Zeiterfassung im Sozialwesen und bei NGOs

Im sozialen Sektor zählt jede Stunde – für die Menschen und für die Förderberichte.

Das Wichtigste in Kürze

Fördermittel erfordern genaue Zeitnachweise
Projektbezogene Erfassung ist Pflicht
Ehrenamtliche Zeit dokumentieren
Compliance und Transparenz
Schlanke Prozesse, wenig Overhead

Besonderheiten des Sektors

Arbeitsrealität

Wie im Sozialwesen gearbeitet wird:

Merkmal	Beschreibung
Projektfinanziert	Fördermittel für Projekte
Berichtspflichtig	Nachweise für Geldgeber
Klientenbezogen	Arbeit mit Menschen
Ehrenamtlich	Freiwillige mit dabei
Ressourcenknapp	Wenig Geld für Admin

Finanzierung

Woher das Geld kommt:

Öffentliche Fördermittel – EU, Bund, Land, Kommune
Stiftungen – Private Förderer
Spenden – Privatpersonen, Unternehmen
Mitgliedsbeiträge – Bei Vereinen
Leistungsentgelte – Für erbrachte Dienste
Eigenmittel – Selten, begrenzt

Zeiterfassung für NGOs

MyTimeTracker ist einfach und günstig – passend für gemeinnützige Organisationen.

Sofort einsatzbereit
DSGVO-konform
Keine Einrichtung nötig

Kostenlos testen

Fördernachweise

Was Geldgeber fordern

Typische Anforderungen:

Anforderung	Beschreibung
Stundennachweise	Wer hat wie viel gearbeitet
Projektbezug	Zeit dem Projekt zuordnen
Tätigkeitsbeschreibung	Was wurde gemacht
Unterschrift	Bestätigung der Korrektheit
Prüffähigkeit	Belege für Prüfung

Dokumentationsstandards

Was erfüllt werden muss:

Vollständigkeit – Alle Stunden erfasst
Genauigkeit – Keine Schätzungen
Nachprüfbarkeit – Original-Aufzeichnungen
Unterschriften – Mitarbeiter, ggf. Vorgesetzter
Aufbewahrung – Oft 10 Jahre
Format – Oft vorgegebene Formulare

Typische Fehler

Was bei Prüfungen auffällt:

Fehler	Folge
Fehlende Nachweise	Rückforderung
Nicht zuordenbar	Kürzung
Nachträglich erstellt	Verdacht
Unstimmigkeiten	Prüfung
Überlappungen	Doppelförderung?

Projektbezogene Erfassung

Struktur

Wie aufbauen:

Ebene	Beispiel
Fördergeber	EU-Sozialfonds
Projekt	Jugendberufshilfe 2025
Arbeitspaket	Beratung, Vermittlung
Tätigkeit	Einzelgespräch, Workshop

Mehrere Projekte

Wenn Mitarbeiter in mehreren Projekten:

Tageserfassung – Welche Stunden wohin
Anteil – % der Stelle pro Projekt
Exakt – Nicht schätzen, erfassen
Konsistent – Gleiche Logik immer
Plausibel – Prüfer schaut kritisch

Splitting

Arbeitszeit aufteilen:

Situation	Erfassung
100% ein Projekt	Einfach zuordnen
50/50 zwei Projekte	Täglich splitten
Variabel	Exakt erfassen
Overhead	Anteilig verteilen

Projekt-Zeiterfassung

MyTimeTracker macht Projektzeiten transparent – perfekt für Förderberichte.

Sofort einsatzbereit
DSGVO-konform
Keine Einrichtung nötig

14 Tage kostenlos testen

Ehrenamtliche Zeit

Warum erfassen

Gründe:

Grund	Nutzen
Eigenanteil	Oft anrechenbar
Wertschätzung	Zeigt Einsatz
Ressourcenplanung	Was leisten Ehrenamtliche
Nachweis	Gegenüber Geldgebern
Statistik	Für Jahresberichte

Wie erfassen

Methoden:

Einfaches System – Nicht zu komplex
Selbsterfassung – Ehrenamtliche tragen selbst ein
Liste – Bei Treffen unterschreiben
App – Wenn technikaffin
Bestätigung – Koordinator prüft

Eigenanteil

Bei Förderungen:

Aspekt	Regelung
Stundensatz	Oft pauschal (z.B. 15 €/h)
Nachweis	Unterschrieben
Maximum	Je nach Förderprogramm
Anrechenbar	Prüfen!

Compliance

Anforderungen

Was beachten:

Thema	Anforderung
Doppelförderung	Keine Stunde doppelt abrechnen
Trennung	Projekte klar abgrenzen
Transparenz	Nachvollziehbar dokumentieren
Prüfung	Jederzeit möglich
Aufbewahrung	Lange Fristen

Prüfungen

Was kommt:

Mittelabruf – Beim Anfordern von Geld
Zwischenbericht – Während des Projekts
Verwendungsnachweis – Am Projektende
Stichproben – Zufällige Kontrolle
Sonderprüfung – Bei Verdacht

Praktische Umsetzung

Einfach halten

Ressourcenknappheit berücksichtigen:

Prinzip	Umsetzung
Einfach	Klare Struktur, wenig Klicks
Schnell	Tageserfassung unter 2 Min
Integriert	Mit anderen Systemen verbunden
Günstig	NGO-Rabatte nutzen
Mobil	Für Außendienst/Klienten

Workflow

Typischer Ablauf:

Arbeitsbeginn – Erfassung starten
Projektwechsel – Umbuchen
Arbeitsende – Erfassung beenden
Wöchentlich – Vollständigkeit prüfen
Monatlich – Freigabe, Export

Export

Für Berichte:

Bericht	Format
Monatsnachweis	PDF, Excel
Projektübersicht	Aggregiert
Jahresbericht	Zusammenfassung
Verwendungsnachweis	Nach Vorgabe

Häufige Fragen

Wenn die ehrenamtliche Arbeit als Eigenanteil bei Fördermitteln angerechnet werden soll: ja. Auch sonst ist es sinnvoll – für Wertschätzung, Ressourcenplanung und Jahresberichte. Die Erfassung sollte aber einfach sein, um Ehrenamtliche nicht zu belasten.

Zeitnah erfassen (nicht nachträglich), vollständig dokumentieren (keine Lücken), korrekt zuordnen (kein Vermischen von Projekten), unterschreiben lassen (Mitarbeiter, ggf. Vorgesetzter), aufbewahren (mindestens 10 Jahre). Bei Unsicherheit: Fördergeber fragen, bevor Fehler passieren.

Ja, das ist üblich. Aber: Die Aufteilung muss täglich dokumentiert werden, nicht pauschal geschätzt. Wenn jemand 50% in Projekt A und 50% in Projekt B arbeitet, muss täglich erfasst werden, welche Stunden wohin gehören. Pauschalverteilung akzeptieren Prüfer oft nicht.

Im besten Fall: Nachbessern, erklären. Im schlechten Fall: Fördermittel werden (teilweise) zurückgefordert. Bei schweren Verstößen: Ausschluss von zukünftiger Förderung. Deshalb: Von Anfang an sauber dokumentieren ist günstiger als später Probleme lösen.

Viele Softwareanbieter haben NGO-Rabatte oder kostenlose Versionen für kleine gemeinnützige Organisationen. Fragen Sie aktiv danach oder suchen Sie gezielt nach 'NGO-Pricing' oder 'Non-Profit-Rabatt'. Die Ersparnis kann erheblich sein.

Fazit

Im Sozialwesen und bei NGOs ist Zeiterfassung mehr als Pflicht – sie ist Voraussetzung für Förderfähigkeit. Projektbezogene Dokumentation, vollständige Nachweise und prüffähige Unterlagen sind entscheidend. Auch ehrenamtliche Zeit sollte erfasst werden, wenn sie als Eigenanteil zählt. Dabei gilt: So einfach wie möglich, so genau wie nötig. Gute Zeiterfassung schützt vor Rückforderungen und macht Transparenz möglich.

Zeiterfassung im Sozialwesen und bei NGOs