Zeiterfassung in der Kfz-Werkstatt

Die Kfz-Branche hat mit Arbeitswerteinheiten (AWE) ein eigenes System zur Zeitbemessung. Trotzdem muss auch die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst werden – für Arbeitszeitgesetz, Lohnabrechnung und Produktivitätsmessung.

Das Wichtigste in Kürze

Arbeitswerte (AWE) und tatsächliche Arbeitszeit sind unterschiedliche Größen
Produktivitätskennzahlen basieren auf beiden Werten
Zeiterfassung ist unabhängig von der Auftragszeitvorgabe nötig
Integration mit Dealer Management System (DMS) sinnvoll
Serviceberater, Mechaniker und Teileverkauf haben unterschiedliche Anforderungen

Arbeitswerte vs. Arbeitszeit

Was sind Arbeitswerte?

Arbeitswerte (AWE) oder Arbeitszeiteinheiten (AZE) sind Vorgabezeiten für Reparaturen:

Begriff	Erklärung
Arbeitswert (AWE)	Normierte Zeit für eine Reparatur
Richtzeit	Hersteller-Vorgabe für Arbeit
Flat Rate	Pauschale Zeitvorgabe

Beispiel: Bremsbeläge vorne wechseln = 0,8 AWE (entspricht 48 Minuten)

Warum trotzdem Zeiterfassung?

Auch wenn AWE die Kundenrechnung bestimmen:

Arbeitszeitgesetz: Tatsächliche Anwesenheit zählt
Lohnabrechnung: Bezahlung nach Anwesenheitszeit
Produktivität: Verhältnis AWE zu Arbeitszeit

Produktivitätskennzahlen

Wichtige Kennzahlen in der Kfz-Werkstatt:

Kennzahl	Formel
Anwesenheitsgrad	Anwesenheit / Sollarbeitszeit
Nutzungsgrad	Produktivstunden / Anwesenheit
Leistungsgrad	Fakturierte AWE / Produktivstunden
Produktivität	Leistungsgrad × Nutzungsgrad

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Zeiterfassung in der Werkstatt

Stationäre Terminals

In der Werkstatt bieten sich an:

Standort	Zweck
Werkstatteingang	Ein-/Ausstempeln
Meisterbüro	Auftragsstart/-ende
Direktannahme	Kundenauftrag starten

Auftragsbezogene Erfassung

Für Produktivitätsmessung sollten Zeiten Aufträgen zugeordnet werden:

Auftrag beginnen (Kommen an Fahrzeug)
Auftrag beenden (Fertigmeldung)
Unterbrechungen (Ersatzteil fehlt, Rücksprache)

Typischer Werkstatttag

7:00 Einstempeln (Werkstatt)
7:05 Tagesaufträge prüfen
7:15 Auftrag 1 beginnen (Fahrzeug A)
8:30 Auftrag 1 beenden
8:35 Auftrag 2 beginnen (Fahrzeug B)
12:00 Auftrag unterbrechen
12:30 Pause
13:00 Auftrag fortsetzen
15:00 Auftrag 2 beenden
15:10 Auftrag 3 beginnen (Schnellservice)
15:45 Auftrag 3 beenden
16:30 Ausstempeln

Verschiedene Arbeitsbereiche

Serviceberater

Serviceberater haben andere Erfassungsbedürfnisse:

Normale Arbeitszeit (kein AWE-Bezug)
Ggf. Kundentermine erfassen
Gleitzeit oder feste Arbeitszeit

Mechaniker

Kernbereich der Zeiterfassung:

Anwesenheitszeit für Lohn
Auftragsbezogene Zeit für Produktivität
Unterscheidung: Produktiv vs. unproduktiv

Teileverkauf

Im Ersatzteilbereich:

Normale Arbeitszeiterfassung
Ggf. Verkaufsgespräche zuordnen
Lagertätigkeiten

Auszubildende

Besonderheiten bei Auszubildenden:

Berufsschulzeit erfassen
Ausbildungstätigkeiten vs. Produktivarbeit
Jugendarbeitsschutz (bei Minderjährigen)

Unproduktive Zeiten

Was sind unproduktive Zeiten?

Zeiten ohne Auftragsbezug:

Art	Beispiele
Produktiv	Arbeit am Kundenauftrag
Unproduktiv direkt	Werkzeugpflege, Aufräumen
Unproduktiv indirekt	Besprechungen, Schulungen
Warten	Ersatzteil fehlt, Kunde kommt nicht

Erfassung und Analyse

Unproduktive Zeiten sollten erfasst werden:

Gründe dokumentieren
Muster erkennen (Ersatzteil-Probleme?)
Optimierungspotenzial finden

Produktivität steigern

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Integration mit DMS

Dealer Management System

Viele Kfz-Betriebe nutzen ein DMS:

Aufträge werden im DMS angelegt
AWE-Vorgaben aus Hersteller-Daten
Kundenrechnung aus DMS

Zeiterfassung und DMS

Ideale Kombination:

Aufträge aus DMS in Zeiterfassung übernehmen
Tatsächliche Arbeitszeit zurückmelden
Produktivitätskennzahlen berechnen

Schnittstellen

Typische Anbindungen:

DMS der großen Hersteller
Branchensoftware für freie Werkstätten
Lohnbuchhaltungssoftware

Schichtbetrieb

Erweiterte Öffnungszeiten

Manche Kfz-Betriebe haben Schichtbetrieb:

Frühschicht (6:00 - 14:00)
Spätschicht (14:00 - 22:00)
Samstagsarbeit

Zeiterfassung bei Schichtarbeit

Anforderungen:

Schichtzuschläge automatisch berechnen
Übergaben dokumentieren
Mehrarbeit erkennen

Häufige Fragen

Ja, unbedingt. AWE sind Vorgabezeiten für die Kundenrechnung. Die tatsächliche Arbeitszeit ist für das Arbeitszeitgesetz, die Lohnabrechnung und die Produktivitätsmessung erforderlich. Beides sind unterschiedliche Größen.

Die Gesamtproduktivität ist Leistungsgrad mal Nutzungsgrad. Der Leistungsgrad ist das Verhältnis von fakturierten AWE zu Produktivstunden. Der Nutzungsgrad ist der Anteil produktiver Stunden an der Anwesenheitszeit. Dafür brauchen Sie genaue Zeitdaten.

Unterbrechen Sie den Auftrag in der Zeiterfassung mit entsprechendem Grund. So können Sie später analysieren, wie viel Zeit durch Warten verloren geht und wo Sie optimieren können.

Viele Zeiterfassungssysteme bieten Schnittstellen zu gängigen DMS. Dadurch können Aufträge übernommen und Zeiten zurückgemeldet werden. Das spart doppelte Eingaben und ermöglicht automatische Produktivitätsberichte.

Kulanzarbeiten sollten als eigener Auftragstyp erfasst werden. Die Arbeitszeit fließt in die Produktivität, aber ohne AWE-Gegenwert. So sehen Sie, wie viel Kapazität für Kulanz aufgewendet wird.

Fazit

In der Kfz-Werkstatt ergänzt die Zeiterfassung das AWE-System. Während Arbeitswerte die Kundenrechnung bestimmen, ist die tatsächliche Arbeitszeit Grundlage für Lohn, Arbeitsrecht und Produktivitätsmessung. Eine Integration mit dem DMS spart Aufwand und liefert aussagekräftige Kennzahlen für die Werkstattsteuerung.

Zeiterfassung in der Kfz-Werkstatt