Zeiterfassung in der Arztpraxis

Arztpraxen haben besondere Arbeitszeiten: Sprechstunden zu festen Zeiten, aber auch Notfälle zwischendurch. Die Zeiterfassung für medizinische Fachangestellte (MFA) und anderes Praxispersonal muss diese Besonderheiten abbilden.

Das Wichtigste in Kürze

Sprechstundenzeiten bestimmen den Personalbedarf
MFA-Arbeitszeit folgt nicht den Sprechstunden 1:1
Vor- und Nachbereitung ist Arbeitszeit
Notdienst und Bereitschaft separat regeln
Teilzeit weit verbreitet

Besonderheiten in Arztpraxen

Sprechstundenzeiten

Typische Sprechzeiten einer Hausarztpraxis:

Tag	Sprechstunde
Mo	8:00-12:00, 15:00-18:00
Di	8:00-12:00
Mi	8:00-12:00
Do	8:00-12:00, 15:00-18:00
Fr	8:00-12:00

Arbeitszeit ≠ Sprechstunde

MFA-Arbeitszeit geht über die Sprechstunde hinaus:

Zeit	Tätigkeit
Vor Sprechstunde	Praxis öffnen, vorbereiten
Sprechstunde	Patientenbetreuung
Nach Sprechstunde	Aufräumen, Dokumentation, Labor

Personalstruktur

Position	Aufgaben
Ärzte	Sprechstunde, Behandlung
MFA	Empfang, Assistenz, Labor
Praxismanager	Organisation, Abrechnung
Reinigung	Oft extern

Zeiterfassung für Arztpraxen

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Arbeitszeit der MFA

Typische Arbeitszeiten

Bei geteilten Sprechstunden:

7:30 Praxis öffnen, vorbereiten
8:00 Sprechstundenbeginn
12:00 Sprechstundenende
12:30 Nachbereitung, Pause
14:30 Vorbereitung
15:00 Sprechstundenbeginn
18:00 Sprechstundenende
18:30 Nachbereitung, Feierabend

Geteilte Arbeitszeit

Bei Praxen mit Mittagsunterbrechung:

Vormittag: 7:30 - 12:30
Nachmittag: 14:30 - 18:30
Dazwischen: Frei oder Pause

Arbeitszeit: Die Mittagsunterbrechung ist keine Arbeitszeit, wenn:

Mindestens 2 Stunden (oft mehr)
Mitarbeiter kann frei disponieren
Nicht auf Abruf

Nur Vormittage

Viele MFA arbeiten Teilzeit nur vormittags:

Sprechstunden-Kernzeit
Ca. 20-25 Stunden/Woche
Gut vereinbar mit Familie

Pausen in der Praxis

Regelung

Arbeitszeit	Pause
Bis 6 Stunden	Keine Pflicht
6-9 Stunden	30 Minuten
Über 9 Stunden	45 Minuten

Praxis-Besonderheiten

Pause oft nach der Vormittagssprechstunde
Bei durchgehender Sprechstunde: Pause organisieren
Empfang muss besetzt bleiben → Ablösung

Kurze Leerläufe

Kurze Pausen zwischen Patienten:

Keine Arbeitsunterbrechung
Bleiben Arbeitszeit
Nicht von Pause abziehen

Notdienst und Bereitschaft

Notdienst (ärztlich)

Bei ärztlichem Notdienst:

MFA-Begleitung oft nötig
Arbeitszeit für MFA
Zuschläge beachten

Telefonbereitschaft

Wenn MFA telefonisch erreichbar sein müssen:

Rufbereitschaft = nur bei Einsatz Arbeitszeit
Bereitschaftsdienst = komplett Arbeitszeit
Klare Regelung nötig

Notfall in der Sprechstunde

Wenn Notfälle die Sprechstunde verlängern:

Überstunden entstehen
Zeiterfassung dokumentiert Ist-Zeit
Ausgleich oder Vergütung

Überstunden im Blick

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Zeiterfassung in der Praxis

Einfache Methoden

Methode	Vorteile
Terminal am Empfang	Zentral, schnell
Tablet im Sozialraum	Diskret
Smartphone-App	Flexibel

Was erfassen?

Mindestens:

Arbeitsbeginn
Arbeitsende
Pausen (wenn über 6 h)

Optional:

Nachmittagsschicht separat
Notdienst-Zeiten
Fortbildungen

MVZ und Gemeinschaftspraxen

Mehrere Standorte

Bei Praxen an mehreren Orten:

Einsatz an verschiedenen Standorten
Fahrtzeit zwischen Standorten = Arbeitszeit
Zeiterfassung standortübergreifend

Größere Teams

In MVZ und größeren Praxen:

Mehr Mitarbeiter = mehr Koordination
Schichtplanung nötig
Vertretungsregelungen

Häufige Fragen

Nein, wenn die Unterbrechung lang genug ist (mindestens 2 Stunden) und der Mitarbeiter frei über die Zeit verfügen kann, ist es keine Arbeitszeit. Bei kurzen Unterbrechungen oder Rufbereitschaft ist es anders.

Die Zeiterfassung dokumentiert die tatsächliche Arbeitszeit. Wenn ein Notfall die Sprechstunde verlängert, entstehen Überstunden. Diese können durch Freizeit ausgeglichen oder vergütet werden.

Ja, die Vorbereitung vor der Sprechstunde (Praxis öffnen, Computer hochfahren, Material bereitstellen) ist Arbeitszeit und muss erfasst werden. Das gilt auch für die Nachbereitung.

Fortbildungen während der Arbeitszeit sind normale Arbeitszeit. Externe Fortbildungen außerhalb der Arbeitszeit können je nach Vereinbarung als Arbeitszeit gelten oder nicht. Das sollte im Arbeitsvertrag oder einer Vereinbarung geregelt sein.

Ja, auch als kleine Praxis müssen Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter erfassen – das fordert das Bundesarbeitsgericht. Für eine oder zwei MFA reicht eine einfache Lösung, aber dokumentiert werden muss es.

Fazit

Zeiterfassung in Arztpraxen muss die besonderen Arbeitszeiten abbilden: Sprechstunden, Vor- und Nachbereitung, geteilte Arbeitszeit und gelegentliche Notdienste. Eine einfache App oder ein Terminal am Empfang reicht für die meisten Praxen aus. Wichtig ist, dass alle Arbeitszeiten – nicht nur die Sprechstundenzeiten – korrekt erfasst werden.

Zeiterfassung in der Arztpraxis