Projektcontrolling mit Zeiterfassung: Methoden
Projekte steuern mit Zeitdaten – so behalten Sie Budget und Fortschritt im Blick.
Das Wichtigste in Kürze
- Zeitdaten als Grundlage für Projektcontrolling
- Soll-Ist-Vergleich zeigt Abweichungen früh
- Earned Value für Fortschrittsanalyse
- Regelmäßiges Monitoring statt Überraschungen
- Aus Abweichungen lernen
Warum Projektcontrolling
Ohne Controlling
Was passiert:
| Problem | Konsequenz |
|---|---|
| Zu spät erkannt | Kein Handlungsspielraum |
| Budget überschritten | Unprofitables Projekt |
| Zeitplan gerissen | Unzufriedene Kunden |
| Ressourcenkonflikte | Mehrere Projekte leiden |
| Wiederholung | Gleiche Fehler |
Mit Controlling
Vorteile:
- Früherkennung – Abweichungen rechtzeitig
- Steuerung – Eingreifen möglich
- Transparenz – Alle wissen Bescheid
- Entscheidungsgrundlage – Faktenbasiert handeln
- Lernen – Für zukünftige Projekte
Projekte im Griff
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Soll-Ist-Vergleich
Grundprinzip
Einfach und effektiv:
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Soll | Geplante Stunden |
| Ist | Tatsächliche Stunden |
| Abweichung | Differenz |
| Analyse | Warum Abweichung |
| Maßnahme | Was tun |
Berechnung
Kennzahlen:
- Absolute Abweichung – Ist - Soll (in Stunden)
- Relative Abweichung – (Ist - Soll) / Soll × 100%
- Verbrauchsquote – Ist / Budget × 100%
- Restbudget – Budget - Ist
- Prognose – Erwarteter Endwert
Earned Value
Methode
Fortschritt messen:
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Planned Value (PV) | Geplanter Wert zum Zeitpunkt |
| Earned Value (EV) | Wert der fertigen Arbeit |
| Actual Cost (AC) | Tatsächliche Kosten |
| SPI | Schedule Performance Index |
| CPI | Cost Performance Index |
Berechnung
Formeln:
- SPI = EV / PV – >1 = vor Plan, <1 = hinter Plan
- CPI = EV / AC – >1 = unter Budget, <1 = über Budget
- SV = EV - PV – Schedule Variance
- CV = EV - AC – Cost Variance
- EAC = Budget / CPI – Estimate at Completion
Projektfortschritt messen
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Meilenstein-Tracking
Fortschritt an Meilensteinen
Wie messen:
| Meilenstein | Soll-Datum | Ist-Datum | Status |
|---|---|---|---|
| Konzept fertig | 15.01. | 18.01. | 3 Tage Verzug |
| Design Review | 31.01. | 31.01. | Im Plan |
| Beta-Version | 28.02. | - | Offen |
Ampelsteuerung
Einfache Visualisierung:
- Grün – Im Plan (±5%)
- Gelb – Abweichung (5-20%)
- Rot – Kritisch (>20%)
- Eskalation – Bei Rot: Maßnahmen nötig
Regelmäßiges Monitoring
Frequenz
Wie oft prüfen:
| Projektgröße | Frequenz |
|---|---|
| Klein (<100h) | Wöchentlich |
| Mittel (100-500h) | 2× wöchentlich |
| Groß (>500h) | Täglich/Wöchentlich |
| Kritisch | Täglich |
Projekt-Review
Ablauf:
- Status zusammenstellen – Daten aktualisieren
- Abweichungen analysieren – Warum?
- Maßnahmen definieren – Was tun?
- Prognose aktualisieren – Erwartetes Ende
- Kommunizieren – Team, Stakeholder
Maßnahmen bei Abweichungen
Wenn über Budget
Optionen:
| Maßnahme | Wann sinnvoll |
|---|---|
| Scope reduzieren | Wenn Kernfunktionen reichen |
| Mehr Ressourcen | Wenn machbar |
| Effizienz steigern | Wenn Verschwendung |
| Nachverhandeln | Wenn Änderungen waren |
| Akzeptieren | Wenn unvermeidlich |
Eskalation
Wann eskalieren:
- <10% Abweichung – PM managt intern
- 10-25% Abweichung – Auftraggeber informieren
- >25% Abweichung – Steering Committee
- Projektstopp droht – Geschäftsleitung
- Immer – Dokumentieren
Häufige Fragen
So genau wie nötig. Für kleine Projekte reicht ein einfacher Soll-Ist-Vergleich. Für große, kritische Projekte lohnt sich Earned Value. Der Aufwand für Controlling sollte im Verhältnis zum Projektwert stehen. Nicht jedes Projekt braucht volle Methodik.
Typische Schwellenwerte: 5-10% Aufmerksamkeit, 10-20% Maßnahmen prüfen, >20% aktiv eingreifen. Das hängt vom Projekt ab: Bei knappem Budget früher, bei Puffer später. Definieren Sie Schwellenwerte vorher.
Verschiedene Methoden: Prozentschätzung (subjektiv), Meilensteine erreicht (objektiver), Stunden verbraucht vs. geschätzt, 0/50/100-Methode (nur drei Stufen). Wählen Sie die Methode passend zur Aufgabe. Meilensteine sind oft praktischer als Prozente.
Dann ist Controlling unzuverlässig. Maßnahmen: Erfassung einfordern, Vollständigkeit prüfen, fehlende Zeiten schätzen (mit Kennzeichnung). Besser unvollständige Daten als keine. Langfristig: Erfassungsdisziplin verbessern.
Früh, ehrlich, mit Lösungsvorschlag. Nicht beschönigen, nicht andere beschuldigen. Fokus auf Fakten und Optionen. Stakeholder schätzen Transparenz mehr als Überraschungen. Die Botschaft: 'Wir haben ein Problem und einen Plan.'
Fazit
Projektcontrolling mit Zeiterfassungsdaten ermöglicht frühzeitiges Erkennen von Abweichungen und rechtzeitiges Gegensteuern. Soll-Ist-Vergleich ist die Basis, Earned Value gibt tiefere Einblicke. Regelmäßiges Monitoring und klare Eskalationsstufen helfen, Überraschungen zu vermeiden. Aus Abweichungen lernen verbessert zukünftige Projekte. Der Aufwand für Controlling sollte im Verhältnis zum Projektwert stehen.
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