Minijob Zeiterfassung: Pflichten und Ausnahmen

Minijob Zeiterfassung: Pflichten und Ausnahmen

Bei Minijobs gelten besondere Dokumentationspflichten. Die korrekte Zeiterfassung schützt Arbeitgeber vor Bußgeldern und Minijobber vor Überschreitung der Verdienstgrenze.

Das Wichtigste in Kürze

• Bei Minijobs gilt die verschärfte Dokumentationspflicht nach MiLoG
• Beginn, Ende und Dauer müssen innerhalb von 7 Tagen erfasst werden
• Die 556-Euro-Grenze muss durch Zeiterfassung kontrollierbar sein
• Aufbewahrungspflicht beträgt 2 Jahre
• Bei Verstößen drohen Bußgelder bis 30.000 Euro

Was ist ein Minijob?

Definition und Grenzen

Ein Minijob (geringfügige Beschäftigung) liegt vor bei:

Verdienstgrenze:

• Maximal 556 Euro pro Monat (Stand 2026)
• Jährlich maximal 6.672 Euro
• Dynamische Anpassung an Mindestlohn

Stundenberechnung bei Mindestlohn:

• Bei 12,82 € Mindestlohn (Stand 2026)
• Maximal ca. 43 Stunden pro Monat
• Ca. 10 Stunden pro Woche

Kurzfristige Beschäftigung

Alternativ gibt es die kurzfristige Beschäftigung:

• Maximal 3 Monate oder 70 Arbeitstage im Jahr
• Keine Verdienstgrenze
• Nicht berufsmäßig

Dokumentationspflicht: Gilt bei beiden Formen.

Dokumentationspflicht bei Minijobs

Gesetzliche Grundlage

Das Mindestlohngesetz (MiLoG) schreibt vor:

Der Arbeitgeber hat Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Welche Minijobs sind betroffen?

Dokumentationspflicht gilt für:

Anforderungen an die Dokumentation

Was muss dokumentiert werden?

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit

Frist:

• Spätestens 7 Tage nach Erbringung
• Am besten täglich erfassen

Aufbewahrung:

• Mindestens 2 Jahre
• Für Prüfung verfügbar halten

Die 556-Euro-Grenze einhalten

Warum die Grenze wichtig ist

Bei Überschreitung der Verdienstgrenze:

1. Rückwirkende Sozialversicherungspflicht: Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen Beiträge nachzahlen
2. Kein Minijob mehr: Wird zum sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis
3. Steuerliche Konsequenzen: Pauschalversteuerung entfällt

Berechnung der Grenze

Monatliche Betrachtung:

• Regelverdienst × 12 Monate ≤ 6.672 Euro
• Oder: Monatsverdienst ≤ 556 Euro

Schwankungen möglich:

• Einzelne Monate dürfen überschritten werden
• Jahressumme ist entscheidend
• Aber: Regelmäßigkeit muss erkennbar sein

Beispielrechnung:

→ Durchschnitt: 520 €/Monat – im Rahmen

Zeiterfassung zur Grenzüberwachung

So hilft die Zeiterfassung:

Automatische Warnungen:

• Bei Annäherung an Stundengrenze
• Bei Annäherung an Verdienstgrenze
• Monatlich und kumuliert

Transparenz für alle:

• Minijobber sieht eigene Stunden
• Arbeitgeber hat Überblick
• Vermeidung von Überraschungen

Kontrollen und Bußgelder

Wer kontrolliert?

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls prüft:

• Einhaltung des Mindestlohns
• Vorliegen der Dokumentation
• Korrektheit der Aufzeichnungen
• Sozialversicherungspflicht

Ablauf einer Kontrolle

Typischer Prüfablauf:

1. Unangekündigte Prüfung vor Ort
2. Vorlage der Arbeitszeitaufzeichnungen
3. Befragung von Mitarbeitern
4. Abgleich mit Lohnunterlagen
5. Protokoll und ggf. Bußgeldbescheid

Bußgelder bei Verstößen

Was Prüfer besonders interessiert

Fokus der Kontrollen:

• Minijobs in Branchen mit erhöhtem Risiko
• Gastgewerbe, Bau, Reinigung
• Saisonbetriebe
• Unternehmen mit vielen Minijobs

Praktische Umsetzung

Einfache Zeiterfassung für Minijobs

Option 1: Gemeinsames System

• Minijobber nutzen gleiches System wie Festangestellte
• Integration in Gesamtübersicht
• Einheitliche Prozesse

Option 2: Separates einfaches System

• Spezielle Minijob-Erfassung
• Fokus auf Dokumentationspflicht
• Weniger Funktionen, geringere Kosten

Worauf achten?

Für die Erfassung:

• Tägliche Eingabe ermöglichen
• Nachträgliche Erfassung erlauben (max. 7 Tage)
• Einfache Bedienung für unregelmäßige Nutzer

Für die Auswertung:

• Monatsübersicht der Stunden
• Warnungen bei Grenzannäherung
• Export für Lohnabrechnung

Beispiel-Workflow

Täglicher Ablauf für Minijobber:

1. Bei Arbeitsbeginn einstempeln (App/Web)
2. Bei Pause ausstempeln (oder automatischer Abzug)
3. Bei Arbeitsende ausstempeln
4. Fertig – System dokumentiert alles

Monatlicher Ablauf für Arbeitgeber:

1. Übersicht aller Minijob-Stunden prüfen
2. Grenznähe-Warnungen beachten
3. Daten an Lohnabrechnung übergeben
4. Bei Bedarf: Stunden für nächsten Monat anpassen

Sonderfälle bei Minijobs

Mehrere Minijobs

Bei mehreren Minijobs eines Arbeitnehmers:

• Verdienste werden zusammengerechnet
• Bei Überschreitung: Alle Minijobs sozialversicherungspflichtig
• Erster Minijob bleibt ggf. frei (neben Hauptjob)

Für Arbeitgeber: Fragen Sie nach weiteren Minijobs!

Minijob neben Hauptbeschäftigung

Regelung:

• Ein Minijob bleibt neben Hauptjob sozialversicherungsfrei
• Weiterer Minijob wird mit Hauptjob zusammengerechnet
• Dokumentationspflicht gilt trotzdem

Schwankender Arbeitsbedarf

Bei unregelmäßigem Einsatz:

• Flexibles Arbeitszeitkonto möglich
• Jahresbetrachtung bei der Grenze
• Dokumentation dennoch für jeden Arbeitstag

Tipps für Arbeitgeber

Kommunikation mit Minijobbern

Informieren Sie über:

• Verdienstgrenze und Konsequenzen
• Pflicht zur korrekten Zeiterfassung
• Meldung weiterer Beschäftigungen
• Zugang zum Zeiterfassungssystem

Arbeitsvertrag gestalten

Im Minijob-Vertrag regeln:

• Regelmäßige Arbeitszeit (Stunden/Monat)
• Stundenlohn
• Pflicht zur Zeiterfassung
• Hinweis auf Verdienstgrenze

Regelmäßige Kontrolle

Monatliche Routine:

• Stunden aller Minijobber prüfen
• Grenzannäherung identifizieren
• Ggf. Stunden für Folgemonat reduzieren
• Dokumentation auf Vollständigkeit prüfen

Häufige Fragen zur Minijob-Zeiterfassung

Fazit

Die Zeiterfassung bei Minijobs ist keine Option, sondern Pflicht. Mit einem einfachen System erfüllen Sie die Dokumentationsanforderungen, überwachen die Verdienstgrenze und sind für Kontrollen gewappnet. Die Investition ist gering, die Risiken bei Verstößen sind erheblich.