Mehrprojektarbeit: Zeit auf Projekte verteilen
Wenn Sie an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten – so behalten Sie den Überblick.
Das Wichtigste in Kürze
- Mehrprojektarbeit ist in vielen Bereichen Alltag
- Klare Zeiterfassung pro Projekt unverzichtbar
- Wechselkosten zwischen Projekten beachten
- Priorisierung und Planung helfen
- Projektleiter brauchen realistische Zeitschätzungen
Die Herausforderung
Typische Situation
Was Mehrprojektarbeit ausmacht:
| Merkmal | Beschreibung |
|---|---|
| Mehrere Projekte | 2-5 gleichzeitig aktiv |
| Verschiedene Kunden | Unterschiedliche Anforderungen |
| Wechselnde Prioritäten | Was ist heute dringend |
| Fragmentierte Zeit | Nie am Stück an einer Sache |
Probleme ohne System
Was passiert:
- Überblick verlieren – Woran habe ich gearbeitet?
- Falsche Zuordnung – Stunden auf falsches Projekt
- Ungleichgewicht – Ein Projekt vernachlässigt
- Stress – Ständiges Umschalten
- Schlechte Schätzungen – Keine Daten für Planung
- Projektleiter frustriert – "Wo ist mein Mitarbeiter?"
Projekte im Griff
MyTimeTracker für Mehrprojektarbeit.
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Zeiterfassung bei Mehrprojektarbeit
Warum besonders wichtig
Gründe:
| Grund | Erklärung |
|---|---|
| Transparenz | Wer arbeitet woran |
| Abrechnung | Richtige Zuordnung für Rechnung |
| Planung | Realistische Kapazitäten |
| Priorisierung | Wo geht Zeit verloren |
Wie erfassen
Praktische Tipps:
- Sofort erfassen – Nicht am Tagesende
- Projekt wechseln = Buchen – Alte Buchung stoppen, neue starten
- Kleine Einheiten OK – Auch 15min sind relevant
- Nicht-Projektzeit – Meetings, Admin auch erfassen
- Wechselkosten – Einarbeitungszeit einrechnen
- Tagesende prüfen – Stimmt die Summe?
Strategien für Mehrprojektarbeit
Zeitblöcke bilden
Ansatz:
| Strategie | Umsetzung |
|---|---|
| Projekt-Tage | Tag X nur Projekt A |
| Projekt-Halbtage | Vormittag A, Nachmittag B |
| Fokuszeiten | 2-3h am Stück pro Projekt |
| Übergänge planen | Zeit zum Umschalten |
Priorisierung
Was zuerst:
- Dringlichkeit – Was hat Deadline
- Wichtigkeit – Was hat großen Impact
- Abhängigkeiten – Wer wartet auf mich
- Aufwand – Kleine Aufgabe schnell erledigen
- Energie – Schwieriges wenn fit
- Vereinbarungen – Was wurde zugesagt
Projektübersicht
MyTimeTracker Dashboard: Alle Projekte auf einen Blick.
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Wechselkosten verstehen
Das Problem
Context Switching kostet:
| Effekt | Auswirkung |
|---|---|
| Einarbeitungszeit | Wo war ich? |
| Konzentrationsverlust | Wieder reinkommen |
| Fehler | Bei häufigem Wechsel |
| Zeitverlust | 15-30min pro Wechsel |
Wechsel minimieren
Strategien:
- Zeitblöcke – Längere Phasen pro Projekt
- Übergänge planen – Nicht spontan wechseln
- Ähnliches bündeln – Verwandte Aufgaben zusammen
- Unterbrechungen blocken – Fokuszeit schützen
- Erreichbarkeit regeln – Nicht immer für alle verfügbar
Kommunikation mit Projektleitern
Das Problem
Mehrere Chefs:
| Situation | Konflikt |
|---|---|
| Jeder will 100% | Geht nicht |
| Konkurrierende Deadlines | Wer gewinnt |
| Unklare Prioritäten | Sie müssen entscheiden |
| Überlast | Zu viel für eine Person |
Lösung
Transparent kommunizieren:
- Kapazität transparent – "Ich habe 40h, davon 10 für Sie"
- Auslastung zeigen – Zeiterfassungsdaten teilen
- Konflikte melden – "Zwei Deadlines gleichzeitig"
- Vorschläge machen – "Was hat Priorität?"
- Eskalation – Bei Überlast: Führungskraft
- Realistisch bleiben – Nicht alles zusagen
Auswertung nutzen
Was analysieren
Nützliche Einsichten:
| Kennzahl | Nutzen |
|---|---|
| Zeit pro Projekt | Verteilung sehen |
| Trend | Mehr/weniger über Zeit |
| Wechselhäufigkeit | Wie oft umschalten |
| Plan vs. Ist | Realität vs. Planung |
Für bessere Planung
Was lernen:
- Aufwand pro Projekttyp – Für Schätzungen
- Typische Verteilung – Wie viel wofür realistisch
- Pufferzeiten – Wie viel für Unvorhergesehenes
- Nicht-Projektzeit – Meetings, Admin
- Optimierungspotenzial – Wo geht Zeit verloren
Häufige Fragen
Projektzuordnung ist Pflicht – ohne sie keine sinnvolle Abrechnung oder Planung. Die Granularität hängt vom Zweck ab: Für Kundenabrechnung genauer (Aufgaben-Level), für interne Planung reicht oft Projekt-Level.
Das ist ineffizient – versuchen Sie, Zeitblöcke zu bilden. Wenn das organisatorisch nicht geht, erfassen Sie den Wechsel und machen Sie die Wechselkosten sichtbar. Manchmal hilft das, die Arbeitsorganisation zu ändern.
Nach Vereinbarung und Priorität. Wenn Sie 50% für Projekt A zugesagt haben, sollten auch ca. 50% dort landen. Zeiterfassung macht das sichtbar. Bei Konflikten: Eskalieren, nicht selbst entscheiden.
Sofort kommunizieren – dem Projektleiter und anderen betroffenen Projekten. Nicht einfach Zeit von woanders abziehen. Gemeinsam eine Lösung finden: Umpriorisierung, Verschiebung, Ressourcen-Aufstockung.
Entweder auf ein internes Projekt 'Overhead/Admin' buchen, oder anteilig auf die Projekte verteilen. Wichtig ist, dass diese Zeit nicht verschwindet – sie ist real und muss irgendwo auftauchen.
Fazit
Mehrprojektarbeit ist anspruchsvoll, aber mit der richtigen Zeiterfassung beherrschbar. Erfassen Sie konsequent pro Projekt, bilden Sie Zeitblöcke um Wechselkosten zu reduzieren, und kommunizieren Sie Ihre Auslastung transparent. Die Daten helfen bei der Priorisierung und machen Konflikte sichtbar, bevor sie eskalieren. Projektleiter und Sie selbst profitieren von realistischen Einschätzungen statt Überlastung.
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