Projektcontrolling: Wichtige Kennzahlen für Projekte

Projektcontrolling: Wichtige Kennzahlen für Projekte

Projekte ohne Controlling sind wie Autofahren ohne Tacho: Man weiß nie, wo man steht. Die richtigen Kennzahlen helfen, Budgets einzuhalten, Ressourcen zu steuern und die Profitabilität zu sichern.

Das Wichtigste in Kürze

• Projektcontrolling basiert auf verlässlicher Zeiterfassung
• Budgetkennzahlen zeigen Planabweichungen frühzeitig
• Auslastungskennzahlen optimieren den Ressourceneinsatz
• Profitabilitätskennzahlen bewerten den wirtschaftlichen Erfolg
• Regelmäßiges Monitoring ermöglicht rechtzeitiges Gegensteuern

Grundlagen des Projektcontrollings

Was ist Projektcontrolling?

Definition: Projektcontrolling umfasst alle Maßnahmen zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten hinsichtlich:

• Zeit (Termine)
• Kosten (Budget)
• Leistung (Qualität, Umfang)

Ziele:

• Planabweichungen erkennen
• Rechtzeitig gegensteuern
• Projekterfolg sichern
• Lessons Learned gewinnen

Zeiterfassung als Basis

Warum essenziell:

• Stunden sind die Währung im Projektgeschäft
• Kostenberechnung basiert auf Zeitaufwand
• Ohne genaue Daten kein genaues Controlling

Anforderungen:

• Tägliche Erfassung
• Zuordnung zu Projekten und Aufgaben
• Trennung fakturierbar/nicht fakturierbar

Budget-Kennzahlen

Budgetauslastung

Formel:

Budgetauslastung = Ist-Aufwand / Budget × 100%

Beispiel:

• Budget: 100 Stunden
• Ist-Aufwand: 72 Stunden
• Budgetauslastung: 72%

Interpretation:

Restbudget

Formel:

Restbudget = Budget - Ist-Aufwand

Beispiel:

• Budget: 100 Stunden
• Ist-Aufwand: 72 Stunden
• Restbudget: 28 Stunden

Budget at Completion (BAC)

Formel:

BAC = Geplantes Gesamtbudget

Nutzen: Referenzwert für alle Vergleiche.

Estimate at Completion (EAC)

Formel:

EAC = Ist-Aufwand + Geschätzter Restaufwand

Beispiel:

• Ist-Aufwand: 72 Stunden
• Geschätzter Restaufwand: 40 Stunden
• EAC: 112 Stunden

Bedeutung: Prognose für den Gesamtaufwand bei Projektende.

Kostenabweichung (Cost Variance)

Formel:

CV = Budgetierte Kosten - Ist-Kosten

Beispiel:

• Budget: 10.000 €
• Ist-Kosten: 7.200 €
• CV: +2.800 € (positiv = unter Budget)

Interpretation:

• CV > 0: Unter Budget
• CV = 0: Im Budget
• CV < 0: Über Budget

Auslastungs-Kennzahlen

Auslastungsgrad

Formel:

Auslastung = Produktive Stunden / Verfügbare Stunden × 100%

Beispiel:

• Verfügbare Stunden: 160 Std./Monat
• Produktive Stunden: 128 Std.
• Auslastung: 80%

Branchenrichtwerte:

Fakturierbare Quote

Formel:

Fakturierbar = Fakturierbare Stunden / Gesamtstunden × 100%

Beispiel:

• Gesamtstunden: 160 Std.
• Fakturierbar: 120 Std.
• Quote: 75%

Nicht-fakturierbare Zeit:

• Interne Meetings
• Akquise
• Verwaltung
• Weiterbildung

Überstundenquote

Formel:

Überstundenquote = Überstunden / Sollstunden × 100%

Warnsignal:

• Dauerhaft > 10%: Kapazitätsproblem
• Einzelne Mitarbeiter > 20%: Überlastungsgefahr

Profitabilitäts-Kennzahlen

Deckungsbeitrag

Formel:

Deckungsbeitrag = Umsatz - Variable Kosten

Für Projekte:

DB Projekt = Fakturierter Umsatz - (Stunden × Kostenssatz)

Beispiel:

• Umsatz: 12.000 €
• Kosten (100 Std. × 80 €): 8.000 €
• Deckungsbeitrag: 4.000 €

Projekt-Marge

Formel:

Marge = Deckungsbeitrag / Umsatz × 100%

Beispiel:

• Deckungsbeitrag: 4.000 €
• Umsatz: 12.000 €
• Marge: 33,3%

Bewertung:

Return on Project (ROP)

Formel:

ROP = Projekt-Gewinn / Projektkosten × 100%

Nutzen: Vergleichbarkeit verschiedener Projekte.

Zeit-Kennzahlen

Schedule Performance Index (SPI)

Formel:

SPI = Earned Value / Planned Value

Interpretation:

• SPI > 1: Voraus gegenüber Plan
• SPI = 1: Im Plan
• SPI < 1: Hinter Plan

Terminabweichung

Formel:

Terminabweichung = Ist-Ende - Plan-Ende

Beispiel:

• Plan-Ende: 15.03.
• Ist-Ende: 22.03.
• Abweichung: +7 Tage (Verspätung)

Durchlaufzeit

Formel:

Durchlaufzeit = Projektende - Projektstart

Vergleich:

• Geplante Durchlaufzeit
• Tatsächliche Durchlaufzeit
• Benchmark mit ähnlichen Projekten

Kennzahlen-Dashboard

Aufbau

Übersicht pro Projekt:

Ampelsystem

Farbcodierung:

• 🟢 Grün: Im Rahmen
• 🟡 Gelb: Warnung
• 🔴 Rot: Handlungsbedarf

Schwellenwerte definieren:

• Budget: Gelb ab 80%, Rot ab 95%
• Marge: Gelb unter 30%, Rot unter 20%
• Termin: Gelb ab 1 Woche, Rot ab 2 Wochen

Drill-Down

Von der Übersicht ins Detail:

• Einzelprojekt – Phase/Meilenstein
• Aufgabe
• Einzelbuchung

Reporting

Projektstatusbericht

Inhalt:

• Aktuelle Kennzahlen
• Abweichungsanalyse
• Risiken und Maßnahmen
• Prognose bis Projektende

Frequenz:

• Wöchentlich: Kurz-Update
• Monatlich: Detaillierter Bericht
• Quartalsweise: Management-Summary

Zielgruppen

Visualisierung

Empfohlene Darstellungen:

• Burndown-Chart (Restaufwand)
• Balkendiagramm (Budget vs. Ist)
• Ampel-Übersicht (Status)
• Trendlinien (Entwicklung)

Best Practices

Datenqualität sichern

Maßnahmen:

• Tägliche Zeiterfassung
• Plausibilitätsprüfungen
• Regelmäßige Reviews
• Korrekturmöglichkeiten

Typische Probleme:

• Nachträgliche Erfassung (ungenau)
• Pauschale Buchungen (nicht aussagekräftig)
• Fehlende Zuordnung (nicht auswertbar)

Regelmäßigkeit

Rhythmus:

• Täglich: Zeiterfassung
• Wöchentlich: Kennzahlen-Check
• Monatlich: Detailanalyse
• Projektende: Lessons Learned

Handlungsableitung

Bei Abweichungen:

1. Ursache analysieren
2. Auswirkungen bewerten
3. Maßnahmen definieren
4. Umsetzung verfolgen
5. Ergebnis prüfen

Software-Unterstützung

Anforderungen

Funktionen:

• Automatische Berechnung
• Echtzeit-Daten
• Drill-Down-Möglichkeit
• Export-Funktionen
• Benachrichtigungen bei Schwellenwerten

Integration

Datenquellen:

• Zeiterfassung (Stunden)
• Buchhaltung (Kosten, Umsatz)
• Projektmanagement (Meilensteine)
• HR (Mitarbeiter, Stundensätze)

Häufige Fragen zum Projektcontrolling

Fazit

Projektcontrolling mit den richtigen Kennzahlen macht den Unterschied zwischen erfolgreichen und gescheiterten Projekten. Die Basis ist eine zuverlässige Zeiterfassung, darauf aufbauend liefern Budget-, Auslastungs- und Profitabilitätskennzahlen die nötige Transparenz. Entscheidend ist die regelmäßige Analyse und konsequente Handlungsableitung.