Krankheit richtig melden: Pflichten und Ablauf

Krank werden kann jeder – richtig melden will gelernt sein.

Das Wichtigste in Kürze

Unverzüglich melden (vor Arbeitsbeginn)
Ab 4. Tag AU-Bescheinigung (oder früher lt. Vertrag)
eAU: Arzt übermittelt elektronisch
Im Zeiterfassungssystem als Krankheit erfassen
Entgeltfortzahlung bis 6 Wochen

Meldepflicht

Wann melden

Gesetzliche Vorgabe:

Pflicht	Regelung
Zeitpunkt	Unverzüglich
Bedeutung	Sobald wie möglich
Praktisch	Vor Arbeitsbeginn
Form	Wie vereinbart (Anruf, E-Mail)

Wie melden

Richtig vorgehen:

Frühzeitig – Sobald klar ist: kann nicht arbeiten
An wen – Vorgesetzten oder definierte Stelle
Was sagen – Krank, voraussichtliche Dauer
Erreichbar – Für Rückfragen
Nachfassen – Bei Verlängerung erneut melden

Abwesenheiten verwalten

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AU-Bescheinigung

Ab wann nötig

Gesetzliche Regelung:

Tag	Pflicht
Tag 1-3	Keine AU nötig (gesetzlich)
Ab Tag 4	AU-Bescheinigung erforderlich
Arbeitsvertrag	Kann schon ab Tag 1 verlangen
Auf Verlangen	Arbeitgeber kann sofort fordern

Elektronische AU (eAU)

Seit 2023:

Arztbesuch – Diagnose und AU
Arzt übermittelt – Elektronisch an Krankenkasse
Arbeitgeber ruft ab – Bei der Krankenkasse
Mitarbeiter – Muss nur noch melden, nicht einreichen
Papier – Nur noch auf Wunsch

Pflichten des Mitarbeiters

Was Sie tun müssen:

Pflicht	Erklärung
Melden	Unverzüglich beim Arbeitgeber
Arzt aufsuchen	Bei längerer Krankheit
Dauer angeben	Voraussichtlich wie lange
Verlängerung	Rechtzeitig neu melden
Genesung	Nicht zur Arbeit, wenn noch krank

Im Zeiterfassungssystem

Erfassung

Wie dokumentieren:

Element	Einstellung
Abwesenheitsart	Krankheit
Zeitraum	Von-Bis
Soll-Zeit	Entfällt
Vergütung	Entgeltfortzahlung
AU-Bescheinigung	Hinterlegen/vermerken

Für Mitarbeiter

Selbst erfassen:

Abwesenheit anlegen – Typ: Krankheit
Datum – Ab wann
Dauer – Voraussichtlich bis
Bestätigung – An Vorgesetzten
Verlängerung – Bei Bedarf anpassen

Krankmeldung leicht gemacht

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Entgeltfortzahlung

Anspruch

Was Sie bekommen:

Zeitraum	Leistung
6 Wochen	100% Entgeltfortzahlung
Danach	Krankengeld (ca. 70% brutto)
Neue Krankheit	Neue 6 Wochen
Gleiche Krankheit	Komplizierter

Voraussetzungen

Wann Anspruch besteht:

Arbeitsverhältnis – Mindestens 4 Wochen
Arbeitsunfähigkeit – Kann die Arbeit nicht ausüben
Ohne Verschulden – Nicht selbst verursacht
Meldepflicht – Eingehalten
AU-Bescheinigung – Wenn gefordert

Besondere Situationen

Kind krank

Kindkrankentage:

Situation	Regelung
Kind unter 12	Freistellung möglich
Pro Kind/Jahr	10 Tage (15 bei Alleinerziehenden)
Vergütung	Kinderkrankengeld von Kasse
Arbeitsvertrag	Manchmal bezahlte Freistellung

Krankheit im Urlaub

Was passiert:

Sofort melden – Auch im Urlaub
Arzt aufsuchen – AU-Bescheinigung holen
Urlaubstage – Werden nicht verbraucht
Gutschrift – Urlaub wird nachgeholt
Rückkehr – Erst nach Genesung

Langzeitkrank

Bei längerer Krankheit:

Phase	Situation
6 Wochen	Entgeltfortzahlung
Danach	Krankengeld (bis 78 Wochen)
BEM	Betriebliches Eingliederungsmanagement
Kündigung	Unter Umständen möglich

Für Arbeitgeber

Dokumentation

Was erfassen:

Element	Warum
Meldezeitpunkt	Nachweis Rechtzeitigkeit
Dauer	Für Entgeltfortzahlung
AU-Status	eAU abgerufen?
Lohnfortzahlung	Für Lohnabrechnung

Pflichten

Was tun:

Entgeltfortzahlung – 6 Wochen leisten
eAU abrufen – Bei der Krankenkasse
Dokumentieren – Im System erfassen
BEM anbieten – Nach 6 Wochen im Jahr
Vertretung – Organisieren

Häufige Fragen

Nein. Sie müssen nur mitteilen, dass Sie arbeitsunfähig sind und voraussichtlich wie lange. Die Diagnose geht den Arbeitgeber nichts an. Auch auf der AU für den Arbeitgeber steht keine Diagnose. Nur die Krankenkasse erfährt die Diagnose – und die muss schweigen.

Verspätete Meldung ist eine Pflichtverletzung, kann abgemahnt werden. Die Entgeltfortzahlung verlieren Sie dadurch aber nicht (wenn Sie wirklich krank waren). Trotzdem: Immer so früh wie möglich melden – auch ein kurzer Anruf oder SMS genügt erstmal.

Grundsätzlich ja, für dringende betriebliche Fragen. Sie müssen aber nicht ständig erreichbar sein und nicht arbeiten. Kurze Rückfragen zu laufenden Vorgängen sind zumutbar. Regelmäßige Arbeit oder Kontrollanrufe nicht. Im Zweifel: freundlich, aber klar Grenzen setzen.

Nicht wegen der aktuellen Krankheit. Aber bei häufigen Kurzerkrankungen oder Langzeiterkrankung kann eine krankheitsbedingte Kündigung möglich sein – mit hohen Hürden. Der Arbeitgeber muss negative Prognose, betriebliche Beeinträchtigung und Interessenabwägung darlegen. Ist komplex und oft unwirksam.

Für den Arbeitgeber: grundsätzlich nein, er ruft die eAU elektronisch ab. Für die Krankenkasse: nein, der Arzt übermittelt elektronisch. Sie bekommen auf Wunsch eine Papierbescheinigung für Ihre Unterlagen. Vorsicht: Nicht alle Ärzte/Arbeitgeber haben eAU schon vollständig implementiert.

Fazit

Krankmeldung richtig: unverzüglich beim Arbeitgeber, voraussichtliche Dauer nennen, ab Tag 4 (oder lt. Vertrag früher) zum Arzt. Die eAU hat den Papierweg weitgehend ersetzt – Sie müssen nur noch melden, nicht mehr einreichen. Im Zeiterfassungssystem als Krankheit erfassen. Die Entgeltfortzahlung läuft 6 Wochen – solange Sie Ihre Pflichten erfüllen.

Krankheit richtig melden: Pflichten und Ablauf