Zeiterfassung-Schnittstellen: API und Integration
Keine Insellösung – so verbinden Sie Zeiterfassung mit Ihren anderen Systemen.
Das Wichtigste in Kürze
- APIs ermöglichen automatischen Datenaustausch
- Typische Integrationen: Lohn, ERP, Projektmanagement
- Weniger Fehler durch automatische Übertragung
- Zeitersparnis durch Wegfall manueller Eingaben
- Datenschutz bei Integrationen beachten
Warum Integrationen wichtig sind
Probleme ohne Integration
Was passiert:
| Problem | Konsequenz |
|---|---|
| Doppelerfassung | Zeitverschwendung |
| Manuelle Übertragung | Fehleranfällig |
| Inkonsistente Daten | Unklarheiten |
| Verzögerungen | Informationen veraltet |
| Medienbrüche | Ineffizienz |
Vorteile integrierter Systeme
Was es bringt:
- Automatisierung – Daten fließen automatisch
- Konsistenz – Überall dieselben Daten
- Zeitersparnis – Keine manuelle Übertragung
- Echtzeit – Aktuelle Informationen
- Compliance – Nachvollziehbare Datenkette
Nahtlose Integration
MyTimeTracker bietet APIs und fertige Integrationen für alle wichtigen Systeme.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Was ist eine API
Grundlagen
Einfach erklärt:
| Begriff | Erklärung |
|---|---|
| API | Application Programming Interface |
| Funktion | Standardisierte Schnittstelle |
| Nutzen | Systeme "sprechen" miteinander |
| REST | Häufiger API-Typ im Web |
| Webhook | Automatische Benachrichtigung |
Wie es funktioniert
Technisch:
- System A (Zeiterfassung) – Hat Daten zu Arbeitszeiten
- API-Aufruf – System B fragt Daten ab
- Antwort – Daten werden übertragen
- Verarbeitung – System B nutzt Daten
- Synchronisation – Regelmäßig oder Echtzeit
Typische Integrationen
Lohnabrechnung
Wichtigste Verbindung:
| Datenpunkt | Übertragung |
|---|---|
| Arbeitsstunden | Pro Mitarbeiter/Monat |
| Überstunden | Für Zuschläge |
| Abwesenheiten | Urlaub, Krankheit |
| Zulagen | Nacht, Sonntag |
| Soll/Ist-Differenz | Für Arbeitszeitkonto |
ERP-System
Unternehmensweite Daten:
- Stammdaten – Mitarbeiter synchronisieren
- Kostenstellen – Für Auswertungen
- Projekte – Projektzeiten übertragen
- Personalcontrolling – Kennzahlen liefern
- Buchungen – Für Finanzbuchhaltung
Fertige Schnittstellen
MyTimeTracker verbindet sich mit DATEV, SAP, Lexware und mehr.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Projektmanagement
Zeiten zu Projekten:
| System | Datenaustausch |
|---|---|
| Jira | Tasks, Zeitbuchungen |
| Asana | Projekte, Aufgaben |
| Monday.com | Zeiten, Status |
| MS Project | Ressourcenplanung |
Weitere Integrationen
Was noch:
- HR-Software – Personio, BambooHR
- Kalender – Outlook, Google Calendar
- Zutrittskontrolle – Hardware-Terminals
- Schichtplanung – Dienstplan-Software
- BI/Reporting – Power BI, Tableau
Implementierung
Vorgehensweise
So einrichten:
| Schritt | Aktivität |
|---|---|
| 1. Anforderungen | Was muss ausgetauscht werden |
| 2. Prüfung | Welche Schnittstellen gibt es |
| 3. Konfiguration | Mapping, Zugangsdaten |
| 4. Test | Mit Testdaten prüfen |
| 5. Go-Live | Produktiv schalten |
Technische Umsetzung
Was zu klären:
- Authentifizierung – API-Keys, OAuth
- Datenformat – JSON, XML, CSV
- Feldmapping – Welches Feld wohin
- Frequenz – Echtzeit oder Batch
- Fehlerhandling – Was bei Problemen
- Monitoring – Überwachung der Schnittstelle
Datenschutz
Was beachten
Bei Integrationen:
| Aspekt | Anforderung |
|---|---|
| Datensparsamkeit | Nur nötige Daten |
| Verschlüsselung | Transportweg sichern |
| Zugriffsrechte | Wer darf was |
| Protokollierung | Übertragungen loggen |
| AV-Vertrag | Mit Drittanbietern |
Dokumentation
Was festhalten:
- Welche Systeme verbunden – A ↔ B
- Welche Daten – Personenbezug?
- Verantwortlichkeit – Wer administriert
- Verträge – AV-Verträge vorhanden
- Verfahrensverzeichnis – Für DSGVO
Fehlerbehandlung
Typische Probleme
Was schiefgehen kann:
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Verbindungsfehler | Retry-Mechanismus |
| Datenformat falsch | Validierung |
| Timeout | Längere Timeouts, Batch |
| Duplikate | Deduplizierung |
| Inkonsistenz | Abgleich-Routinen |
Monitoring
Überwachung:
- Status – Läuft / Fehler
- Letzte Übertragung – Wann zuletzt erfolgreich
- Fehlerzähler – Wie viele Fehler
- Alerting – Bei Problemen informieren
- Logs – Detaillierte Protokolle
Kosten und Aufwand
Was es kostet
Typische Faktoren:
| Kostenfaktor | Beschreibung |
|---|---|
| Einrichtung | Einmalig, je nach Komplexität |
| Lizenzkosten | Manche APIs kosten extra |
| Wartung | Laufende Pflege |
| Anpassungen | Bei Änderungen |
Häufige Fragen
Für Standard-Integrationen (z.B. DATEV-Export) meist nicht – das sind vorkonfigurierte Verbindungen. Für individuelle API-Anbindungen brauchen Sie IT-Unterstützung oder einen Dienstleister. Gute Software bietet auch No-Code-Integrationen über Plattformen wie Zapier.
Prüfen Sie, ob es Export-/Import-Funktionen gibt (CSV, Excel). Diese können manuell oder per Skript verarbeitet werden. Langfristig: Anbieter um API-Funktionalität bitten oder Software wechseln. Moderne Cloud-Software hat fast immer APIs.
Gut umgesetzte APIs sind sicher: HTTPS-Verschlüsselung, Authentifizierung per API-Key oder OAuth, Zugriffsbeschränkungen. Achten Sie auf renommierte Anbieter mit Sicherheitszertifikaten. Selbst gehostete Lösungen erfordern eigene Sicherheitsmaßnahmen.
Standard-Integrationen oft ja – viele Anbieter haben Assistenten dafür. Komplexere Anbindungen (z.B. an SAP) erfordern meist Fachleute. Tipp: Mit einfachen Integrationen starten (z.B. DATEV-Export), dann erweitern.
Gute Integrationen haben Puffer: Daten werden zwischengespeichert und bei Wiederherstellung nachübertragen. Kritische Prozesse (Lohnabrechnung) sollten manuelle Fallback-Optionen haben. Regelmäßige Tests der Ausfallszenarien sind empfehlenswert.
Fazit
Schnittstellen und APIs machen Zeiterfassung erst richtig wertvoll – Daten fließen automatisch in Lohnabrechnung, ERP und Projektmanagement. Die Implementierung erfordert sorgfältige Planung: Anforderungen klären, Datenschutz beachten, Fehlerbehandlung einrichten. Moderne Cloud-Lösungen bieten viele fertige Integrationen, die auch ohne tiefe IT-Kenntnisse nutzbar sind. Der Aufwand lohnt sich durch Zeitersparnis und weniger Fehler.
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