Urlaubsplaner Excel-Vorlage: Kostenloser Download
Urlaub im Team planen – mit Excel als Einstieg, bevor es größer wird.
Das Wichtigste in Kürze
- Excel-Vorlage für kleine Teams geeignet
- Jahresübersicht aller Mitarbeiter
- Resturlaub automatisch berechnet
- Feiertage und Brückentage sichtbar
- Ab gewisser Größe: Software besser
Wann Excel reicht
Für kleine Teams
Eignung:
| Teamgröße | Excel geeignet? |
|---|---|
| 1-5 Mitarbeiter | Gut geeignet |
| 5-15 Mitarbeiter | Geht noch |
| 15-30 Mitarbeiter | Grenzwertig |
| 30+ Mitarbeiter | Besser Software |
Vorteile Excel
Was dafür spricht:
- Kostenlos – Keine Lizenzkosten
- Bekannt – Jeder kann Excel
- Flexibel – Anpassbar
- Lokal – Keine Cloud nötig
- Schnell – Sofort einsatzbereit
Grenzen von Excel
Was dagegen spricht:
| Problem | Beschreibung |
|---|---|
| Keine Genehmigung | Workflow fehlt |
| Kein Zugriff | Nur wer Datei hat |
| Fehleranfällig | Versehentlich überschreiben |
| Kein Kalender-Sync | Manuell übertragen |
| Keine Benachrichtigung | Keiner wird informiert |
Mehr als Excel?
MyTimeTracker bietet digitale Urlaubsverwaltung mit Genehmigungsworkflow.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Vorlage-Aufbau
Struktur
Was die Vorlage enthält:
| Blatt | Inhalt |
|---|---|
| Jahresübersicht | Kalender mit allen MA |
| Stammdaten | Mitarbeiter, Urlaubsanspruch |
| Auswertung | Resturlaub, Statistik |
| Feiertage | Feiertage des Bundeslandes |
Jahresübersicht
Aufbau des Kalenders:
- Zeilen – Mitarbeiter
- Spalten – Tage (1-31 × 12 Monate)
- Markierung – U = Urlaub
- K = Krank
- F = Feiertag
- W = Wochenende
- Summen – Pro Monat, pro Jahr
Stammdaten
Mitarbeiter-Informationen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Mitarbeitername |
| Urlaubsanspruch | Tage pro Jahr |
| Bereits genommen | Automatisch berechnet |
| Resturlaub | Noch verfügbar |
| Übertrag | Aus Vorjahr |
Funktionen
Automatische Berechnung
Was Excel rechnet:
| Berechnung | Formel |
|---|---|
| Genommene Tage | ZÄHLENWENN("U") |
| Resturlaub | Anspruch - Genommen |
| Wochenenden | Automatisch markiert |
| Feiertage | Aus Feiertags-Liste |
Bedingte Formatierung
Visuelle Hilfen:
- Urlaub – Grün hinterlegt
- Krank – Rot hinterlegt
- Feiertag – Gelb hinterlegt
- Wochenende – Grau hinterlegt
- Überschneidung – Warnung bei zu vielen
Überschneidungsprüfung
Team nicht leer:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Abwesenheits-Summe | Wie viele fehlen pro Tag |
| Warnung | Bei zu vielen gleichzeitig |
| Minimum | Mindestbesetzung prüfen |
Nutzung
Urlaub eintragen
Wie verwenden:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1 | Mitarbeiter-Zeile finden |
| 2 | Tag(e) markieren |
| 3 | "U" eintragen |
| 4 | Datei speichern |
| 5 | Team informieren |
Auswertung lesen
Was prüfen:
- Resturlaub – Pro Mitarbeiter
- Jahresübersicht – Wann viel los, wann wenig
- Kritische Zeiten – Schulferien, Feiertage
- Team-Abdeckung – Wer ist wann da
- Übertrag – Was verfällt
Professionelle Urlaubsverwaltung
MyTimeTracker ersetzt Excel durch echte Urlaubsplanung mit Workflow.
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Tipps zur Nutzung
Version kontrollieren
Chaos vermeiden:
| Tipp | Umsetzung |
|---|---|
| Zentral speichern | Ein Ort für alle |
| Nur einer bearbeitet | Gleichzeitig geht nicht |
| Backup | Regelmäßig sichern |
| Jahresdatei | Pro Jahr neue Datei |
Daten pflegen
Aktuell halten:
- Stammdaten – Bei Eintritt/Austritt
- Urlaubsanspruch – Jährlich aktualisieren
- Feiertage – Bundesland prüfen
- Übertrag – Zum Jahreswechsel
- Abschluss – Altes Jahr archivieren
Grenzen erkennen
Wann wechseln:
| Signal | Bedeutung |
|---|---|
| Häufige Fehler | Zu komplex für Excel |
| Mehrere Bearbeiter | Zugriffsprobleme |
| Genehmigungsbedarf | Workflow fehlt |
| Remote-Team | Zentral nicht erreichbar |
Alternative: Software
Wann umsteigen
Anzeichen:
| Anzeichen | Konsequenz |
|---|---|
| Team wächst | Excel skaliert nicht |
| Fehler häufen sich | Zu unübersichtlich |
| Genehmigung nötig | Workflow fehlt |
| Mobiler Zugriff | Excel lokal |
Was Software besser kann
Unterschiede:
- Genehmigungsworkflow – Chef genehmigt digital
- Selbstbedienung – MA stellt selbst Antrag
- Benachrichtigungen – Automatisch informiert
- Kalender-Sync – In Outlook, Google
- Mobiler Zugriff – Von überall
- Auswertungen – Auf Knopfdruck
Häufige Fragen
Im Internet gibt es viele kostenlose Vorlagen. Achten Sie auf: Jahresübersicht, automatische Berechnung des Resturlaubs, Feiertags-Integration. Oder erstellen Sie selbst eine einfache Tabelle. Für professionelle Nutzung empfehlen wir spezialisierte Software.
Excel-Schutz für bestimmte Zellen aktivieren. Oder: Nur eine Person darf bearbeiten, Rest hat Lesezugriff. Besser: Cloud-Version (SharePoint, OneDrive) mit Versionierung. Am besten: Richtige Software, dann passiert das nicht.
Nicht direkt automatisch. Sie müssten Urlaubstage manuell in den Kalender übertragen. Das ist fehleranfällig. Software-Lösungen bieten echte Kalender-Integration: Urlaub erscheint automatisch in Outlook oder Google Calendar.
In Excel brauchen Sie zwei Dateien (altes und neues Jahr) und müssen den Übertrag manuell eintragen. Den Resturlaub aus dem alten Jahr notieren, im neuen Jahr als Übertrag eintragen. Bei Software passiert das automatisch.
Ab ca. 10-15 Mitarbeitern wird Excel unübersichtlich. Früher, wenn Sie: Genehmigungsworkflow brauchen, Remote arbeiten, mehrere Standorte haben, oder einfach keine Lust mehr auf Excel-Pflege haben. Die Zeitersparnis rechnet sich schnell.
Fazit
Excel-Urlaubsplaner funktionieren für kleine Teams ohne komplexe Anforderungen. Die Vorlage sollte Jahresübersicht, automatische Resturlaub-Berechnung und Feiertage enthalten. Grenzen: keine Genehmigungsworkflows, kein mobiler Zugriff, fehleranfällig bei mehreren Bearbeitern. Ab 10-15 Mitarbeitern oder bei Genehmigungsbedarf lohnt sich der Umstieg auf echte Urlaubsverwaltungs-Software.
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