Zeiterfassung in Vereinen und NGOs

Vereine und gemeinnützige Organisationen beschäftigen Hauptamtliche und koordinieren Ehrenamtliche. Beide Gruppen haben unterschiedliche Anforderungen an die Zeiterfassung.

Das Wichtigste in Kürze

Hauptamtliche: Volle Arbeitszeiterfassung wie in Unternehmen
Ehrenamtliche: Keine Pflicht, aber oft sinnvoll
Projektförderung: Oft Nachweis der Arbeitszeit erforderlich
Minijobber: Dokumentationspflicht besteht
Mischformen beachten

Hauptamtliche Mitarbeiter

Rechtliche Situation

Hauptamtliche in Vereinen:

Aspekt	Regelung
Arbeitsrecht	Gilt vollständig
Arbeitszeitgesetz	Gilt vollständig
Zeiterfassungspflicht	Ja, wie in Unternehmen
Sozialversicherung	Voll versichert

Typische Positionen

Geschäftsführung
Projektleitung
Verwaltung/Buchhaltung
Öffentlichkeitsarbeit
Fundraising
Projektmitarbeiter
Assistenz

Zeiterfassung für Hauptamtliche

Wie in anderen Organisationen:

Arbeitsbeginn und -ende
Pausen
Überstunden
Urlaub und Krankheit

Zeiterfassung für Vereine

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Ehrenamtliche

Keine Arbeitnehmer

Ehrenamtliche sind rechtlich keine Arbeitnehmer:

Merkmal	Arbeitnehmer	Ehrenamtlicher
Weisungsgebunden	Ja	Eingeschränkt
Vergütung	Ja	Nein (Aufwandspauschale möglich)
Kündigungsschutz	Ja	Nein
Arbeitszeitgesetz	Gilt	Gilt nicht

Warum trotzdem erfassen?

Gute Gründe für Dokumentation:

Nachweis gegenüber Fördermittelgebern
Versicherungsschutz (Unfallversicherung)
Wertschätzung der geleisteten Arbeit
Planung und Koordination

Einfache Erfassung

Für Ehrenamtliche geeignet:

Methode	Vorteil
Papierliste	Einfach, kein Gerät nötig
Einfache App	Schnell am Smartphone
Excel-Tabelle	Kostenfrei
Selbstauskunft	Einmal pro Monat ausfüllen

Projektförderung

Fördermittel und Nachweise

Bei öffentlicher Förderung oft:

Personalkosten nachweisen
Stundenzettel vorlegen
Projektbezogene Zuordnung
Monatliche/quartalsweise Berichte
Schlussabrechnung

Stundenzettel für Förderprojekte

Was oft verlangt wird:

Element	Anforderung
Name	Wer hat gearbeitet?
Datum	An welchem Tag?
Stunden	Wie viele?
Tätigkeit	Was wurde gemacht?
Projekt	Welches Förderprojekt?
Unterschrift	Bestätigung

Ehrenamtliche in Förderprojekten

Ehrenamtliche Arbeit als Eigenanteil:

Oft als „Eigenleistung" anerkannt
Dokumentation wichtig
Stundenwert kann angesetzt werden
Nachweispflicht wie bei Hauptamtlichen

Förderprojekte dokumentieren

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Minijobber im Verein

Besondere Regelungen

Vereine beschäftigen oft Minijobber:

Aspekt	Regelung
Verdienstgrenze	538 € (2024)
Zeiterfassung	Pflicht (wie bei anderen Arbeitgebern)
Mindestlohn	Gilt
Aufbewahrung	2 Jahre

Typische Minijobs

Trainertätigkeit
Büroaushilfe
Platzwart
Kassenwart mit Vergütung
Jugendarbeit
Veranstaltungshilfe

Übungsleiter und Trainer

Übungsleiterpauschale

Steuerfrei bis zu bestimmten Grenzen:

Pauschale	Betrag (2024)
Übungsleiterpauschale	3.000 €/Jahr
Ehrenamtspauschale	840 €/Jahr

Zeiterfassung für Übungsleiter

Empfehlung:

Trainingsstunden dokumentieren
Vor- und Nachbereitung
Wettkampfbegleitung
Fahrtzeiten (wenn vergütet)

Veranstaltungen

Zeiterfassung bei Events

Bei Vereinsveranstaltungen:

Gruppe	Erfassung
Hauptamtliche	Arbeitszeit voll erfassen
Minijobber	Arbeitszeit erfassen
Ehrenamtliche	Dokumentation empfohlen
Externe Helfer	Ggf. für Versicherung

Besondere Arbeitszeiten

Bei Veranstaltungen oft:

Lange Tage
Wochenendarbeit
Abendveranstaltungen
Arbeitszeitgesetz für Hauptamtliche beachten!

Mischformen

Wenn die Grenzen verschwimmen

In der Praxis oft:

Ehrenamtlicher wird zum Minijobber
Teilzeit-Hauptamtlicher mit ehrenamtlichem Engagement
Übungsleiter mit verschiedenen Rollen

Klare Trennung

Empfehlung:

Rollen klar definieren
Verträge sauber gestalten
Zeiten getrennt erfassen
Vergütung eindeutig zuordnen

Vorstand

Ehrenamtlicher Vorstand

Vorstände sind meist ehrenamtlich:

Keine Arbeitnehmer
Keine Arbeitszeiterfassungspflicht
Aber: Kann für Entlastung dokumentiert werden

Hauptamtlicher Vorstand

Bei größeren NGOs:

Arbeitsvertrag möglich
Dann volle Arbeitszeiterfassung
Wie andere Hauptamtliche

Häufige Fragen

Rechtlich nein, da sie keine Arbeitnehmer sind. Praktisch ist eine Dokumentation aber oft sinnvoll – für Fördernachweise, die Unfallversicherung oder einfach zur Wertschätzung der geleisteten Arbeit.

Für hauptamtliche Mitarbeiter mit Arbeitsvertrag gilt das Arbeitszeitgesetz vollständig. Für ehrenamtliche Helfer gilt es nicht – sie sind keine Arbeitnehmer im rechtlichen Sinne.

Fördermittelgeber verlangen meist Stundenzettel mit Datum, Dauer, Tätigkeit und Unterschrift. Auch ehrenamtliche Stunden können oft als Eigenleistung angerechnet werden, brauchen aber die gleiche Dokumentation.

Die steuerfreie Pauschale (bis 3.000 €/Jahr) ändert nichts an der Frage, ob jemand Arbeitnehmer ist. Wenn die Kriterien eines Arbeitsverhältnisses erfüllt sind, muss die Zeit erfasst werden – unabhängig von der steuerlichen Behandlung.

Ja, die Dokumentationspflicht für Arbeitszeiten gilt auch für Vereine als Arbeitgeber. Minijobber sind Arbeitnehmer, und deren Arbeitszeit muss dokumentiert werden.

Fazit

Zeiterfassung in Vereinen und NGOs betrifft vor allem die hauptamtlichen Mitarbeiter – hier gelten die gleichen Regeln wie in Unternehmen. Für Ehrenamtliche besteht keine Pflicht, aber eine Dokumentation ist oft sinnvoll – insbesondere bei Förderprojekten. Minijobber (z.B. Trainer, Aushilfen) unterliegen der Dokumentationspflicht. Wichtig ist eine klare Trennung der verschiedenen Tätigkeitsformen.

Zeiterfassung in Vereinen und NGOs