Zeiterfassung für Monteure und Servicetechniker

Unterwegs beim Kunden, auf der Baustelle, im Lager – Monteure brauchen mobile Zeiterfassung.

Das Wichtigste in Kürze

Mobile Erfassung per App ist Pflicht
Fahrtzeiten korrekt dokumentieren
Kundeneinsätze für Abrechnung erfassen
Material und Arbeitszeit verknüpfen
Offline-Fähigkeit wichtig

Der typische Monteur-Tag

Tagesablauf

Wie ein Tag aussieht:

7:00 Arbeitsbeginn – Abholung Material/Werkzeug
7:30-8:30 Fahrt zum Kunden 1 – Arbeitszeit
8:30-11:00 Kundeneinsatz 1 – Arbeitszeit, Kundenzuordnung
11:00-11:30 Fahrt Kunde 2 – Arbeitszeit
11:30-14:00 Kundeneinsatz 2 – Arbeitszeit, Kundenzuordnung
14:00-14:30 Mittagspause – Keine Arbeitszeit
14:30-17:00 Kundeneinsatz 3 – Arbeitszeit, Kundenzuordnung
17:00-17:30 Rückfahrt – Meist keine Arbeitszeit
17:30 Feierabend

Was Arbeitszeit ist

Klare Regelung:

Tätigkeit	Arbeitszeit?
Zum ersten Einsatzort	Nein (Arbeitsweg)
Zwischen Einsätzen	Ja
Beim Kunden	Ja
Mittagspause	Nein
Vom letzten Einsatzort	Nein (Arbeitsweg)
Werkzeug laden am Firmensitz	Ja

Monteur-Zeiterfassung

MyTimeTracker erfasst Fahrtzeiten, Kundeneinsätze und Material mobil.

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Mobile Erfassung

App-Anforderungen

Was die App können muss:

Feature	Warum wichtig
Offline-Modus	Keller, ländliche Gebiete
GPS (optional)	Standortnachweis
Kundenzuordnung	Für Abrechnung
Notizen	Besonderheiten dokumentieren
Foto	Vorher/Nachher-Bilder
Einfachheit	Schnelle Bedienung

Erfassungsworkflow

Typischer Ablauf:

Morgens – Arbeitsbeginn stempeln
Beim Kunden – Einsatz-Start
Kunde auswählen
Einsatz-Ende
Zwischen Einsätzen – Automatisch Fahrtzeit
Pause – Explizit buchen
Abends – Arbeitsende stempeln

GPS nutzen oder nicht

Vor- und Nachteile:

Aspekt	Mit GPS	Ohne GPS
Nachweis	Automatisch	Manuell
Datenschutz	Kritischer	Unkritisch
Akzeptanz	Geringer	Höher
Aufwand	Weniger	Mehr

Kundeneinsätze

Für die Abrechnung

Was erfassen:

Element	Zweck
Kunde	Zuordnung
Beginn/Ende	Dauer
Tätigkeit	Leistungsnachweis
Material	Materialverbrauch
Anfahrt	Anfahrtspauschale

Serviceberichte

Verknüpfung mit Zeiterfassung:

Arbeitszeitdaten – Automatisch übernehmen
Materialverbrauch – Erfassen und verknüpfen
Kundensignatur – Auf Tablet
Fotos – Dokumentation
Export – Für Rechnung

Serviceberichte digitalisieren

MyTimeTracker verbindet Zeiterfassung mit Einsatzdokumentation.

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Fahrtzeiten

Rechtliche Einordnung

Was gilt:

Fahrt	Regel
Wohnung → Firmensitz	Arbeitsweg, keine Arbeitszeit
Wohnung → Erster Kunde	Meist Arbeitsweg
Zwischen Kunden	Arbeitszeit
Letzter Kunde → Wohnung	Meist Arbeitsweg
Firmensitz → Baustelle	Arbeitszeit

Abweichende Vereinbarungen

Was möglich ist:

Erster Einsatzort – Ab km X als Arbeitszeit
Dienstreise – Andere Regelung bei Übernachtung
Dienstwagenregelung – Wie ist es vereinbart?
Tarifvertrag – Branchenregelung prüfen

Erfassung in der Praxis

Wie umsetzen:

Variante	Aufwand
Automatisch (GPS)	Gering, aber Datenschutz
Manuell pro Fahrt	Mittel
Pauschale pro Tag	Einfach, ungenau
Abfahrt/Ankunft je Einsatz	Genau

Besondere Situationen

Notdienst

Bereitschaft erfassen:

Element	Erfassung
Bereitschaft	Separat (andere Vergütung)
Einsatz	Als Arbeitszeit
Anfahrt bei Notruf	Arbeitszeit (weil Dienst)
Rufbereitschaft	Ggf. nur anteilig

Mehrtägige Einsätze

Bei Übernachtung:

Hinfahrt – Reisezeit (oft Arbeitszeit)
Arbeitstage – Normale Erfassung
Abende – Keine Arbeitszeit
Rückfahrt – Reisezeit (oft Arbeitszeit)
Spesen – Separat, nicht Zeiterfassung

Werkstattzeit

Wenn nicht beim Kunden:

Tätigkeit	Erfassung
Werkstatt	Als Arbeitszeit
Lager	Als Arbeitszeit
Büro	Als Arbeitszeit
Schulung	Als Arbeitszeit

Systemintegration

Mit ERP verbinden

Datenfluss:

System	Daten
Zeiterfassung	Stunden, Zuordnung
ERP	Aufträge, Kunden
Abrechnung	Stunden × Stundensatz
Lohn	Arbeitszeit, Zuschläge

Auswertungen

Was HR und Abrechnung brauchen:

Pro Mitarbeiter – Arbeitszeit, Überstunden
Pro Kunde – Geleistete Stunden
Pro Auftrag – Projektkosten
Fahrtzeiten – Anteil an Arbeitszeit
Produktivität – Kundenzeit vs. Fahrtzeit

Häufige Fragen

Grundsätzlich nein – die Fahrt vom Wohnort zum ersten Einsatzort gilt als Arbeitsweg. Ausnahmen: Wenn Sie erst zum Firmensitz fahren (Material laden) und dann zum Kunden, ist die zweite Strecke Arbeitszeit. Tarifverträge oder Arbeitsverträge können andere Regelungen vorsehen.

Gute Apps haben Offline-Modus: Daten werden lokal gespeichert und synchronisiert, sobald wieder Empfang besteht. Wichtig bei Arbeiten im Keller, auf dem Land oder in abgeschirmten Gebäuden. Bei der Auswahl darauf achten, dass Offline-Erfassung unterstützt wird.

Für die Arbeitszeiterfassung: nein. Für die Kundenabrechnung: Eine Unterschrift oder digitale Bestätigung auf dem Servicebericht ist sinnvoll und üblich. Sie belegt die Leistung und schützt bei Reklamationen. Die Zeiterfassung kann mit dem Servicebericht verknüpft werden.

Wartezeit (z.B. auf Material, auf Freigabe) ist Arbeitszeit, wenn Sie vor Ort sein müssen. Erfassen Sie sie als solche. Für die Kundenabrechnung kann eine separate Kategorie sinnvoll sein. Bei längeren Wartezeiten: Dokumentieren Sie den Grund.

Ja, das ist für Monteure sehr praktisch. Gute Apps ermöglichen beim Einsatz die Erfassung von verbrauchtem Material. Die Daten fließen dann in Servicebericht und Rechnung. Das spart doppelte Erfassung und reduziert Fehler.

Fazit

Zeiterfassung für Monteure ist mobile Erfassung. Die App muss einfach sein (schnelle Bedienung mit schmutzigen Händen), offline funktionieren und Kundenzuordnung ermöglichen. Die Integration mit Serviceberichten und ERP-Systemen spart doppelte Arbeit. Klare Regelungen zu Fahrtzeiten vermeiden Streit und sorgen für korrekte Abrechnung – gegenüber Mitarbeitern und Kunden.

Zeiterfassung für Monteure und Servicetechniker