Zeiterfassung für Hotels und Beherbergungsbetriebe

24-Stunden-Betrieb, viele Abteilungen, saisonale Schwankungen – Hotels brauchen durchdachte Zeiterfassung.

Das Wichtigste in Kürze

Viele Abteilungen mit unterschiedlichen Arbeitszeiten
24/7-Betrieb an der Rezeption
Hoher Anteil saisonales Personal
Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung wichtig
Zuschläge für Nacht, Wochenende, Feiertage

Abteilungen im Hotel

Überblick

Verschiedene Bereiche:

Abteilung	Typische Arbeitszeit
Rezeption	24h-Schichtbetrieb
Housekeeping	Tagschicht (7-15 Uhr)
F&B Service	Geteilte Schichten
Küche	Vor Öffnungszeiten bis nach Schluss
Technik	Tagschicht + Bereitschaft
Verwaltung	Reguläre Bürozeiten

Unterschiedliche Anforderungen

Jede Abteilung anders:

Rezeption – Übergaben, Nachtdienst
Housekeeping – Zimmerzahlen, Zeitdruck
Küche – Stoßzeiten, Überstunden
Service – Geteilte Dienste, Trinkgeld
Spa/Wellness – Terminbasiert
Management – Vertrauensarbeitszeit?

Hotel-Zeiterfassung

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Rezeption

Schichtmodelle

Typische Besetzung:

Schicht	Zeit	Besonderheit
Früh	6:00-14:30	Check-out Peak
Spät	14:00-22:30	Check-in Peak
Nacht	22:00-6:30	Allein, Zuschläge
Überlappung	Bei Schichtwechsel	Übergabe

Nachtdienst

Spezielle Regelungen:

Arbeitszeit – Komplett Arbeitszeit
Zuschläge – Nach Tarifvertrag
Pausen – Schwierig wenn allein
Ruhezeit – 11h danach
Belastung – Nachtarbeit-Ausgleich

Übergabe

Dokumentation:

Element	Erfassung
Schichtbeginn	Mit Übergabe
Überlappung	Beide anwesend
Schichtende	Nach Übergabe
Info-Weitergabe	Im Schichtbuch

Housekeeping

Zimmerbasierte Erfassung

Alternative Ansätze:

Ansatz	Beschreibung
Nach Zeit	Normale Zeiterfassung
Nach Zimmern	Zimmer × Zeitvorgabe
Hybrid	Zeiterfassung + Zimmerdoku
Leistungsbasiert	Akkord (problematisch)

Effizienz messen

Was auswerten:

Zimmer pro Stunde – Durchschnitt berechnen
Zeit pro Zimmertyp – Suite vs. Standardzimmer
Check-out vs. Belegtzimmer – Unterschiedlicher Aufwand
Teamleistung – Vergleich ohne Druck

Housekeeping optimieren

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F&B (Food & Beverage)

Geteilte Dienste

Branchenüblich:

Dienst	Zeit
Frühschicht	6:00-10:30
Mittagsdienst	11:00-14:30
Abenddienst	17:00-22:30
Geteilt	Früh + Abend (Pause dazwischen)

Küche

Besondere Herausforderungen:

Lange Tage – Vor Öffnung bis nach Schluss
Stoßzeiten – Mittag, Abend
Überstunden – Häufig, kontrollieren
Pausen – Zwischen Service-Zeiten
Hitze/Belastung – Arbeitsschutz beachten

Service

Tägliche Erfassung:

Element	Dokumentieren
Schichtbeginn	Vor Mise en Place
Pause	Zwischen Services
Schichtende	Nach Aufräumen
Events	Separat erfassen

Saisonpersonal

Herausforderungen

Was beachten:

Herausforderung	Lösung
Schnelles Onboarding	Einfache Erfassung
Befristete Verträge	Korrekte Einrichtung
Hohe Fluktuation	Schnelles Deaktivieren
Saisonspitzen	Flexible Planung

Studenten und Aushilfen

Besonderheiten:

Minijobber – Stundengrenze überwachen
Werkstudenten – 20h-Grenze in Vorlesungszeit
Saisonkräfte – Kurzfristige Beschäftigung
Leiharbeiter – Eigene Zeiterfassung

Zuschläge

Typische Zuschlagsarten

Was erfassen:

Zuschlag	Prozent (typisch)
Nacht	25-50%
Sonntag	50%
Feiertag	100-150%
Überstunden	25%

Automatische Berechnung

Was das System können muss:

Nachtzeit definieren – Z.B. 22:00-6:00
Sonn-/Feiertage – Automatisch erkennen
Überstunden – Ab Sollstunden
Kombination – Nacht am Sonntag = beide

Systemanforderungen

Was benötigt wird

Anforderungen Hotels:

Funktion	Wichtigkeit
Schichtplanung	Hoch
Zuschlagsberechnung	Hoch
Mobile Erfassung	Mittel
Abteilungsstruktur	Hoch
Lohn-Export	Hoch
Mehrere Standorte	Je nach Kette

Terminal-Standorte

Wo aufstellen:

Personaleingang – Für alle
Housekeeping-Raum – Für Housekeeping
Küche – Für F&B
Back-Office – Für Verwaltung
Nicht – Im Gästebereich

Häufige Fragen

Zwei Optionen: Entweder als zwei separate Schichten (Ein-Aus-Ein-Aus) oder als eine Schicht mit langer Pause dazwischen. Die erste Variante ist genauer. Wichtig: Die Ruhezeit von 11 Stunden gilt zwischen Arbeitsende und nächstem Arbeitsbeginn, nicht zwischen den Schicht-Teilen eines Tages.

Das System sollte Nachtarbeit erkennen und für die Lohnabrechnung markieren. Ob Zuschläge anfallen, hängt vom Arbeits- oder Tarifvertrag ab. Im Hotel/Gastgewerbe gibt es Tarifverträge mit definierten Zuschlägen. Die automatische Berechnung spart der Lohnbuchhaltung viel Arbeit.

Flexible Planung und ausreichend Personal im Pool. Zeiterfassung muss schnelles Onboarding ermöglichen. Kurzfristig Beschäftigte (unter 3 Monate, max. 70 Tage/Jahr) haben besondere Regelungen. Studierende sind flexibel einsetzbar mit Stundengrenzen. Leiharbeit als Puffer.

Wenn Dienstkleidung vorgeschrieben ist und im Betrieb angezogen werden muss: ja. Wenn Sie zuhause anziehen können: nein. Viele Hotels lösen das mit pauschalen Zeitzuschlägen (z.B. 10 Minuten pro Schicht) oder ignorieren es zu Gunsten der Mitarbeiter.

Nach Zeit, nicht nach Zimmern. Zeitdruck durch Zimmerquoten kann zu unbezahlter Mehrarbeit führen. Erfassen Sie Arbeitsbeginn und -ende. Die Zimmerzahl dient der Planung, nicht der Leistungskontrolle. Faire Zeitvorgaben basierend auf realistischen Durchschnittswerten.

Fazit

Hotels sind komplexe Betriebe mit vielen Abteilungen, Schichtmodellen und saisonalen Schwankungen. Eine gute Zeiterfassung muss das alles abbilden: von der 24h-Rezeption über geteilte Dienste bis zu Saisonpersonal. Wichtig sind automatische Zuschlagsberechnung und Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung. Mit dem richtigen System wird aus der Komplexität ein klarer Überblick über alle Mitarbeiter.

Zeiterfassung für Hotels und Beherbergungsbetriebe