Zeiterfassung in der Gebäudereinigung

Reinigungsbetriebe haben besondere Anforderungen: Viele Objekte, wechselnde Einsatzorte, Minijobber. Wie erfasst man Arbeitszeiten effizient und rechtssicher?

Das Wichtigste in Kürze

Mobile Zeiterfassung für wechselnde Einsatzorte
Objektbezogene Buchung für Kalkulation
Mindestlohn-Dokumentation ist Pflicht
Minijobber müssen Arbeitszeit erfassen
GPS-Ortung nur eingeschränkt erlaubt

Besondere Anforderungen

Die Branche

Gebäudereinigung ist geprägt von:

Merkmal	Herausforderung
Viele Standorte	Erfassung an verschiedenen Objekten
Frühe/späte Arbeitszeiten	Vor/nach Geschäftszeiten der Kunden
Hoher Minijob-Anteil	Dokumentationspflicht
Niedriglohnsektor	Mindestlohn-Nachweis wichtig
Fluktuation	Einfache Einarbeitung nötig

Warum Zeiterfassung kritisch ist

In der Reinigung besonders wichtig:

Mindestlohn-Dokumentation (Pflicht)
Objektkalkulation (Ist vs. Soll)
Kundenabrechnungen
Schichtplanung
Zoll-Prüfungen (Schwarzarbeit)

Mobile Zeiterfassung

Am Einsatzort stempeln

Die Lösung für wechselnde Standorte:

Methode	Beschreibung
App mit GPS	Stempeln per Smartphone am Objekt
NFC-Tags	Am Objekt angebrachte Chips scannen
QR-Codes	Objektspezifische Codes scannen
Telefon-Stempeln	Anruf von Festnetz vor Ort

App-basierte Erfassung

Vorteile der Smartphone-App:

Mitarbeiter haben Handy dabei
Standort kann verifiziert werden (optional)
Objektauswahl beim Stempeln
Offline-Fähigkeit für Keller/Parkhaus
Fotos als Nachweis möglich

GPS-Einschränkungen

Was erlaubt ist – und was nicht:

Erlaubt: Punktuelle Ortung beim Stempeln
Grenzwertig: Geofencing (Betreten/Verlassen)
Verboten: Permanentes Tracking
Wichtig: Mitarbeiter informieren

Mobile Zeiterfassung

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Objektbezogene Erfassung

Warum Objektbuchung?

Zuordnung zu Kunden-Objekten ermöglicht:

Nutzen	Beschreibung
Kalkulation	Stimmt der kalkulierte Aufwand?
Abrechnung	Nachweis für Kunden
Rentabilität	Welche Objekte lohnen sich?
Personalplanung	Richtig besetzt?

Objekt-Struktur

Typische Hierarchie:

Kunde: Firma XYZ – Objekt: Bürogebäude A
Unterhaltsreinigung
Glasreinigung
Objekt: Lager B
Industriereinigung
Kunde: Firma ABC – Objekt: Verwaltung

Soll-Ist-Vergleich

Wichtige Auswertung:

Objekt	Soll (kalkuliert)	Ist (erfasst)	Abweichung
Büro A	15 h/Woche	17 h/Woche	+13%
Lager B	8 h/Woche	7,5 h/Woche	-6%
Verwaltung	20 h/Woche	20 h/Woche	0%

Minijobber und Mindestlohn

Dokumentationspflicht

Für geringfügig Beschäftigte:

Pflicht	Anforderung
Stundenaufzeichnung	Ab der ersten Stunde
Arbeitsbeginn/-ende	Täglich dokumentieren
Aufbewahrung	Mindestens 2 Jahre
Prüfbarkeit	Auf Verlangen vorlegen

Mindestlohn-Nachweis

Die Zeiterfassung beweist:

Geleistete Stunden: 40 h/Monat
Lohn: 528 €
Stundenlohn: 13,20 €
Mindestlohn 2026: 12,82 €
Eingehalten: Ja ✓

Zoll-Prüfung

Was der Zoll prüft:

Stimmen die Stundenaufzeichnungen?
Wurde Mindestlohn gezahlt?
Gibt es Schwarzarbeit?
Sind die Unterlagen vollständig?

Dokumentation für den Zoll

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Schichtplanung integrieren

Dienste planen

Typische Schichten in der Reinigung:

Schicht	Zeit	Beispiel
Frühschicht	05:00-09:00	Büroreinigung vor Arbeitsbeginn
Tagschicht	09:00-17:00	Laufende Reinigung
Spätschicht	18:00-22:00	Büroreinigung nach Feierabend

Einsatzplanung

Was geplant werden muss:

Welcher Mitarbeiter
Welches Objekt
Welche Uhrzeit
Welche Tätigkeiten
Vertretungsregelung

Zeiterfassung-Abgleich

Plan vs. Realität:

Geplant	Tatsächlich	Abweichung
06:00-10:00	06:15-10:30	+15 Min Start, +30 Min Ende

Besondere Situationen

Anfahrtszeiten

Was zählt als Arbeitszeit?

Situation	Arbeitszeit?
Fahrt vom Wohnort zum ersten Objekt	Nein
Fahrt zwischen Objekten	Ja
Fahrt vom letzten Objekt nach Hause	Nein

Materialausgabe

Wenn Material abgeholt wird:

Fahrt zur Ausgabestelle = Arbeitszeit
Wartezeit = Arbeitszeit
Ab erstem Objekt = normale Erfassung

Krankheit und Vertretung

Bei Ausfall:

Krankmeldung an Büro
Vertretung wird informiert
Zeiterfassung der Vertretung im System
Nachbuchung bei Problemen

Praktische Tipps

Einfachheit ist entscheidend

Für Akzeptanz:

Tipp	Warum
Wenige Klicks	Schnelle Erfassung
Große Buttons	Einfache Bedienung
Offline-fähig	Auch ohne Netz
Sprach-Optionen	Mehrsprachige Teams

Schulung

Was Mitarbeiter wissen müssen:

App installieren
Anmelden
Objekt auswählen
Ein- und ausstempeln
Was tun bei Problemen?
Kontakt für Fragen

Kontrolle ohne Gängelung

Balance finden:

Plausibilitätsprüfung automatisch
Stichproben statt Dauerüberwachung
Vertrauen signalisieren
Bei Auffälligkeiten Gespräch suchen

Häufige Fragen

Ja, das ist Pflicht. Geringfügig Beschäftigte unterliegen der Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz. Die Aufzeichnungen müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.

Nur sehr eingeschränkt. Permanente Ortung ist nicht erlaubt. Eine punktuelle Standorterfassung beim Stempeln kann zulässig sein, wenn Mitarbeiter informiert sind und es verhältnismäßig ist.

Mit einer objektbezogenen Zeiterfassung: Beim Wechsel zwischen Objekten wird ausgestempelt und am neuen Objekt eingestempelt. So sehen Sie genau, wie viel Zeit pro Objekt angefallen ist.

Vollständige Aufzeichnungen für alle Mitarbeiter (besonders Minijobber), Nachweis der Mindestlohn-Zahlung, und Übereinstimmung von dokumentierter Zeit und Lohnabrechnung.

Wählen Sie ein System mit mehrsprachiger Oberfläche. Verwenden Sie Piktogramme. Schulen Sie in einfacher Sprache. Benennen Sie muttersprachliche Ansprechpartner im Team.

Fazit

Zeiterfassung in der Gebäudereinigung erfordert mobile Lösungen für wechselnde Einsatzorte. Objektbezogene Buchung ermöglicht präzise Kalkulation und Kundenabrechnung. Besonders wichtig: die Dokumentation für Minijobber und den Mindestlohn-Nachweis. Ein einfaches, mehrsprachiges System mit App-Erfassung ist die beste Lösung für diese Branche.

Zeiterfassung in der Gebäudereinigung