Projektstunden analysieren: Verteilung und Auswertung
Aus Zeitdaten lernen – wie Sie Projektstunden sinnvoll auswerten.
Das Wichtigste in Kürze
- Stundenverteilung zeigt Ressourceneinsatz
- Abweichungen von Planung analysieren
- Phasen- und Tätigkeitsanalyse für Optimierung
- Vergleiche zwischen Projekten
- Erkenntnisse für künftige Kalkulationen
Warum Stundenanalyse
Nutzen der Analyse
Was Sie erfahren:
| Erkenntnis | Nutzen |
|---|---|
| Wo Zeit hinfließt | Ressourcenzuordnung |
| Abweichungen | Planungsqualität prüfen |
| Effizienz | Produktivität vergleichen |
| Engpässe | Kapazitätsprobleme erkennen |
| Kosten | Rentabilität bewerten |
Grundlegende Fragen
Analyse beantwortet:
- Wie viel Zeit pro Projekt? – Gesamtaufwand
- Wie verteilt auf Phasen? – Design, Entwicklung, Test
- Wer arbeitet woran? – Team-Auslastung
- Soll vs. Ist? – Planungsgenauigkeit
- Trend? – Entwicklung über Zeit
Projektstunden auswerten
MyTimeTracker mit detaillierten Projektauswertungen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Verteilungsanalyse
Nach Projekt
Übersicht schaffen:
| Analyse | Aussage |
|---|---|
| Stunden pro Projekt | Aufwand gesamt |
| Anteil am Gesamten | Wie viel Kapazität |
| Trend über Monate | Steigend, fallend |
| Vergleich Plan | Unter/über Budget |
Nach Phase/Tätigkeit
Detaillierter:
- Konzeption – X% der Gesamtzeit
- Design – Y% der Gesamtzeit
- Entwicklung – Z% der Gesamtzeit
- Testing – A% der Gesamtzeit
- Projektmanagement – B% der Gesamtzeit
- Vergleich – Mit Branchen-Benchmarks
Soll-Ist-Vergleich
Abweichungen erkennen
Wo stehen wir:
| Kennzahl | Berechnung |
|---|---|
| Verbrauchte Stunden | Ist-Stand |
| Geplante Stunden | Soll-Stand |
| Abweichung absolut | Ist - Soll |
| Abweichung relativ | (Ist-Soll)/Soll × 100% |
| Restbudget | Soll - Ist |
Visualisierung
Darstellung:
- Balkendiagramm – Soll vs. Ist pro Projekt
- Trendlinie – Verbrauch über Zeit
- Ampel – Grün/Gelb/Rot
- Fortschrittsbalken – X% verbraucht
- Tabelle – Detaillierte Zahlen
Projektfortschritt visualisieren
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Team-Auslastung
Pro Mitarbeiter
Wer arbeitet woran:
| Analyse | Erkenntnis |
|---|---|
| Stunden pro Person | Auslastung |
| Verteilung Projekte | Fokus |
| Überstunden | Überlastung |
| Verfügbarkeit | Kapazität frei |
Kapazitätsplanung
Engpässe erkennen:
- Ist-Auslastung – Aktuelle Stunden/MA
- Plan-Auslastung – Geplante Stunden/MA
- Verfügbarkeit – Urlaub, Krankheit berücksichtigen
- Engpässe – Wer ist überlastet
- Umverteilung – Wer kann übernehmen
Effizienz messen
Kennzahlen
Produktivität bewerten:
| Kennzahl | Formel |
|---|---|
| Stunden pro Einheit | Stunden / Output |
| Produktive Zeit | Projektarbeit / Gesamtzeit |
| Kosten pro Stunde | Personalkosten / Stunden |
| Erlös pro Stunde | Umsatz / Stunden |
Vergleiche
Benchmarking:
- Zwischen Projekten – Welches war effizienter
- Zwischen Mitarbeitern – Vorsicht: Fairness
- Über Zeit – Verbessern wir uns
- Mit Branche – Externe Benchmarks
- Mit Plan – Schätzung vs. Realität
Auswertungs-Tools
Standardauswertungen
Was das System liefern sollte:
| Report | Inhalt |
|---|---|
| Projektübersicht | Alle Projekte mit Status |
| Detailreport | Ein Projekt detailliert |
| Mitarbeiter-Report | Stunden pro Person |
| Zeitraum-Report | Woche, Monat, Jahr |
| Soll-Ist-Report | Abweichungen |
Ad-hoc-Analysen
Für spezielle Fragen:
- Filter – Nach Projekt, Zeit, Person
- Gruppierung – Nach Kategorie
- Export – Für weitere Analyse
- Dashboard – Wichtigste KPIs
- Drill-down – Von Übersicht zu Detail
Häufige Fragen
Das hängt von Ihrem Ziel ab. Für Kundenprojekte: Soll-Ist-Abweichung (Budget einhalten). Für interne Optimierung: Phasenverteilung (wo geht Zeit hin). Für Kapazitätsplanung: Auslastung pro Mitarbeiter. Definieren Sie Ihre Priorität.
Für aktive Projekte: mindestens wöchentlich die Soll-Ist-Abweichung prüfen. Monatlich: Gesamtübersicht aller Projekte. Nach Projektabschluss: Detaillierte Nachkalkulation. Kapazitätsplanung: Wöchentlich oder bei Bedarf.
Unvollständige Daten führen zu falschen Schlüssen. Prüfen Sie Vollständigkeit (hat jeder gebucht?). Fehlende Buchungen nachfordern. Für die Analyse: Unvollständige Zeiträume markieren oder ausschließen. Langfristig: Erfassungsdisziplin verbessern.
Äpfel mit Äpfeln vergleichen: Ähnliche Projektart, Größe, Komplexität. Kennzahlen normalisieren (Stunden pro Feature, pro Umsatz). Kontextfaktoren berücksichtigen (neues Team, neue Technologie). Vorsicht bei Rankings ohne Kontext.
Vorsicht: Zeiterfassung ist kein Leistungsüberwachungstool. Stundenzahlen sagen wenig über Qualität oder Wert aus. Für Kapazitätsplanung sinnvoll, für Leistungsbewertung problematisch. Transparenz und fairer Umgang sind wichtig.
Fazit
Die Analyse von Projektstunden liefert wertvolle Erkenntnisse für Controlling, Planung und Optimierung. Soll-Ist-Vergleiche zeigen Abweichungen früh, Phasenanalysen helfen bei der Kalkulation, Kapazitätsanalysen bei der Ressourcenplanung. Wichtig: Datenqualität sicherstellen, Kennzahlen im Kontext interpretieren und Erkenntnisse in Maßnahmen umsetzen. Die regelmäßige Auswertung macht aus Zeitdaten echtes Wissen.
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