Zeiterfassungssoftware für KMU: Die richtige Wahl

Zeiterfassungssoftware für KMU: Die richtige Wahl

Kleine und mittlere Unternehmen haben besondere Anforderungen an Zeiterfassung: einfach, bezahlbar, schnell einsatzbereit. Welche Software passt zu Ihrem Unternehmen?

Das Wichtigste in Kürze

• KMU brauchen einfache, sofort nutzbare Lösungen
• Cloud-Software ist meist besser geeignet als On-Premise
• Preis pro Nutzer sollte zum Budget passen (2-10 €/Monat)
• Wichtige Funktionen: Zeiterfassung, Abwesenheiten, Export
• Skalierbarkeit bedenken – das Unternehmen wächst

Was sind KMU?

Definition

KMU = Kleine und mittlere Unternehmen

Besonderheiten bei der Softwarewahl

Typisch für KMU:

• Begrenztes IT-Budget
• Keine eigene IT-Abteilung
• Schnelle Entscheidungswege
• Pragmatische Anforderungen
• Wenig Zeit für Einführungsprojekte

Anforderungen von KMU

Muss-Funktionen

Ohne diese geht es nicht: ☐ Zeiterfassung (Kommen/Gehen) ☐ Urlaubsverwaltung ☐ Krankmeldungen erfassen ☐ Auswertungen und Reports ☐ Export für Lohnbuchhaltung ☐ Mobile Nutzung (App oder Web)

Kann-Funktionen

Je nach Bedarf: ☐ Projektzeiterfassung ☐ Schichtplanung ☐ GPS-Tracking (Außendienst) ☐ Hardware-Terminal ☐ Integrationen (DATEV, Agenda, etc.) ☐ Mehrsprachigkeit

Muss nicht sein

Für die meisten KMU überdimensioniert:

• Komplexe Workflow-Engine
• Umfangreiche Projektcontrolling-Suite
• Enterprise-Integrationen
• Mandantenfähigkeit

Cloud vs. On-Premise

Cloud-Lösung

Vorteile für KMU:

• Sofort nutzbar
• Keine IT-Infrastruktur nötig
• Updates automatisch
• Skalierbar
• Backup inklusive

Nachteile:

• Monatliche Kosten
• Daten bei Anbieter
• Abhängigkeit vom Anbieter

On-Premise

Vorteile:

• Volle Datenkontrolle
• Einmalige Kosten (oft)
• Keine Internetabhängigkeit

Nachteile:

• Eigener Server nötig
• IT-Aufwand
• Updates selbst durchführen
• Backup selbst organisieren

Empfehlung für KMU

Cloud ist meist die bessere Wahl:

• Weniger Aufwand
• Geringere Einstiegskosten
• Schneller Start

On-Premise nur bei:

• Strengen Datenschutzanforderungen
• Vorhandener IT-Infrastruktur
• Speziellen Branchenanforderungen

Preismodelle

Pro Nutzer/Monat

Typisches Modell:

• 2-10 € pro Nutzer und Monat
• Oft günstiger bei jährlicher Zahlung
• Skaliert mit Unternehmensgröße

Beispielrechnung (20 Mitarbeiter):

• 5 €/Nutzer = 100 €/Monat = 1.200 €/Jahr

Pauschalpreis

Seltener:

• Fester Preis unabhängig von Nutzerzahl
• Oft mit Nutzerobergrenze
• Für kleine Teams attraktiv

Kostenlose Versionen

Gibt es, aber:

• Oft stark limitiert
• Weniger Support
• Werbung oder Datenverkauf möglich
• Für ernsthaften Einsatz selten geeignet

Auswahlkriterien

1. Einfache Bedienung

Wichtig für KMU:

• Keine Schulung nötig
• Intuitive Oberfläche
• Schnelle Einrichtung

Testen: Kostenlose Testversion nutzen und Mitarbeiter ausprobieren lassen.

2. Schneller Start

Ideal:

• Registrierung in Minuten
• Sofort nutzbar
• Kein Einführungsprojekt

3. Support in Deutsch

Wichtig:

• Deutschsprachiger Support
• Erreichbar (Telefon, E-Mail, Chat)
• Reaktionszeit

4. Datenschutz

Mindestens:

• Serverstandort Deutschland/EU
• DSGVO-konform
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

5. Export-Möglichkeiten

Für Lohnbuchhaltung:

• CSV/Excel-Export
• Idealerweise: DATEV-Export
• Oder: Schnittstelle zum Steuerberater

6. Preis-Leistung

Abwägen:

• Was kostet die Software?
• Welche Funktionen sind enthalten?
• Welche kosten extra?

Funktionen im Detail

Zeiterfassung

Basis:

• Kommen/Gehen erfassen
• Pausen
• Tages-/Wochen-/Monatsübersicht

Erweitert:

• Projektbuchung
• Aktivitätskategorien
• Timer-Funktion

Abwesenheitsverwaltung

Wichtig:

• Urlaubsantrag/-genehmigung
• Resturlaub-Übersicht
• Krankmeldung
• Teamkalender

Auswertungen

Standard:

• Arbeitszeitübersicht
• Überstundensaldo
• Fehlzeitenstatistik

Erweitert:

• Projektauswertungen
• Kostenanalysen
• Vergleiche

Mobile Nutzung

Optionen:

• Native App (iOS/Android)
• Web-App (browser-basiert)
• Beides

Für KMU wichtig: Mitarbeiter ohne PC (Handwerk, Außendienst) brauchen mobile Lösung.

Typische Fehler bei der Auswahl

Fehler 1: Zu viele Features

Problem: Software kann alles, aber niemand nutzt es.

Besser: Mit Basisfunktionen starten, später erweitern.

Fehler 2: Nur auf den Preis schauen

Problem: Billig heute, teuer morgen (versteckte Kosten, mangelnder Support).

Besser: Gesamtkosten und -nutzen betrachten.

Fehler 3: Keine Testphase

Problem: Software passt nicht zum Workflow.

Besser: Immer kostenlos testen, Mitarbeiter einbeziehen.

Fehler 4: Wachstum vergessen

Problem: Software ist in 2 Jahren zu klein.

Besser: Skalierbarkeit prüfen (Nutzer, Funktionen).

Einführung in 5 Schritten

1. Anforderungen definieren

Fragen:

• Was muss die Software können?
• Wer soll sie nutzen?
• Welches Budget steht zur Verfügung?

2. Anbieter vergleichen

Empfehlung:

• 3-5 Anbieter in die engere Wahl
• Feature-Liste erstellen
• Preise vergleichen

3. Testen

Unbedingt:

• Kostenlose Testversionen nutzen
• Pilotgruppe einbinden
• Feedback sammeln

4. Entscheiden

Kriterien:

• Funktionsumfang
• Bedienbarkeit
• Preis-Leistung
• Support

5. Einführen

Schritte:

• System konfigurieren
• Mitarbeiter anlegen
• Kurze Einweisung
• Go-live

Checkliste: Zeiterfassungssoftware für KMU

Funktionen

☐ Zeiterfassung (Kommen/Gehen) ☐ Pausenerfassung ☐ Urlaubsverwaltung ☐ Krankmeldung ☐ Arbeitszeitkonto ☐ Export für Lohnbuchhaltung

Technik

☐ Cloud-basiert ☐ Mobile App ☐ DSGVO-konform ☐ Server in Deutschland/EU

Preis

☐ Transparente Preisgestaltung ☐ Kostenlose Testversion ☐ Keine versteckten Kosten ☐ Monatlich kündbar (am Anfang)

Support

☐ Deutschsprachig ☐ Mehrere Kanäle (Telefon, E-Mail) ☐ Reaktionszeit bekannt ☐ Dokumentation/Hilfe verfügbar

Zukunft

☐ Skalierbar (mehr Nutzer) ☐ Erweiterbar (mehr Funktionen) ☐ Anbieter stabil (keine Insolvenzgefahr)

Häufige Fragen zur KMU-Zeiterfassung

Fazit

KMU brauchen Zeiterfassungssoftware, die einfach, bezahlbar und schnell einsatzbereit ist. Cloud-Lösungen sind meist die beste Wahl. Achten Sie auf die wichtigsten Funktionen (Zeiterfassung, Abwesenheiten, Export) und vernachlässigen Sie nicht Support und Datenschutz. Mit einer kostenlosen Testphase finden Sie heraus, welche Software zu Ihrem Unternehmen passt.