Nicht-abrechenbare Zeit sinnvoll erfassen

Nicht jede Arbeitsstunde kann dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Trotzdem lohnt es sich, auch diese Zeiten zu dokumentieren. Warum – und wie?

Das Wichtigste in Kürze

Interne Zeit ist auch Arbeitszeit
Dokumentation wichtig für Kalkulation
Hilft bei Optimierung von Prozessen
Basis für realistische Stundensätze
Gesetzliche Erfassungspflicht gilt auch hier

Was ist nicht-abrechenbare Zeit?

Definition

Zeit, die nicht einem Kundenprojekt zugeordnet werden kann:

Kategorie	Beispiele
Akquise	Angebote schreiben, Pitches
Administration	E-Mails, Buchhaltung
Weiterbildung	Schulungen, Lektüre
Meetings	Interne Besprechungen
Organisation	Planung, Koordination

Billable vs. Non-billable

Billable (abrechenbar) – Projektarbeit für Kunden
Meetings mit Kunden
Dokumentation für Kunden
Non-billable (nicht abrechenbar) – Interne Meetings
Akquise
Administration
Weiterbildung

Warum interne Zeit erfassen?

Vollständiges Bild

Nur mit allen Zeiten verstehen Sie:

Wie viel Zeit für Overhead draufgeht
Wie Ihre tatsächliche Auslastung ist
Wo Optimierungspotenzial liegt
Ob Ihre Stundensätze realistisch sind

Kalkulationsgrundlage

Für realistische Preise:

Rechnung	Beispiel
Gesamt-Arbeitszeit	160 h/Monat
Billable Rate	70%
Billable Stunden	112 h
Umsatz bei 100 €/h	11.200 €
Non-billable Stunden	48 h
Kosten für Overhead	In Stundensatz einkalkulieren

Optimierung

Durch Analyse der Non-billable-Zeit:

Welche internen Prozesse dauern zu lang?
Wo kann automatisiert werden?
Sind Meetings effizient?
Wie viel Zeit geht für Admin drauf?

Alle Zeiten erfassen

MyTimeTracker unterscheidet billable und non-billable – für vollständige Übersicht.

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Kategorien für interne Zeit

Typische Kategorien

Kategorie	Was darunter fällt
Admin	E-Mails, Telefonate, Buchhaltung
Akquise	Angebote, Pitches, Networking
Training	Weiterbildung, Zertifizierungen
Meetings	Interne Meetings, Standups
Recruiting	Interviews, Onboarding
Orga	Planung, Prozesse, Tools

Detailgrad

Die richtige Granularität finden:

"Internes" (alles in einem Topf)
Akquise
Admin
Training
Meetings
E-Mails intern
E-Mails extern
Telefon intern
Telefon extern
... (zu viele Kategorien)

Erfassung in der Praxis

Wie erfassen?

Gleich wie billable Zeit:

Beim Wechsel der Tätigkeit buchen
Kurze Beschreibung hinzufügen
Projekt = "Intern" oder Kategorie
Am Ende des Tages kontrollieren

Ehrlich sein

Versuchung: Weniger interne Zeit buchen, um besser auszusehen.

Warum das schadet:

Kalkulation wird falsch
Überlastung nicht erkennbar
Optimierungspotenzial bleibt verborgen
Unrealistische Erwartungen entstehen

Transparente Zeiterfassung

MyTimeTracker macht die Erfassung einfach – für billable und non-billable.

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Auswertung und Analyse

Kennzahlen

Wichtige Metriken:

Kennzahl	Berechnung
Billable Rate	Billable / Gesamt × 100
Overhead-Quote	Non-billable / Gesamt × 100
Akquise-Quote	Akquise / Non-billable × 100
Admin-Quote	Admin / Non-billable × 100

Benchmarks

Je nach Branche unterschiedlich:

Branche	Typische Billable Rate
Beratung	70-85%
Agentur	60-75%
IT-Dienstleister	65-80%
Handwerk	75-90%

Trends erkennen

Über Zeit beobachten:

Steigt die Admin-Zeit?
Sinkt die Akquise (gut oder schlecht?)?
Wie entwickelt sich die Billable Rate?

Reduzierung von Overhead

Ansatzpunkte

Wo Zeit sparen?

Bereich	Maßnahme
E-Mails	Feste Zeiten, keine ständige Prüfung
Meetings	Kürzere Meetings, Agenda vorher
Admin	Automatisierung, Tools
Akquise	Qualität vor Quantität

Was nicht optimieren

Manche Non-billable-Zeit ist wichtig:

Weiterbildung → Investition
Strategische Planung → Langfristig wertvoll
Teamevents → Motivation
Sorgfältige Akquise → Bessere Projekte

Gesetzliche Pflicht

Arbeitszeitgesetz

Auch Non-billable-Zeit ist Arbeitszeit:

Muss erfasst werden
Zählt zur Höchstarbeitszeit
Keine Ausnahme für "interne" Arbeit

Vollständigkeit

Für Compliance wichtig:

Alle Arbeitsstunden dokumentieren
Nicht nur Kundenprojekte
Auch Meetings, Admin, Weiterbildung
Lückenlose Erfassung

Häufige Fragen

Ja, das Arbeitszeitgesetz verlangt die Erfassung aller Arbeitsstunden. Außerdem ist die Erfassung wichtig für realistische Kalkulationen und zur Optimierung Ihrer internen Prozesse.

Detailliert genug, um sinnvolle Auswertungen zu machen. Kategorien wie Akquise, Admin, Training und Meetings reichen meist. Zu viele Unterkategorien machen die Erfassung mühsam.

Das hängt von der Branche ab. In der Beratung sind 70-85% üblich, in Agenturen oft 60-75%. Zu hohe Billable Rates können auf Überlastung oder fehlende Weiterbildung hindeuten.

Analysieren Sie, wohin die Zeit fließt. Häufige Zeitfresser: zu viele Meetings, ineffiziente Admin-Prozesse, ständige E-Mail-Checks. Automatisierung und klare Prozesse helfen.

Kurze Pausen sind in der Regel keine separate Buchung wert. Längere Pausen (Mittagspause) sind ohnehin keine Arbeitszeit. Buchen Sie das, was für Ihre Auswertungen sinnvoll ist.

Fazit

Nicht-abrechenbare Zeit zu erfassen, ist kein Mehraufwand – es ist eine Investition in bessere Entscheidungen. Nur mit vollständigen Daten können Sie realistische Stundensätze kalkulieren, Optimierungspotenzial erkennen und Ihre Auslastung steuern. Außerdem: Die gesetzliche Zeiterfassungspflicht unterscheidet nicht zwischen billable und non-billable. Erfassen Sie alles – und nutzen Sie die Erkenntnisse.

Nicht-abrechenbare Zeit sinnvoll erfassen