Abwesenheitsmanagement: Grundlagen für Unternehmen

Abwesenheitsmanagement: Grundlagen für Unternehmen

Ein strukturiertes Abwesenheitsmanagement sorgt für Transparenz, reduziert Verwaltungsaufwand und stellt sicher, dass der Betrieb auch bei Abwesenheiten reibungslos läuft.

Das Wichtigste in Kürze

• Abwesenheitsmanagement umfasst alle geplanten und ungeplanten Fehlzeiten
• Digitale Systeme vereinfachen Anträge, Genehmigungen und Übersichten
• Klare Prozesse und Regeln schaffen Fairness und Transparenz
• Integration mit Zeiterfassung und Lohnabrechnung spart Aufwand
• Kennzahlen helfen, Abwesenheitsmuster zu erkennen und zu steuern

Arten von Abwesenheiten

Geplante Abwesenheiten

Abwesenheiten, die im Voraus bekannt sind:

Ungeplante Abwesenheiten

Kurzfristige oder unvorhersehbare Abwesenheiten:

Sonstige Abwesenheiten

Weitere Kategorien:

• Betriebsbedingt: Kurzarbeit, Betriebsferien
• Freiwillig: Unbezahlter Urlaub
• Behördlich: Gerichtstermine, Vorladungen
• Gewerkschaftlich: Betriebsratsarbeit

Der Abwesenheitsprozess

1. Antragstellung

Bei geplanten Abwesenheiten:

Digital:

• Mitarbeiter stellt Antrag im System
• Zeitraum und Art der Abwesenheit wählen
• Verfügbaren Resturlaub sehen
• Automatische Konfliktprüfung

Vorteile digitaler Anträge:

• Keine Papierformulare
• Transparenz für alle Beteiligten
• Nachvollziehbare Historie
• Sofortige Rückmeldung

2. Prüfung und Genehmigung

Der Vorgesetzte prüft:

• Ist ausreichend Resturlaub vorhanden?
• Gibt es Konflikte mit anderen Abwesenheiten?
• Ist die Mindestbesetzung gewährleistet?
• Gibt es wichtige Termine oder Projekte?

Genehmigungsworkflow:

1. Antrag geht an direkten Vorgesetzten
2. Vorgesetzter prüft und entscheidet
3. Bei Genehmigung: Automatischer Eintrag im Kalender
4. Bei Ablehnung: Begründung und Alternative

3. Erfassung und Dokumentation

Nach Genehmigung:

• Eintrag im Abwesenheitskalender
• Aktualisierung des Urlaubskontos
• Information an betroffene Kollegen
• Ggf. Vertretungsregelung

4. Nachbearbeitung

Nach der Abwesenheit:

• Rückkehr dokumentiert
• Bei Krankheit: eAU-Abruf
• Korrekturen bei Abweichungen
• Daten für Lohnabrechnung

Digitales Abwesenheitsmanagement

Funktionen einer Abwesenheitssoftware

Für Mitarbeiter:

• Anträge digital stellen
• Resturlaub jederzeit einsehen
• Teamkalender für Planung nutzen
• Benachrichtigungen erhalten

Für Vorgesetzte:

• Anträge mit einem Klick genehmigen
• Team-Übersicht in Echtzeit
• Konfliktprüfung automatisch
• Vertretung planen

Für HR:

• Zentrale Übersicht aller Abwesenheiten
• Auswertungen und Statistiken
• Urlaubskonto-Verwaltung
• Export für Lohnabrechnung

Vorteile gegenüber manuellen Prozessen

Integration mit anderen Systemen

Zeiterfassung:

• Abwesenheiten automatisch in Zeitkonto
• Keine doppelte Pflege
• Konsistente Daten

Lohnabrechnung:

• Export der Abwesenheitsdaten
• Korrekte Berechnung von Urlaubsgeld
• Krankengeldzuschuss automatisch

Dienstplanung:

• Abwesenheiten in Planung berücksichtigen
• Keine Schichtzuweisung an Abwesende
• Automatische Konfliktmeldung

Urlaubsmanagement im Detail

Urlaubsanspruch berechnen

Gesetzlicher Mindesturlaub:

• 20 Arbeitstage bei 5-Tage-Woche
• 24 Werktage bei 6-Tage-Woche
• Anteilig bei Teilzeit

Vertraglich erhöhter Urlaub:

• Viele Arbeitgeber gewähren 25-30 Tage
• Zusatzurlaub für Schwerbehinderte (5 Tage)
• Tarifliche Zusatztage

Urlaubsübertragung

Regelungen zum Resturlaub:

Grundsatz:

• Urlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen
• Übertragung bis 31.03. des Folgejahres möglich
• Bei Krankheit: Bis 15 Monate nach Jahresende

Hinweispflicht des Arbeitgebers:

• Arbeitgeber muss auf Verfall hinweisen
• Sonst verfällt Urlaub nicht
• Dokumentation wichtig

Urlaubssperre und Betriebsurlaub

Urlaubssperre:

• Aus betrieblichen Gründen möglich
• Zeitlich begrenzt
• Mitbestimmung des Betriebsrats

Betriebsurlaub:

• Kollektiver Urlaub (z.B. Weihnachten)
• Anrechnung auf Jahresurlaub
• Rechtzeitige Ankündigung

Krankenstandsmanagement

Prozess bei Krankmeldung

1. Meldung durch Mitarbeiter: Unverzüglich, vor Arbeitsbeginn
2. Erfassung im System: HR oder Vorgesetzter trägt ein
3. eAU-Abruf: Arbeitgeber ruft bei Krankenkasse ab
4. Verlängerung: Bei andauernder Krankheit erneut
5. Rückkehr: Abwesenheit beenden, ggf. BEM

Fehlzeitenquote überwachen

Berechnung: Fehlzeitenquote = Krankheitstage / Sollarbeitstage × 100

Benchmarks (Deutschland):

• Durchschnitt: ca. 5-6%
• Variiert stark nach Branche
• Saisonale Schwankungen

Maßnahmen bei hohen Fehlzeiten

Präventiv:

• Gesundheitsförderung
• Ergonomische Arbeitsplätze
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Bei hohen individuellen Fehlzeiten:

• Fehlzeitengespräche
• Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)
• Ursachenanalyse

Kennzahlen und Reporting

Wichtige Kennzahlen

Auswertungen

Für HR:

• Gesamtübersicht Abwesenheiten
• Vergleich Abteilungen
• Trends über Zeit
• Prognose Resturlaub

Für Führungskräfte:

• Team-Abwesenheiten
• Urlaubsplanung des Teams
• Krankenstand der Abteilung

Dashboards

Moderne Systeme bieten:

• Echtzeit-Übersichten
• Grafische Darstellungen
• Drill-Down-Funktionen
• Automatische Berichte

Best Practices

Klare Regeln kommunizieren

Definieren Sie:

• Wie werden Anträge gestellt?
• Wie weit im Voraus planen?
• Wer genehmigt?
• Was bei Konflikten?

Fairness sicherstellen

• Transparente Vergabekriterien
• Rotation bei beliebten Zeiträumen
• Dokumentation aller Entscheidungen
• Einspruchsmöglichkeit

Vertretungen regeln

• Vertretung bei Abwesenheit definieren
• Übergaben standardisieren
• Notfall-Kontakte vereinbaren
• Dokumentation des Wissenstransfers

Frühzeitige Planung fördern

• Urlaubsplanung Anfang des Jahres
• Anreize für frühe Buchung
• Transparenz über Verfügbarkeit

Häufige Fragen zum Abwesenheitsmanagement

Fazit

Professionelles Abwesenheitsmanagement spart Zeit, schafft Transparenz und stellt sicher, dass der Betrieb auch bei Abwesenheiten reibungslos läuft. Mit digitalen Tools und klaren Prozessen wird die Verwaltung von Urlaub, Krankheit und anderen Abwesenheiten zum Kinderspiel.