Zeiterfassung: Bußgelder und Strafen bei Verstößen

Zeiterfassung: Bußgelder und Strafen bei Verstößen

Verstöße gegen die Zeiterfassungs- und Arbeitszeitpflichten können teuer werden. Bußgelder von bis zu 30.000 Euro sind möglich, in schweren Fällen drohen sogar strafrechtliche Konsequenzen. Dieser Artikel zeigt, welche Strafen drohen und wie Sie diese vermeiden.

Das Wichtigste in Kürze

• Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz drohen Bußgelder bis 30.000 Euro
• Fehlende Dokumentation der Arbeitszeit kann mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden
• Bei vorsätzlicher Gefährdung droht Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr
• Auch Führungskräfte können persönlich haftbar gemacht werden
• Prävention durch korrekte Zeiterfassung ist der beste Schutz

Bußgeldkatalog Arbeitszeitgesetz

Verstöße gegen Arbeitszeithöchstgrenzen

Das Arbeitszeitgesetz setzt klare Grenzen. Bei Überschreitung drohen:

Verstöße gegen Pausenregelungen

Pausen sind gesetzlich vorgeschrieben:

Verstöße gegen Ruhezeiten

Die 11-Stunden-Ruhezeit zwischen Arbeitstagen:

Verstöße gegen Sonn- und Feiertagsschutz

Sonntagsarbeit ist nur in Ausnahmefällen erlaubt:

Bußgelder bei Dokumentationspflichten

Fehlende Zeiterfassung

Nach dem BAG-Urteil 2022 ist Zeiterfassung Pflicht:

Mindestlohn-Dokumentation

In bestimmten Branchen gilt die verschärfte Dokumentationspflicht nach MiLoG:

Betroffene Branchen (Mindestlohn-Dokumentation)

Die verschärfte Dokumentationspflicht gilt für:

• Baugewerbe
• Gastronomie und Hotellerie
• Gebäudereinigung
• Fleischwirtschaft
• Spedition und Transport
• Messebau
• Forstwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe

Strafrechtliche Konsequenzen

Wann wird es strafrechtlich relevant?

Ordnungswidrigkeiten werden zu Straftaten, wenn:

1. Vorsätzliche Gefährdung: Bewusste Inkaufnahme von Gesundheitsrisiken
2. Wiederholte Verstöße: Trotz Abmahnung weiteres Fehlverhalten
3. Systematisches Handeln: Organisierter Verstoß gegen Arbeitnehmerschutz

Mögliche Strafen

Wer haftet?

Verantwortlichkeit des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber ist primär verantwortlich für:

• Einführung eines Zeiterfassungssystems
• Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen
• Gewährung der vorgeschriebenen Pausen
• Ordnungsgemäße Dokumentation

Haftung von Führungskräften

Auch Führungskräfte können persönlich haften:

Voraussetzungen:

• Verantwortung für Personalbereich übertragen
• Kenntnis von Verstößen
• Unterlassung von Gegenmaßnahmen

Mögliche Konsequenzen:

• Persönliche Bußgelder
• Arbeitsrechtliche Konsequenzen
• Strafrechtliche Verfolgung

Delegation der Verantwortung

Die Verantwortung kann an Führungskräfte delegiert werden, aber:

• Schriftliche Übertragung erforderlich
• Kontrollpflicht bleibt beim Arbeitgeber
• Auswahl und Überwachung der Beauftragten

Kontrollen und Prüfungen

Wer kontrolliert?

Verschiedene Behörden prüfen die Einhaltung:

Ablauf einer Kontrolle

Typischer Ablauf einer Arbeitszeitkontrolle:

1. Ankündigung: Oft unangekündigt, manchmal mit Voranmeldung
2. Dokumentenprüfung: Arbeitsverträge, Zeitnachweise, Dienstpläne
3. Befragung: Mitarbeiter und Vorgesetzte
4. Vor-Ort-Kontrolle: Zeiterfassungssystem, Arbeitsabläufe
5. Protokoll: Feststellungen und eventuelle Beanstandungen
6. Nachprüfung: Bei Mängeln

Mitwirkungspflichten

Bei Kontrollen bestehen Pflichten:

• Vorlage aller relevanten Unterlagen
• Zutritt zum Betrieb gewähren
• Auskunft erteilen
• Zeiterfassungsdaten bereitstellen

Bei Verweigerung drohen:

• Zusätzliche Bußgelder
• Zwangsmaßnahmen
• Negative Bewertung bei Folgeprüfungen

Prävention: So vermeiden Sie Bußgelder

Rechtssichere Zeiterfassung einführen

Der wichtigste Schritt zur Prävention:

1. System auswählen: Manipulationssicher und vollständig
2. Alle Mitarbeiter erfassen: Keine Ausnahmen ohne rechtliche Grundlage
3. Beginn, Ende, Dauer: Vollständige Dokumentation
4. Pausen erfassen: Automatisch oder manuell
5. Archivierung sicherstellen: Mindestens 2 Jahre

Automatische Warnungen einrichten

Moderne Systeme warnen bei:

• Überschreitung der Höchstarbeitszeit
• Fehlenden Pausen
• Unterschreitung der Ruhezeiten
• Nicht genommenen Ersatzruhetagen

Regelmäßige Audits durchführen

Prüfen Sie regelmäßig:

• Vollständigkeit der Zeiterfassung
• Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen
• Korrekte Pausendokumentation
• Aufbewahrung der Unterlagen

Mitarbeiter schulen

Schulungen für alle Beteiligten:

Mitarbeiter:

• Pflicht zur korrekten Zeiterfassung
• Konsequenzen bei Manipulation
• Rechte und Pflichten

Führungskräfte:

• Verantwortlichkeiten
• Kontrollpflichten
• Reaktion bei Verstößen

Fallbeispiele aus der Praxis

Fall 1: Fehlende Pausendokumentation

Situation: Ein Gastronomiebetrieb dokumentiert Pausen nicht.

Kontrolle: Zoll prüft Mindestlohn-Dokumentation.

Ergebnis:

• Bußgeld: 15.000 €
• Anordnung zur Nachbesserung
• Nachkontrolle angekündigt

Fall 2: Systematische Überstunden

Situation: IT-Unternehmen lässt regelmäßig über 10 Stunden arbeiten.

Kontrolle: Gewerbeaufsicht nach Beschwerde eines Mitarbeiters.

Ergebnis:

• Bußgeld: 25.000 €
• Strafanzeige wegen Gesundheitsgefährdung
• Anordnung von Sofortmaßnahmen

Fall 3: Keine Zeiterfassung im Homeoffice

Situation: Unternehmen erfasst Arbeitszeit im Homeoffice nicht.

Kontrolle: Arbeitsschutzbehörde nach Anfrage.

Ergebnis:

• Anordnung zur Einführung eines Systems
• Frist zur Umsetzung
• Androhung von Zwangsgeldern

Häufige Fragen zu Bußgeldern bei Zeiterfassung

Fazit

Verstöße gegen die Zeiterfassungspflicht können teuer werden – bis zu 30.000 Euro Bußgeld je Verstoß sind möglich. Die beste Strategie ist Prävention durch eine rechtssichere Zeiterfassung, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Die Investition in ein gutes System ist deutlich günstiger als ein einziges Bußgeld.