Zeiterfassung in der Agentur und Kreativbranche
Agenturen verkaufen Zeit – aber kreative Arbeit lässt sich nicht immer in Stunden messen. Wie funktioniert Zeiterfassung, wenn der nächste große Idee auch unter der Dusche kommen kann?
Das Wichtigste in Kürze
- Zeiterfassung für Kundenabrechnung unverzichtbar
- Trennung: Billable vs. Non-billable
- Rentabilität pro Kunde/Projekt sichtbar machen
- Kreativzeit realistisch schätzen
- Balance zwischen Dokumentation und Kreativität
Die Agentur-Herausforderung
Besonderheiten der Branche
Agenturen unterscheiden sich:
| Merkmal | Auswirkung |
|---|---|
| Kreativarbeit | Nicht linear planbar |
| Kundenprojekte | Stundenabrechnung üblich |
| Pitches | Viel Vorarbeit, unsicherer Erfolg |
| Deadlines | Oft knapp, Überstunden normal |
| Projektvielfalt | Viele parallele Projekte |
Warum Zeiterfassung?
Auch in kreativen Agenturen wichtig:
- Kundenabrechnung – Basis für Rechnungen
- Rentabilitätsanalyse – Welche Kunden lohnen sich?
- Ressourcenplanung – Wer ist verfügbar?
- Kalkulationsgrundlage – Bessere Angebote
- Gesetzliche Pflicht – Arbeitszeitgesetz
Zeiterfassung für Agenturen
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Billable vs. Non-billable
Die Unterscheidung
Abrechenbar oder nicht:
| Billable | Non-billable |
|---|---|
| Kundenprojekte | Pitches (oft) |
| Meetings mit Kunde | Interne Meetings |
| Konzeption | Weiterbildung |
| Design | Administration |
| Texten | Akquise |
Billable Rate
Wichtige Kennzahl:
- Billable Stunden: 120 h/Monat
- Gesamt-Arbeitszeit: 160 h/Monat
- Billable Rate: 120/160 = 75%
- Gut: 65-75%
- Sehr gut: 75-85%
- Kritisch: Unter 60%
Non-billable Zeit reduzieren?
Balance finden:
| Nicht alles kürzen | Wichtig für |
|---|---|
| Weiterbildung | Qualität, Mitarbeiter |
| Pitches | Neue Kunden |
| Strategische Meetings | Richtungsentscheidungen |
| Teambuilding | Kreativität, Motivation |
Projektbezogene Erfassung
Projektstruktur
Typische Gliederung:
- Kunde: XYZ GmbH – Projekt: Relaunch Website
- Konzeption
- Design
- Entwicklung
- Projektmanagement
- Projekt: Social Media Q1
- Content-Erstellung
- Community Management
- Kunde: ABC AG – Projekt: Imagebroschüre
Was erfassen?
Detailgrad:
| Zu grob | Sinnvoll | Zu fein |
|---|---|---|
| "Kunde XYZ" | "Kunde XYZ - Website - Design" | "Icon Button 3 redesignt" |
Kundenrentabilität
Was Zeitdaten zeigen:
| Kunde | Gebuchte Stunden | Umsatz | €/h effektiv |
|---|---|---|---|
| Kunde A | 200 h | 18.000 € | 90 € |
| Kunde B | 150 h | 18.000 € | 120 € |
| Kunde C | 100 h | 6.000 € | 60 € |
Kundenrentabilität sehen
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Kreativarbeit erfassen
Das Dilemma
Kreativität und Zeiterfassung:
| Herausforderung | Umgang |
|---|---|
| Idee kommt unterwegs | Nachträglich buchen |
| Inkubationszeit | Als Konzeption erfassen |
| Mehrere Iterationen | Gesamtzeit pro Phase |
| "Flow" unterbrechen | Am Tagesende buchen |
Realistische Schätzung
Kreativarbeit braucht Zeit:
- Konzeptionsphase: Oft unterschätzt
- Erste Version: 60% der Zeit
- Überarbeitungen: 40% der Zeit
- Kundenabstimmung: Extra einplanen
- Puffer: 15-20%
Iterationen einplanen
Kreativarbeit ist iterativ:
| Phase | Typischer Anteil |
|---|---|
| Briefing verstehen | 10% |
| Erste Ideen | 25% |
| Ausarbeitung | 30% |
| Korrekturschleifen | 25% |
| Finalisierung | 10% |
Pitches und Neugeschäft
Pitch-Zeiten
Oft unterschätzt:
- Briefing-Analyse: 4-8 h
- Konzeptentwicklung: 20-40 h
- Design/Visualisierung: 20-40 h
- Präsentation vorbereiten: 8-16 h
- Präsentation: 2-4 h
- Gesamt: 54-108 h pro Pitch
Pitch als Investment
Wie bewerten:
| Ansatz | Beschreibung |
|---|---|
| Vollkosten | Alle Stunden × Stundensatz |
| Opportunitätskosten | Was hätten wir sonst verdient? |
| Invest-Quote | X% des Umsatzes für Pitches |
| Selektiv pitchen | Nur aussichtsreiche Pitches |
Überstunden in der Agentur
Realität anerkennen
Deadline-Druck führt zu:
- Regelmäßigen Überstunden
- Abend- und Wochenendarbeit
- Gesundheitsrisiken
- Fluktuation
Umgang mit Überstunden
Optionen:
| Modell | Beschreibung |
|---|---|
| Freizeitausgleich | Stunden später abbauen |
| Arbeitszeitkonto | Plusstunden ansammeln |
| Pauschale | In Gehalt einkalkuliert |
| Vermeidung | Bessere Planung, realistische Deadlines |
Gesetzliche Grenzen
Auch für Agenturen:
- Max. 10 Stunden/Tag
- Durchschnitt 8 Stunden über 6 Monate
- Ruhezeiten einhalten
- Dokumentationspflicht
Praktische Tipps
Akzeptanz im Team
Kreative für Zeiterfassung gewinnen:
| Argument | Warum relevant |
|---|---|
| Faire Abrechnung | Arbeit wird honoriert |
| Ressourcenplanung | Weniger Überlastung |
| Kundenverhandlung | Daten für Nachverhandlung |
| Eigene Übersicht | Was habe ich geleistet? |
Einfache Erfassung
Was hilft:
- Wenige Klicks
- Favoriten für häufige Projekte
- Timer-Funktion
- Mobile App
- Nachträgliche Korrektur einfach
- Erinnerung am Tagesende
Tägliche Routine
Empfehlung:
- Morgens: Projekt für den Tag planen
- Während der Arbeit: Timer oder Wechsel bei Projekt
- Abends: Kurze Prüfung, Korrekturen
- Wöchentlich: Übersicht, Unstimmigkeiten klären
Häufige Fragen
Buchen Sie die Zeit nachträglich, wenn die Idee in ein konkretes Projekt fließt. Inkubationszeit ist Teil des Kreativprozesses und gehört zum Konzept. Eine grobe Schätzung ist besser als keine Erfassung.
65-75% gilt als gesund. Unter 60% ist problematisch, über 80% kann auf Überlastung oder vernachlässigte interne Arbeit hindeuten. Berücksichtigen Sie Weiterbildung, Pitches und Administration.
Ja, unbedingt erfassen – auch wenn nicht abrechenbar. Nur so sehen Sie, wie viel Pitches wirklich kosten. Das hilft bei der Entscheidung, welche Pitches sich lohnen und wie Sie kalkulieren.
Mit Zeitdaten argumentieren: 'Das Projekt hat bereits X Stunden mehr als kalkuliert.' Dann gemeinsam Lösungen finden: Zusätzliches Budget, reduzierter Scope, oder klare Grenzen für Änderungen.
Ja, das BAG-Urteil gilt auch für kleine Teams. Darüber hinaus: Gerade kleine Agenturen profitieren von der Übersicht über Projektrentabilität – oft ist die Wahrnehmung von der Realität überrascht.
Fazit
Zeiterfassung in der Agentur ist kein Widerspruch zu Kreativität – sie schafft die Grundlage für faire Abrechnung, realistische Kalkulationen und nachhaltige Kundenbeziehungen. Der Trick: Einfach genug für tägliche Nutzung, detailliert genug für aussagekräftige Auswertungen. So wird aus gefühltem Chaos messbare Rentabilität.
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