Kurzarbeit: Arbeitszeit richtig erfassen

Kurzarbeitergeld gibt es nur mit korrekter Dokumentation – was Sie wissen müssen.

Das Wichtigste in Kürze

Zeiterfassung bei Kurzarbeit besonders wichtig
Soll-Ist-Differenz dokumentieren
Arbeitsagentur prüft Unterlagen
Ausfall muss nachweisbar sein
Manipulation hat Konsequenzen

Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Grundlagen der Kurzarbeit

Was Kurzarbeit bedeutet

Reduzierte Arbeitszeit:

Element	Beschreibung
Arbeitsausfall	Vorübergehend weniger Arbeit
Kurzarbeitergeld	Agentur zahlt für ausgefallene Zeit
Soll-Zeit	Reduziert
Ist-Zeit	Tatsächlich gearbeitet
Differenz	Wird mit KUG aufgefangen

Voraussetzungen

Wann KUG möglich:

Arbeitsausfall – Wirtschaftlich bedingt
Vorübergehend – Nicht dauerhaft
Unvermeidbar – Alle Optionen geprüft
Erheblich – Mindestens 10% betroffen
Anzeige – Bei der Arbeitsagentur

Kurzarbeit dokumentieren

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Dokumentationspflichten

Was erfasst werden muss

Nachweis für Arbeitsagentur:

Element	Dokumentation
Soll-Arbeitszeit	Vor Kurzarbeit
Ist-Arbeitszeit	Tatsächlich gearbeitet
Ausfall	Differenz = KUG-Anspruch
Pro Mitarbeiter	Individuell nachweisen
Pro Monat	Abrechnungszeitraum

Abrechnungsliste

Was die Agentur braucht:

Mitarbeiterdaten – Name, Personalnummer
Soll-Stunden – Vertragliche Arbeitszeit
Ist-Stunden – Tatsächlich gearbeitet
Ausfallstunden – Differenz
Entgelt – Soll und Ist
KUG-Berechnung – 60/67% des Netto-Ausfalls

Aufbewahrung

Fristen beachten:

Unterlagen	Aufbewahrung
Arbeitszeitnachweise	5 Jahre
Abrechnungslisten	5 Jahre
Anzeige und Bescheid	5 Jahre
Lohnabrechnungen	6 Jahre

Praktische Umsetzung

Soll-Zeit anpassen

Im System einstellen:

Phase	Einstellung
Vor Kurzarbeit	Normale Soll-Zeit
Während KA	Reduzierte Soll-Zeit
Nach KA	Wieder normale Zeit
Übergang	Datum genau einstellen

Zeiterfassung während Kurzarbeit

Wie buchen:

Arbeitstage – Normal stempeln (Ist-Zeit)
Ausfalltage – Als "Kurzarbeit" buchen
Gemischte Tage – Arbeit + Kurzarbeit
Krank während KA – Krankheit vorrangig
Urlaub während KA – Urlaubstag, nicht KA

Soll-Zeiten flexibel

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Besondere Situationen

Kurzarbeit Null

Gar nicht arbeiten:

Aspekt	Regelung
Soll-Zeit	0 Stunden
Ist-Zeit	0 Stunden (keine Arbeit)
KUG	Für volle Ausfallzeit
Erfassung	Ganzer Tag als KA buchen

Flexible Kurzarbeit

Wechselnde Einsätze:

Manche Tage arbeiten – Ist-Zeit erfassen
Manche Tage nicht – Als KA buchen
Planung – Vorher kommunizieren
Spontane Arbeit – KA-Tag wird Arbeitstag
Dokumentation – Tagesgenau nachweisen

Überstunden und Kurzarbeit

Achtung:

Situation	Problem
Überstunden machen	Widerspricht KA-Grund
Arbeitszeitkonto	Erst abbauen
Resturlaub	Erst nehmen
Arbeitsagentur	Prüft kritisch

Prüfungen

Was die Agentur prüft

Kontrolle:

Prüfpunkt	Worauf geachtet wird
Arbeitsausfall	Ist er wirklich eingetreten?
Ist-Zeiten	Stimmen die Angaben?
Überstunden	Wurden trotzdem welche gemacht?
Konsistenz	Passt alles zusammen?

Bei Unstimmigkeiten

Konsequenzen:

Rückzahlung – KUG zurückzahlen
Zinsen – Auf die Summe
Bußgeld – Zusätzlich möglich
Strafanzeige – Bei Vorsatz
Ausschluss – Kein KUG mehr

Im Zeiterfassungssystem

Einrichtung

Was konfigurieren:

Element	Einstellung
Abwesenheitsart	"Kurzarbeit" anlegen
Soll-Zeit pro MA	Anpassen
Zeitraum	Start und Ende KA
Auswertung	KA-Report

Reports für Agentur

Was auswerten:

Pro Mitarbeiter – Soll, Ist, Ausfall
Pro Monat – Abrechnungszeitraum
Summen – Für Antrag
Überstunden – Sollten 0 sein
Export – Für Agentur/Steuerberater

Häufige Fragen

Ja, sogar besonders genau. Die Arbeitsagentur prüft, ob der Arbeitsausfall tatsächlich eingetreten ist. Ohne saubere Dokumentation droht Rückforderung des Kurzarbeitergeldes. Erfassen Sie Ist-Zeiten und kennzeichnen Sie Kurzarbeitstage klar.

Grundsätzlich nicht. Wenn Überstunden anfallen, passt das nicht zum gemeldeten Arbeitsausfall. Bestehende Überstunden und Zeitguthaben sollten vor Kurzarbeit abgebaut werden. Die Arbeitsagentur prüft das. Ausnahmen nur in begründeten Einzelfällen.

Setzen Sie die Soll-Zeit auf 0. Buchen Sie jeden Kalendertag als 'Kurzarbeit'. Es entsteht keine Ist-Zeit, kein Minus. Das Kurzarbeitergeld deckt den vollen Ausfall. Die Erfassung dient der Dokumentation, dass keine heimliche Arbeit stattfand.

Krankheit hat Vorrang. Sind Sie an einem Kurzarbeitstag krank, buchen Sie Krankheit (Entgeltfortzahlung, nicht KUG). Sind Sie an einem Arbeitstag krank, ebenfalls Krankheit. Die Krankmeldung muss wie immer erfolgen.

Mindestens 5 Jahre für Kurzarbeitsunterlagen (so lange kann die Agentur prüfen). Lohnunterlagen 6 Jahre, steuerliche Unterlagen 10 Jahre. Im Zweifel: 10 Jahre alles aufbewahren. Digitale Archivierung ist zulässig.

Fazit

Zeiterfassung bei Kurzarbeit ist keine Option, sondern Pflicht – die Arbeitsagentur prüft. Soll-Zeiten anpassen, Ist-Zeiten erfassen, Ausfalltage als Kurzarbeit buchen. Überstunden vermeiden, sonst droht Rückforderung. Unterlagen mindestens 5 Jahre aufbewahren. Ein gutes Zeiterfassungssystem erleichtert die Dokumentation und liefert die Reports für die KUG-Abrechnung.

Kurzarbeit: Arbeitszeit richtig erfassen