systems
- Sicherstellung der Erfassung
- Kontrollpflicht
- Gesamtverantwortung
Was bleibt beim Arbeitgeber?
Auch bei Delegation:
- System muss vorhanden sein
- Funktionstüchtigkeit sicherstellen
- Stichprobenkontrollen durchführen
- Bei Verstößen reagieren
- Daten aufbewahren
System für Selbsterfassung
MyTimeTracker macht eigenständige Zeiterfassung einfach – für Mitarbeiter und Arbeitgeber.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Wie Delegation funktioniert
Praktische Umsetzung
Übliche Modelle der Selbsterfassung:
| Modell | Beschreibung |
|---|---|
| App-Stempeln | Mitarbeiter stempeln per Smartphone |
| Web-Portal | Buchung über Browser |
| Terminal | Stempeln am Gerät vor Ort |
| Zeitdialog | Manuelle Eingabe am PC |
Voraussetzungen
Damit Delegation funktioniert:
- Geeignetes System bereitstellen
- Mitarbeiter einweisen
- Klare Regeln kommunizieren
- Nachbuchungsmöglichkeit definieren
- Kontrollmechanismen einrichten
Schulung der Mitarbeiter
Was Mitarbeiter wissen müssen:
- Wie funktioniert das System?
- Wann muss gestempelt werden?
- Was tun bei Fehlern/Vergessen?
- Wie funktionieren Korrekturen?
- Wer ist Ansprechpartner?
- Welche Konsequenzen gibt es?
Grenzen der Delegation
Was nicht delegiert werden kann
| Aspekt | Warum nicht delegierbar |
|---|---|
| Systemauswahl | Arbeitgeber-Entscheidung |
| Datenschutz | Arbeitgeber ist Verantwortlicher |
| Kontrolle | Arbeitgeber-Pflicht |
| Sanktionen | Arbeitsrechtliche Befugnis |
| Aufbewahrung | Dokumentationspflicht |
Verantwortung bei Fehlern
Wenn Mitarbeiter falsch erfassen:
- Arbeitgeber hat Kontrollpflicht versäumt
- Arbeitgeber haftet bei Behördenprüfung
- Bußgelder treffen den Arbeitgeber
- Arbeitsrechtliche Konsequenzen möglich
Manipulationssicherheit
Das System muss verhindern:
- Nachträgliche Änderungen ohne Freigabe
- Erfassung für andere Mitarbeiter
- Systematische Falschbuchungen
- Löschung von Einträgen
Kontrollpflichten des Arbeitgebers
Art der Kontrolle
Empfohlene Maßnahmen:
| Kontrolle | Häufigkeit |
|---|---|
| Plausibilitätsprüfung | Automatisch im System |
| Stichproben | Monatlich |
| Führungskräfte-Review | Wöchentlich |
| Zeitkonten-Check | Bei Auffälligkeiten |
Warnzeichen erkennen
Auf diese Muster achten:
- Immer exakt gleiche Zeiten
- Minuten-genaue Sollzeit-Erfüllung
- Keine Varianz über Wochen
- Viele nachträgliche Korrekturen
- Systematische Überstunden
Konsequenzen bei Verstößen
Bei Manipulation oder Falschangaben:
- Abmahnung
- Arbeitsrechtliche Konsequenzen
- Bei Vorsatz: Kündigung möglich
- Schadensersatzansprüche
Kontrolle leicht gemacht
MyTimeTracker bietet Plausibilitätsprüfungen und Auswertungen für Führungskräfte.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Vertrauensarbeitszeit
Selbsterfassung bei Vertrauen
Auch bei Vertrauensarbeitszeit:
- Zeiterfassungspflicht gilt
- Mitarbeiter erfassen selbstständig
- Arbeitgeber muss System bereitstellen
- Kontrolle nur bei Auffälligkeiten
Unterschied zur klassischen Erfassung
| Aspekt | Klassisch | Vertrauensarbeitszeit |
|---|---|---|
| Erfassung | Pflicht | Pflicht |
| Kontrolldichte | Hoch | Gering |
| Korrektur-Spielraum | Begrenzt | Größer |
| Eigenverantwortung | Mittel | Hoch |
Balance finden
Vertrauen und Pflicht vereinen:
- Mitarbeiter erfassen eigenverantwortlich
- System prüft automatisch auf Verstöße
- Führungskräfte reagieren nur bei Auffälligkeiten
- Offene Kommunikation bei Problemen
Dokumentation der Delegation
Schriftliche Regelung
Empfehlenswert zu dokumentieren:
| Dokument | Inhalt |
|---|---|
| Betriebsvereinbarung | Grundsätzliche Regelung |
| Arbeitsanweisung | Wie wird erfasst |
| Einweisung | Schulungsnachweis |
| Benutzerhandbuch | Technische Anleitung |
Wichtige Klauseln
Die Regelung sollte enthalten:
- Pflicht zur Selbsterfassung
- Zeitpunkt der Erfassung
- Korrekturverfahren
- Konsequenzen bei Verstoß
- Datenschutzhinweis
Führungskräfte einbinden
Rolle der Vorgesetzten
Führungskräfte sollten:
- Zeiterfassung vorleben
- Team-Zeiten überblicken
- Auffälligkeiten erkennen
- Feedback geben
- Probleme eskalieren
Überwachung vs. Kontrolle
Die richtige Balance:
- Stichproben statt Dauerüberwachung
- Auf Muster achten, nicht Minuten
- Gespräch vor Sanktion
- Vertrauen als Grundhaltung
- Jede Minute hinterfragen
- Ständige Rechtfertigung verlangen
- Misstrauen kommunizieren
- Sofortige Sanktionen
Häufige Fragen
Fazit
Die Delegation der Zeiterfassung an Mitarbeiter ist zulässig und in der Praxis üblich. Der Arbeitgeber muss jedoch das System bereitstellen, die Mitarbeiter schulen und die Erfassung kontrollieren. Die Gesamtverantwortung bleibt bei ihm – er kann sich nicht durch Delegation von seinen Pflichten befreien. Ein gutes System macht Selbsterfassung einfach und gibt dem Arbeitgeber die nötigen Kontrollmöglichkeiten.
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