Zeiterfassung für Beratungsunternehmen

In Beratungsunternehmen ist die Zeiterfassung nicht nur gesetzliche Pflicht – sie ist die Grundlage für Abrechnung und Profitabilität. Jede Stunde zählt.

Das Wichtigste in Kürze

Mandantenzeit ist abrechnungsfähig, interne Zeit nicht
Detaillierte Erfassung nach Projekt und Tätigkeit
Reisezeiten separat dokumentieren
Utilization als wichtige Kennzahl
Interne Aufwände nicht vergessen

Besonderheiten in Beratungsunternehmen

Abrechnungsmodelle

Modell	Zeiterfassung
Time & Material	Jede Stunde wird abgerechnet
Festpreis	Intern für Kalkulation wichtig
Retainer	Stunden im Kontingent erfassen
Success Fee	Trotzdem dokumentieren

Typische Aufteilung

Mandantenzeit (billable): 70-80% – Projektarbeit
Meetings mit Kunden
Reisezeit zum Kunden
Interne Zeit (non-billable): 20-30% – Akquise
Interne Meetings
Weiterbildung
Administration
Gesamt: 100%

Die Utilization

Wichtigste Kennzahl:

Anteil der abrechnungsfähigen Stunden
Ziel oft 70-85%
Basis für Gehaltskalkulation
Benchmark im Team

Projektzeiten erfassen

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Struktur der Zeiterfassung

Projektebenen

Typische Hierarchie:

Mandant (Kunde) – Projekt A
Workstream 1
Analyse
Konzeption
Workstream 2
Projekt B
Intern – Akquise
Training
Admin

Tätigkeitsarten

Tätigkeit	Beispiel
Analyse	Datenauswertung, Research
Konzeption	Strategieentwicklung
Präsentation	Erstellung, Durchführung
Meeting	Workshops, Calls
Reise	Anfahrt, Rückreise
Administration	E-Mails, Dokumentation

Abrechnung und Billing

Time & Material

Bei stundenbasierter Abrechnung:

Jede Stunde dokumentieren
Tätigkeitsbeschreibung erforderlich
Kunde erhält Stundennachweis
Basis für Rechnung

Tagessätze

Wenn Tagessätze vereinbart:

Situation	Erfassung
Voller Tag	1 Tag buchen
Halber Tag	0,5 Tage buchen
Wenige Stunden	Stundenweise buchen

Festpreisprojekte

Auch bei Festpreis wichtig:

Kalkulation für zukünftige Projekte
Profitabilität messen
Nachkalkulieren lernen
Scope Creep erkennen

Transparente Abrechnung

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Reisezeiten

Was ist Reisezeit?

Situation	Arbeitszeit?
Anreise von zuhause zum Kunden	Ab Abweichung zur normalen Pendelzeit
Rückfahrt vom Kunden	Ab Abweichung zur normalen Pendelzeit
Reise innerhalb des Projekttags	Ja
Flug/Bahnfahrt mit Arbeit	Ja (Arbeitszeit)
Reine Reisezeit ohne Arbeit	Teilweise strittig

Abrechenbar?

Je nach Vereinbarung:

Manche Kunden zahlen Reisezeit voll
Manche zahlen 50%
Manche zahlen gar nicht
Immer: In Zeiterfassung dokumentieren

Reisezeiten erfassen

Empfehlung:

Start der Reise (z.B. 6:00)
Ankunft beim Kunden (z.B. 9:00)
Abreise vom Kunden (z.B. 17:00)
Ankunft zuhause (z.B. 20:00)
Reisezeit gesamt: 6 Stunden

Remote-Arbeit vs. Vor-Ort

Hybrid-Modelle

Die meisten Beratungen arbeiten hybrid:

Einige Tage beim Kunden
Einige Tage remote
Zeiterfassung an beiden Orten

Unterscheidung

Arbeitsort	Relevanz
Beim Kunden vor Ort	Höhere Tagessätze möglich
Remote für Kunden	Oft gleicher Satz
Im Office	Meist intern
Home-Office	Je nach Vereinbarung

Interne Zeiten

Wichtig für Vollständigkeit

Interne Zeiten nicht vergessen:

Auch wenn nicht abrechenbar
Gesetzliche Dokumentationspflicht
Grundlage für Personalplanung
Overhead-Kosten kalkulieren

Typische interne Tätigkeiten

Tätigkeit	Beispiel
Business Development	Angebote, Pitches
Training	Weiterbildung, Zertifizierungen
Recruiting	Interviews führen
Administration	Reisekosten, Spesen
Firmenevents	Town Halls, Offsites

Zeiterfassung für verschiedene Rollen

Junior-Berater

Meist hohe Utilization (80%+)
Primär Projektarbeit
Wenig BD-Aufgaben
Klare Zuordnung zu Projekten

Senior-Berater

Gemischte Utilization (70-80%)
Projektarbeit und Projektleitung
Akquise und BD
Mehrere Projekte parallel

Partner

Niedrigere Utilization (40-60%)
Viel BD und Kundenbeziehung
Projektsteuerung
Strategische Aufgaben

Compliance und Arbeitszeit

Arbeitszeitgesetz beachten

Auch in der Beratung gilt:

Regel	Vorgabe
Tägliche Höchstarbeitszeit	10 Stunden
Wöchentliche Höchstarbeitszeit	48 Stunden (Durchschnitt)
Ruhezeit	11 Stunden
Sonntagsarbeit	Grundsätzlich verboten

Realität vs. Gesetz

In der Praxis oft Herausforderung:

Deadlines beim Kunden
Reisezeiten verlängern den Tag
Wichtig: Zeiterfassung zeigt die Realität
Ausgleich innerhalb von 6 Monaten

Häufige Fragen

Ja, das Arbeitszeitgesetz verlangt die Erfassung aller Arbeitsstunden – nicht nur der abrechnungsfähigen. Auch für Ihre eigene Planung und die Overhead-Kalkulation ist die Erfassung interner Zeiten wichtig.

Mindestens auf Projektebene, besser auf Workstream- oder Tätigkeitsebene. Bei Time & Material verlangen Kunden oft eine Aufschlüsselung der Tätigkeiten. Tägliche Erfassung mit kurzer Beschreibung ist üblich.

Arbeitsrechtlich ist Reisezeit, die über die normale Pendelzeit hinausgeht, in der Regel Arbeitszeit. Ob sie auch abrechenbar ist, hängt von der Vereinbarung mit dem Kunden ab.

Je nach Karrierestufe unterschiedlich: Junior-Berater oft 80%+, Seniors 70-80%, Partner 40-60%. Ein Ziel von 70-75% für das Gesamtunternehmen ist typisch.

Wenn Sie im Zug oder Flugzeug arbeiten, ist das Arbeitszeit. Erfassen Sie diese Zeit entsprechend. Reine Reisezeit ohne Arbeit ist arbeitsrechtlich Arbeitszeit, aber für den Kunden oft nicht voll abrechenbar.

Fazit

In Beratungsunternehmen ist die Zeiterfassung geschäftskritisch: Sie ist Grundlage für Abrechnung, Profitabilitätsanalyse und Ressourcenplanung. Eine klare Struktur nach Mandanten, Projekten und Tätigkeiten ist essenziell. Vergessen Sie nicht die internen Zeiten – auch sie müssen erfasst werden. Die Utilization ist eine wichtige Steuerungsgröße, aber das Arbeitszeitgesetz gilt auch für Berater.

Zeiterfassung für Beratungsunternehmen