Zeiterfassung in kirchlichen Einrichtungen

Zeiterfassung in kirchlichen Einrichtungen

Kirchen und ihre Einrichtungen haben ein eigenes Arbeitsrecht – aber gilt das auch für die Zeiterfassung? Was müssen Diakonie, Caritas und andere kirchliche Arbeitgeber beachten?

Das Wichtigste in Kürze

• Kirchliches Arbeitsrecht gilt für Diakonie, Caritas und andere kirchliche Einrichtungen
• Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt aber auch für kirchliche Arbeitgeber
• Zeiterfassungspflicht nach BAG-Urteil betrifft auch kirchliche Einrichtungen
• Der Dritte Weg bei Arbeitsvertragsgestaltung ändert nichts an der Zeiterfassung
• Besonderheiten gibt es bei Seelsorge und liturgischen Diensten

Kirchliches Arbeitsrecht

Was ist der "Dritte Weg"?

Besonderheit: Kirchen regeln Arbeitsbedingungen nicht durch Tarifverträge (Zweiter Weg), sondern durch paritätisch besetzte Kommissionen (Dritter Weg).

Grundlage:

• Art. 140 GG i.V.m. Art. 137 Abs. 3 WRV
• Kirchliches Selbstbestimmungsrecht

Arbeitsvertragsrichtlinien

Evangelische Kirche:

• AVR (Arbeitsvertragsrichtlinien) der EKD
• Regionale AVR der Landeskirchen
• Diakonie-spezifische Regelungen

Katholische Kirche:

• AVR des Deutschen Caritasverbandes
• AVR der (Erz-)Bistümer
• Ordensrechtliche Besonderheiten

Was regelt der Dritte Weg?

Geregelt:

• Vergütung (Entgelttabellen)
• Urlaub
• Arbeitszeit
• Kündigungsfristen
• Altersversorgung

Nicht geregelt: Das kirchliche Arbeitsrecht ersetzt nicht das staatliche Arbeitsrecht – es ergänzt es.

Arbeitszeitgesetz und Kirche

Geltungsbereich

Das ArbZG gilt auch für kirchliche Arbeitgeber:

• Keine Ausnahme für Kirchen
• Höchstarbeitszeiten gelten
• Pausenregelungen gelten
• Ruhezeitregelungen gelten

Zeiterfassungspflicht

Nach BAG-Urteil 2022: Auch kirchliche Arbeitgeber müssen ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einrichten.

Begründung: Die Zeiterfassungspflicht ergibt sich aus dem Arbeitsschutzrecht (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG), das auch für kirchliche Einrichtungen gilt.

Arbeitszeitregelungen in kirchlichen AVR

AVR Diakonie

Regelmäßige Arbeitszeit:

• Vollzeit: 39 Stunden/Woche (regional unterschiedlich)
• Wechselschicht/Schichtdienst: Besondere Regelungen
• Bereitschaftsdienst: Eigene Vergütungsregelungen

Gleitzeit: Nach örtlicher Regelung möglich.

AVR Caritas

Regelmäßige Arbeitszeit:

• Vollzeit: 39 Stunden/Woche
• Fünf-Tage-Woche als Regel
• Abweichungen durch Dienstvereinbarung

Flexible Arbeitszeit: Gleitzeitmodelle nach Vereinbarung.

Gemeinsamkeiten

Beide AVR regeln:

• Wöchentliche Arbeitszeit
• Überstundenregelungen
• Schicht- und Wechselschichtzulagen
• Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft

Besondere Beschäftigtengruppen

Seelsorger und Pfarrer

Sonderstellung:

• Oft im Beamtenverhältnis (Pfarrer)
• Oder besonderer Dienstvertrag
• Arbeitszeit schwer messbar (Seelsorge)

Zeiterfassung:

• Für Pfarrer meist keine klassische Zeiterfassung
• Dienstliche Abwesenheiten werden dokumentiert
• Urlaubsregelungen existieren

Ordensleute

Besonderheiten:

• Gelübde der Armut, Keuschheit, Gehorsam
• Leben in Gemeinschaft
• Arbeit als Teil des Ordenslebens

Arbeitsrechtlich: Bei Tätigkeit in kirchlichen Einrichtungen meist eigene Regelungen.

Kirchenmusiker

Gemischte Arbeitszeit:

• Gottesdienste (auch Wochenende)
• Proben
• Unterricht
• Verwaltung

Dokumentation: Erfassung der Gesamtarbeitszeit erforderlich.

Pflege in kirchlichen Einrichtungen

Größter Bereich: Diakonie und Caritas sind große Träger von Pflegeeinrichtungen.

Zeiterfassung: Wie in anderen Pflegeeinrichtungen – elektronische Systeme mit Schichtplanung.

Praktische Umsetzung

Typische Zeiterfassungssysteme

Hardware:

• Terminals in Einrichtungen
• Chipkarten oder Transponder
• Mobile Erfassung für ambulante Dienste

Software:

• Spezialisierte Lösungen für Sozialwirtschaft
• Integration mit Dienstplanung
• AVR-konforme Arbeitszeitkonten

Was wird erfasst?

Standard:

• Arbeitsbeginn und -ende
• Pausen
• Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit)

Erweitert:

• Projektzuordnung
• Kostenstellen
• Leistungsarten (Pflege, Betreuung)

Mitarbeitervertretung

Statt Betriebsrat: Kirchliche Einrichtungen haben Mitarbeitervertretungen (MAV).

Mitbestimmung:

• MVG (Mitarbeitervertretungsgesetz) der EKD
• MAVO (Mitarbeitervertretungsordnung) der katholischen Kirche

Einführung von Zeiterfassung: Die MAV ist zu beteiligen – ähnlich wie ein Betriebsrat.

Schichtarbeit in kirchlichen Einrichtungen

Pflegeeinrichtungen

24/7-Betrieb:

• Früh-, Spät-, Nachtschicht
• Wochenend- und Feiertagsdienste
• Bereitschaftsdienste

Zeiterfassung:

• Schichtplanung mit Integration
• Zuschlagsermittlung
• Arbeitszeitkonten

Kindertagesstätten

Öffnungszeiten:

• Frühdienst ab 6:30/7:00 Uhr
• Spätdienst bis 17:00/18:00 Uhr
• Vorbereitungszeiten

Erfassung: Alle Arbeitszeiten inkl. Vor- und Nachbereitung.

Krankenhäuser

Komplexe Anforderungen:

• Verschiedene Berufsgruppen
• Unterschiedliche Schichtmodelle
• Bereitschaftsdienste (Ärzte, Pflege)

Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft

AVR-Regelungen

Bereitschaftsdienst:

• Zeit, in der sich der Mitarbeiter im Betrieb aufhält
• Wird teilweise als Arbeitszeit gewertet
• Vergütung nach Stufen

Rufbereitschaft:

• Mitarbeiter ist erreichbar, aber nicht vor Ort
• Nur tatsächliche Einsätze als Arbeitszeit
• Pauschale Vergütung

Dokumentation

Erforderlich:

• Beginn und Ende des Bereitschaftsdienstes
• Tatsächliche Arbeitsleistung
• Ruhezeiten zwischen Diensten

Datenschutz in kirchlichen Einrichtungen

Eigenes Datenschutzrecht

Evangelische Kirche: DSG-EKD (Datenschutzgesetz der EKD)

Katholische Kirche: KDG (Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz)

Anforderungen

Ähnlich wie DSGVO:

• Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
• Zweckbindung
• Datenminimierung
• Speicherbegrenzung

Für Zeiterfassung:

• Erfassung zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses
• Beschränkter Zugriff
• Löschung nach Aufbewahrungsfrist

Aufsichtsbehörden

Nicht staatliche Datenschutzbehörden: Kirchen haben eigene Datenschutzaufsichten.

Herausforderungen

Ehrenamtliche Mitarbeiter

Abgrenzung:

• Ehrenamtliche unterliegen nicht dem ArbZG
• Keine Zeiterfassungspflicht
• Aber: Unfallversicherungsschutz

Dokumentation: Freiwillige Erfassung für Versicherungszwecke sinnvoll.

Seelsorge und Dienstgemeinschaft

Besondere Kultur:

• Dienstgemeinschaft als Leitbild
• Vertrauensbasierte Zusammenarbeit
• Zeiterfassung kann als Misstrauen wahrgenommen werden

Kommunikation: Zeiterfassung als Schutz der Mitarbeiter vor Überlastung kommunizieren.

Technische Infrastruktur

Heterogene Landschaft:

• Viele kleine Einrichtungen
• Unterschiedliche IT-Ausstattung
• Begrenzte Budgets

Lösung: Cloud-basierte Lösungen, die standortübergreifend funktionieren.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung in kirchlichen Einrichtungen

Fazit

Kirchliche Einrichtungen unterliegen bei der Zeiterfassung grundsätzlich denselben Pflichten wie andere Arbeitgeber. Das kirchliche Selbstbestimmungsrecht erstreckt sich auf die Gestaltung von Arbeitsbedingungen (Dritter Weg), nicht aber auf das staatliche Arbeitsschutzrecht. Diakonie, Caritas und andere kirchliche Arbeitgeber müssen daher Systeme zur Arbeitszeiterfassung einrichten. Bei der Umsetzung ist die Mitarbeitervertretung zu beteiligen und das kirchliche Datenschutzrecht zu beachten.