Dienstplan-Software auswählen: Kriterien und Tipps
Excel war gestern – aber welche Software ist die richtige?
Das Wichtigste in Kürze
- Anforderungen vor der Suche klären
- Kernfunktionen: Planung, Kommunikation, Auswertung
- Benutzerfreundlichkeit entscheidend
- Kosten und ROI abwägen
- Testphase nutzen
Warum Software statt Excel
Grenzen von Excel
Wann Excel nicht mehr reicht:
| Problem | Auswirkung |
|---|---|
| Keine Echtzeit | Versionen-Chaos |
| Keine Automatik | Alles manuell |
| Fehleranfällig | Formelfehler |
| Keine Kommunikation | Extra Kanäle nötig |
| Keine Auswertung | Aufwändig |
Vorteile von Software
Was Software besser kann:
- Automatisierung – Regeln, Vorlagen, Vorschläge
- Kommunikation – Direkt im System
- Transparenz – Alle sehen aktuellen Stand
- Compliance – Regeln werden geprüft
- Auswertung – Reports auf Knopfdruck
Dienstplanung leicht gemacht
MyTimeTracker bietet intuitive Schichtplanung – auch für komplexe Anforderungen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Anforderungen definieren
Vor der Suche klären
Wichtige Fragen:
| Frage | Warum wichtig |
|---|---|
| Wie viele Mitarbeiter? | Preismodell, Komplexität |
| Welche Schichten? | Funktionsumfang |
| Wer plant? | Rechteverwaltung |
| Welche Regeln? | Automatisierung |
| Mobile Nutzung? | App erforderlich? |
Must-have vs. Nice-to-have
Priorisieren:
- Must-have – Ohne das geht es nicht
- Should-have – Wichtig, aber nicht kritisch
- Nice-to-have – Wäre schön
- Won't-have – Brauchen wir nicht
Kernfunktionen
Planungsfunktionen
Was die Software können sollte:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Schichten anlegen | Zeiten, Anforderungen |
| Mitarbeiter zuweisen | Drag & Drop |
| Regeln prüfen | ArbZG, Qualifikation |
| Vorlagen | Wiederkehrende Muster |
| Automatische Planung | KI-Unterstützung |
Kommunikation
Mitarbeiter einbinden:
- Plan veröffentlichen – Per App, E-Mail
- Wunschangabe – Mitarbeiter geben Präferenzen an
- Tauschbörse – Schichten untereinander tauschen
- Benachrichtigungen – Bei Änderungen
- Chat/Kommentare – Im System kommunizieren
Auswertung
Daten nutzen:
| Report | Nutzen |
|---|---|
| Arbeitsstunden | Pro Mitarbeiter, Team |
| Verteilung | Nacht, Wochenende |
| Auslastung | Über-/Unterbesetzung |
| Abweichungen | Plan vs. Ist |
Auswahlkriterien
Benutzerfreundlichkeit
Entscheidend für Akzeptanz:
| Aspekt | Prüfen |
|---|---|
| Intuitive Oberfläche | Ohne Schulung nutzbar? |
| Schnelle Planung | Wenige Klicks |
| Übersichtlich | Auf einen Blick |
| Mobile App | Gut bedienbar? |
Flexibilität
An eigene Prozesse anpassbar:
- Schichtmodelle – Eigene definieren
- Regeln – Individuell konfigurieren
- Rollen – Rechte anpassen
- Felder – Eigene Attribute
- Workflows – Genehmigungen etc.
Integration
Mit anderen Systemen verbinden:
| Integration | Nutzen |
|---|---|
| Zeiterfassung | Ist-Zeiten abgleichen |
| Lohnbuchhaltung | Zuschläge übergeben |
| HR-System | Stammdaten synchron |
| Kalender | Abwesenheiten |
Alles in einem System
MyTimeTracker vereint Zeiterfassung und Dienstplanung – nahtlos integriert.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Kosten und Preismodelle
Typische Preismodelle
Was es kostet:
| Modell | Beschreibung |
|---|---|
| Pro Mitarbeiter | 2-10€/MA/Monat |
| Flatrate | Festpreis für Unternehmen |
| Modulbasiert | Grundpreis + Zusatzfunktionen |
| On-Premise | Einmallizenz + Wartung |
Gesamtkosten beachten
Nicht nur Lizenz:
- Lizenzkosten – Monatlich/jährlich
- Einrichtung – Setup, Migration
- Schulung – Für Planer
- Support – Oft inklusive
- Anpassungen – Individuelle Wünsche
Evaluierung
Testphase nutzen
So testen:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| Testzugang | Anfordern (meist kostenlos) |
| Reale Daten | Echte Schichten planen |
| Team einbinden | Feedback einholen |
| Support testen | Fragen stellen |
| Vergleichen | Mehrere Anbieter |
Referenzen prüfen
Was andere sagen:
- Bewertungen – Online-Portale
- Branche – Passende Kunden?
- Größe – Ähnliche Unternehmen?
- Direkt fragen – Referenzkunden kontaktieren
- Case Studies – Dokumentierte Erfolge
Häufige Fehler
Was vermeiden
Typische Fallen:
| Fehler | Vermeidung |
|---|---|
| Zu viel Funktionen | Nur kaufen, was nötig |
| Zu wenig testen | Ausführlich prüfen |
| Team vergessen | Mitarbeiter einbinden |
| Nur Preis schauen | Gesamtkosten, ROI |
| Keine Migration planen | Datentransfer bedenken |
Häufige Fragen
Nicht unbedingt. Viele Systeme bieten beides integriert – das hat Vorteile: Daten fließen automatisch, eine Oberfläche, weniger Kosten. Wenn Sie bereits ein System haben, prüfen Sie, ob es erweiterbar ist. Separate Systeme können sinnvoll sein, wenn Sie sehr spezielle Anforderungen in einem Bereich haben.
Von wenigen Tagen bis mehrere Wochen. Cloud-Lösungen sind schneller startklar. Der Aufwand hängt ab von: Anzahl Mitarbeiter, Komplexität der Schichtmodelle, Datenmigration, Schulungsbedarf. Ein realistischer Zeitrahmen für ein mittelständisches Unternehmen: 2-4 Wochen bis zum produktiven Einsatz.
Bei den meisten modernen Lösungen: ja. Mobile Apps gehören zum Standard. Mitarbeiter können ihren Plan einsehen, Wünsche eingeben, Schichten tauschen – alles vom Smartphone. Achten Sie bei der Auswahl auf die Qualität der App: Ist sie intuitiv? Funktioniert sie offline?
Deshalb ist die Testphase so wichtig: Nutzen Sie kostenlose Testzeiträume ausgiebig. Prüfen Sie Kündigungsfristen vor Vertragsabschluss. Achten Sie auf Datenexport-Möglichkeiten, falls Sie wechseln müssen. Seriöse Anbieter bieten flexible Vertragsbedingungen.
Viele Systeme bieten automatische Planungsvorschläge – basierend auf Regeln, Verfügbarkeiten und Qualifikationen. Die Qualität variiert stark. Vollautomatische Planung ersetzt selten die menschliche Feinabstimmung, kann aber viel Zeit sparen. Testen Sie diese Funktion besonders gründlich.
Fazit
Die richtige Dienstplan-Software spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit. Klären Sie zuerst Ihre Anforderungen, priorisieren Sie Funktionen, und testen Sie ausführlich. Benutzerfreundlichkeit und Integration sind oft wichtiger als Funktionsumfang. Binden Sie Ihr Team in die Auswahl ein – sie müssen damit arbeiten.
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