Zeiterfassungsterminal: Stationäre Lösungen im Vergleich

Zeiterfassungsterminal: Stationäre Lösungen im Vergleich

Stationäre Zeiterfassungsterminals sind die moderne Variante der klassischen Stechuhr. Sie bieten schnelle Erfassung, manipulationssichere Dokumentation und verschiedene Identifikationsmethoden.

Das Wichtigste in Kürze

• Terminals eignen sich für feste Standorte mit vielen Mitarbeitern
• Identifikation per RFID-Chip, PIN, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung
• Preise reichen von 300 € bis über 2.000 €
• Cloud-Anbindung ermöglicht zentrale Auswertung
• Die Wahl hängt von Mitarbeiterzahl und Sicherheitsanforderungen ab

Was ist ein Zeiterfassungsterminal?

Definition

Ein Zeiterfassungsterminal ist ein stationäres Gerät zur Erfassung von Arbeitszeiten. Mitarbeiter identifizieren sich am Gerät und buchen Kommen, Gehen oder Pausen.

Abgrenzung zu anderen Lösungen

Typische Einsatzorte

• Haupteingang/Pforte
• Produktionshallen
• Lager
• Vor Umkleideräumen
• Kantinen

Identifikationsmethoden

RFID/NFC-Chip

Funktionsweise: Mitarbeiter halten einen Chip oder eine Karte an das Lesegerät.

Vorteile:

• Schnell (unter 1 Sekunde)
• Hygienisch (berührungslos)
• Günstige Chips (2-5 € pro Stück)
• Robust und langlebig

Nachteile:

• Chip kann vergessen werden
• Missbrauch möglich (Chipweitergabe)
• Ersatzbeschaffung bei Verlust

PIN-Eingabe

Funktionsweise: Mitarbeiter geben einen persönlichen Code ein.

Vorteile:

• Kein physisches Medium nötig
• Kein Vergessen möglich
• Kostengünstig

Nachteile:

• Langsamer als RFID
• PIN kann weitergegeben werden
• Eingabefehler möglich

Fingerabdruck

Funktionsweise: Biometrische Erfassung per Fingerabdruckscanner.

Vorteile:

• Hohe Sicherheit
• Kein Vergessen/Verlieren
• Manipulationsschutz

Nachteile:

• Teurer in der Anschaffung
• Hygiene-Bedenken
• DSGVO-Anforderungen
• Funktioniert nicht bei allen (Schmutz, Verletzungen)

Gesichtserkennung

Funktionsweise: Kamera erfasst das Gesicht und gleicht es mit hinterlegten Daten ab.

Vorteile:

• Sehr schnell
• Berührungslos
• Hohe Akzeptanz

Nachteile:

• Höchste Kosten
• Strenge DSGVO-Anforderungen
• Lichtverhältnisse relevant
• Datenschutzbedenken bei Mitarbeitern

Kombination mehrerer Methoden

Zwei-Faktor-Authentifizierung:

• RFID + PIN
• Fingerabdruck + PIN

Nutzen:

• Höhere Sicherheit
• Missbrauchsschutz
• Für sensible Bereiche

Terminal-Typen

Basis-Terminal

Funktionen:

• Kommen/Gehen buchen
• Display für Uhrzeit und Bestätigung
• RFID oder PIN

Preis: 300-600 €

Geeignet für: Kleine Betriebe, einfache Anforderungen

Standard-Terminal

Funktionen:

• Kommen/Gehen/Pause
• Projektauswahl
• Mitarbeiter-Info (Saldo, Urlaub)
• Touch-Display
• Mehrere Identifikationsmethoden

Preis: 600-1.200 €

Geeignet für: Mittelständische Unternehmen

Premium-Terminal

Funktionen:

• Alle Standard-Funktionen
• Biometrische Erkennung
• Große Touch-Displays
• Offline-Speicher für Tausende Buchungen
• Integrierte Kamera
• Zutrittskontrolle kombinierbar

Preis: 1.200-2.500 €

Geeignet für: Größere Unternehmen, hohe Sicherheitsanforderungen

Hardware-Auswahl

Display

Optionen:

• LCD ohne Touch (günstig, nur Anzeige)
• Touch-Display (interaktiv, mehr Funktionen)
• Farbdisplay (bessere Lesbarkeit)

Empfehlung: Touch-Display ab 5 Zoll für komfortable Bedienung.

Gehäuse

Materialien:

• Kunststoff (günstig, für Innenbereich)
• Metall (robust, für Außen/Produktion)
• IP-Schutzklasse beachten (IP54+ für Außen)

Montage:

• Wandmontage
• Standfuß
• Drehbar (für verschiedene Körpergrößen)

Konnektivität

Offline-Fähigkeit

Wichtig: Terminal sollte Buchungen lokal speichern können, falls Verbindung unterbrochen.

Kapazität:

• Basis: 1.000-5.000 Buchungen
• Standard: 10.000-50.000 Buchungen
• Premium: 100.000+ Buchungen

Kosten im Überblick

Anschaffung

Laufende Kosten

Installation

• Einfache Wandmontage: 50-100 €
• Professionelle Installation: 200-500 €
• Netzwerkanbindung: Je nach Aufwand

Software und Cloud-Anbindung

Standalone vs. Cloud

Standalone:

• Terminal speichert Daten lokal
• Export per USB-Stick
• Keine laufenden Kosten
• Keine Echtzeit-Auswertung

Cloud-Anbindung:

• Daten in Echtzeit verfügbar
• Zentrale Auswertung
• Remote-Verwaltung
• Monatliche Lizenzkosten

Software-Funktionen

Basis:

• Buchungsübersicht
• Mitarbeiterverwaltung
• Monatsabschluss

Erweitert:

• Arbeitszeitkonten
• Schichtplanung
• Urlaubsverwaltung
• Lohnexport

Integration

Schnittstellen:

• Lohnabrechnung (DATEV, Lexware)
• HR-Systeme
• ERP-Systeme
• Zutrittskontrolle

Installation und Standortwahl

Optimaler Standort

Kriterien:

• Gut erreichbar für alle Mitarbeiter
• Keine Warteschlangen (genug Platz)
• Stromanschluss vorhanden
• Netzwerk erreichbar
• Geschützt vor Witterung (bei Außenmontage)

Montagehöhe

Empfehlung:

• Display-Mitte: ca. 140-150 cm
• Fingerprint-Scanner: ca. 100-110 cm
• Berücksichtigung Rollstuhlfahrer

Anzahl der Terminals

Faustregeln:

• 1 Terminal pro 50-100 Mitarbeiter (Schichtbetrieb)
• 1 Terminal pro 100-200 Mitarbeiter (Gleitzeit)
• Mehrere Standorte: Pro Eingang ein Terminal

Datenschutz

DSGVO-Anforderungen

Bei RFID/PIN:

• Mitarbeiter informieren
• Verarbeitungsverzeichnis führen
• Aufbewahrungsfristen beachten

Bei Biometrie:

• Ausdrückliche Einwilligung
• Datenschutz-Folgenabschätzung
• Betriebsvereinbarung empfohlen
• Alternativen anbieten (nicht biometrisch)

Betriebsrat

Mitbestimmung: Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen zur Überwachung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Empfehlung: Frühzeitige Einbindung und Betriebsvereinbarung abschließen.

Häufige Fehler vermeiden

Fehler 1: Falsche Dimensionierung

Problem: Zu wenige Terminals führen zu Warteschlangen.

Lösung: Spitzenzeiten analysieren, ausreichend Kapazität planen.

Fehler 2: Fehlende Offline-Fähigkeit

Problem: Bei Netzwerkausfall keine Buchung möglich.

Lösung: Terminal mit lokalem Speicher wählen.

Fehler 3: Biometrie ohne Einwilligung

Problem: DSGVO-Verstoß, Bußgelder drohen.

Lösung: Rechtlich sauber aufsetzen oder auf Biometrie verzichten.

Fehler 4: Kein Testlauf

Problem: Probleme zeigen sich erst im Betrieb.

Lösung: Pilotphase mit kleiner Gruppe.

Häufige Fragen zum Zeiterfassungsterminal

Fazit

Stationäre Zeiterfassungsterminals sind die richtige Wahl für Unternehmen mit festen Standorten und vielen Mitarbeitern. Die Auswahl reicht von einfachen RFID-Terminals bis zu Premium-Geräten mit Biometrie. Entscheidend sind die Anforderungen vor Ort, das Budget und die Datenschutzanforderungen.