Zeiterfassung in der Hotellerie

Rund-um-die-Uhr-Betrieb, verschiedene Abteilungen – Zeiterfassung im Hotel.

Das Wichtigste in Kürze

24/7-Betrieb erfordert Schichtmodelle
Verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Anforderungen
Saisonalität und Auslastungsschwankungen
Viele Teilzeitkräfte und Aushilfen
MiLoG-Dokumentation in der Branche wichtig

Besonderheiten der Branche

Typische Struktur

Was Hotels ausmacht:

Abteilung	Besonderheit
Rezeption	24h Besetzung
Housekeeping	Abhängig von Check-outs
F&B	Frühstück, Restaurant, Bar
Technik	Rufbereitschaft
Verwaltung	Normale Bürozeiten

Herausforderungen

Typische Schwierigkeiten:

24/7-Betrieb – Rezeption immer besetzt
Saisonalität – Schwankende Auslastung
Abteilungen – Unterschiedliche Anforderungen
Nachtarbeit – Nachtportier
Teilzeitkräfte – Viele Mini- und Teilzeitjobs
Spontanität – Kurzfristige Bedarfsänderungen

Hotel-Zeiterfassung

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Abteilungsspezifisch

Rezeption/Front Office

Besonderheiten:

Aspekt	Regelung
Schichten	Früh, Spät, Nacht
Übergabe	Zeit für Briefing
Nachtdienst	Nachtarbeitszuschlag
Pause	Oft schwer planbar

Housekeeping

Andere Anforderungen:

Arbeitsbeginn – Oft abhängig von Check-outs
Zimmeranzahl – Variable Arbeitsbelastung
Teilzeit – Viele Teilzeitkräfte
Pause – Zwischen Zimmern
Arbeitsende – Wenn alle Zimmer fertig

F&B (Restaurant, Bar)

Gastronomie im Hotel:

Bereich	Schichten
Frühstück	Früh (oft 5:30-14:00)
Restaurant	Geteilter Dienst
Bar	Abend/Nacht
Banketts	Eventabhängig

Abteilungsübergreifend

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Nachtarbeit

Nachtportier/Nachtrezeption

Regelungen:

Aspekt	Inhalt
Definition	Arbeit zwischen 23-6 Uhr
Zuschlag	Nach Tarifvertrag oder Vereinbarung
Gesundheit	Arbeitsmedizinische Vorsorge
Ausgleich	Freie Tage oder Geld

Besonderheiten Nachtschicht

Was beachten:

Dokumentation – Genaue Zeiterfassung
Ruhezeit – 11h nach Nachtschicht
Max. Nächte – Nicht zu viele in Folge
Pausen – Auch nachts Anspruch
Vergütung – Nachtarbeitszuschlag

Saisonalität

Auslastungsschwankungen

Umgang damit:

Situation	Maßnahme
Hochsaison	Mehr Personal, Überstunden
Nebensaison	Weniger Schichten, Urlaub
Events	Kurzfristige Aufstockung
Flaute	Arbeitszeitkonten nutzen

Flexible Arbeitszeit

Modelle:

Arbeitszeitkonto – Plus in Hochsaison, Minus in Nebensaison
Minijobs – Flexibler Einsatz
Aushilfen – Bei Bedarf
Teilzeit variabel – Stunden je nach Auslastung
Saisonkräfte – Befristete Verträge

Praktische Umsetzung

Erfassungsmethoden

Was funktioniert:

Methode	Eignung
Terminal	Eingang, Mitarbeiterbereich
App	Für alle Abteilungen
PC	Backoffice
Kombiniert	Meist sinnvollste Lösung

Tipps

Praxisempfehlungen:

Zentrale Terminals – Mitarbeitereingang, Umkleide
Abteilungsübergreifend – Ein System für alle
Schichtübergabe – Zeit einplanen
Auswertungen – Nach Abteilung
MiLoG – Dokumentation sicherstellen

Häufige Fragen

Ja, wenn sie vom Arbeitgeber angeordnet oder erwartet wird. Ein 15-minütiges Briefing vor/nach der Schicht ist Arbeitszeit und muss erfasst und vergütet werden. Planen Sie die Übergabezeit in die Schichtplanung ein.

Die tatsächliche Arbeitszeit wird erfasst – egal wie viele Zimmer. Wenn weniger Zimmer zu reinigen sind, endet die Arbeit früher. Das System sollte flexibel genug sein, variable Arbeitszeiten zu dokumentieren.

Ja, die gesamte Nachtschicht ist Arbeitszeit – auch wenn wenig zu tun ist. Es ist Bereitschaftsdienst, nicht Rufbereitschaft. Der Nachtportier ist vor Ort und verfügbar. Pausen können genommen werden, müssen aber erfasst werden.

Änderungen rechtzeitig kommunizieren und dokumentieren. Die Zeiterfassung sollte den aktuellen Plan widerspiegeln. Bei sehr kurzfristigen Änderungen: Persönlich informieren und System aktualisieren. Rechtlich: Ankündigungsfristen beachten.

Ja, der Tarifvertrag für das Hotel- und Gaststättengewerbe (DEHOGA) regelt Arbeitszeiten, Zuschläge und mehr – allerdings regional unterschiedlich. Nicht alle Betriebe sind tarifgebunden. Prüfen Sie, was für Ihren Betrieb gilt.

Fazit

Die Zeiterfassung in der Hotellerie muss verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Anforderungen abdecken – von der 24h-Rezeption über variables Housekeeping bis zur Gastronomie. Nachtarbeit, Saisonalität und viele Teilzeitkräfte erfordern flexible Systeme. Eine Kombination aus Terminals und App deckt die meisten Szenarien ab. Die MiLoG-Dokumentation ist in der Branche besonders wichtig.

Zeiterfassung in der Hotellerie