Zeiterfassung Tools und Vorlagen: Komplette Übersicht

Zeiterfassung Tools und Vorlagen: Komplette Übersicht

Ob Rechner, Excel-Vorlage oder Muster-Formular: Mit den richtigen Tools wird Zeiterfassung einfacher. Diese Übersicht zeigt alle praktischen Hilfsmittel für Ihre Arbeitszeiterfassung.

Das Wichtigste in Kürze

• Zeiterfassungs-Vorlagen gibt es für Excel, Word und als PDF
• Online-Rechner helfen bei Überstunden, Urlaub und Arbeitszeit
• Kostenlose Tools eignen sich für kleine Teams und Einzelpersonen
• Professionelle Software ersetzt Vorlagen bei wachsenden Anforderungen
• Alle Tools sollten DSGVO-konform eingesetzt werden

Kategorien der Zeiterfassungs-Tools

Übersicht der verfügbaren Tools

Wann welches Tool nutzen?

Einzelpersonen und Freelancer:

• Excel-Vorlage für monatliche Dokumentation
• Online-Rechner für schnelle Berechnungen
• PDF-Nachweise für Kunden

Kleine Teams (bis 10 Mitarbeiter):

• Gemeinsame Excel-Datei im Netzwerk
• Standardisierte Antragsformulare
• Checklisten für Prozesse

Wachsende Unternehmen:

• Professionelle Software als Ergänzung
• Vorlagen nur noch für Sonderfälle
• Automatisierte Prozesse

Online-Rechner für die Zeiterfassung

Überstundenrechner

Berechnet Mehrarbeit aus Soll- und Ist-Arbeitszeit.

Eingaben:

• Vertragliche Wochenarbeitszeit
• Tatsächlich geleistete Stunden
• Zeitraum (Woche/Monat)

Ergebnis:

• Überstunden in Stunden und Minuten
• Prozentualer Anteil der Mehrarbeit
• Hinweise zur Vergütung

Anwendung: Ideal für die monatliche Abrechnung oder zur Kontrolle des Arbeitszeitkontos. Der Rechner berücksichtigt verschiedene Arbeitszeitmodelle.

Urlaubsrechner

Ermittelt den anteiligen Urlaubsanspruch.

Szenarien:

• Teilzeitbeschäftigung
• Eintritt während des Jahres
• Austritt während des Jahres
• Elternzeit und Krankheit

Formel für Teilzeit:

Urlaubstage = (Arbeitstage/Woche × Jahresurlaub) / 5

Beispiel: Bei 3 Arbeitstagen pro Woche und 30 Tagen Jahresurlaub: (3 × 30) / 5 = 18 Urlaubstage

Arbeitszeitrechner

Berechnet tägliche Nettoarbeitszeit.

Funktionen:

• Beginn und Ende eingeben
• Pausenzeit abziehen
• Nettoarbeitszeit berechnen
• Auf Arbeitszeitgrenzen prüfen

Automatische Prüfungen:

• Maximale Arbeitszeit 10 Stunden
• Pausenpflicht nach 6 Stunden
• Ruhezeit bis zum nächsten Tag

Stundenlohnrechner

Rechnet Monatsgehalt in Stundenlohn um.

Berechnung:

Stundenlohn = Monatsgehalt / (Wochenstunden × 4,33)

Beispiel: 3.500 € / (40 × 4,33) = 20,21 € pro Stunde

Wichtig: Der Faktor 4,33 ergibt sich aus 52 Wochen / 12 Monate.

Excel-Vorlagen für die Zeiterfassung

Arbeitszeitnachweis Vorlage

Dokumentiert die tägliche Arbeitszeit.

Enthält:

• Datum und Wochentag
• Arbeitsbeginn und -ende
• Pausenzeiten
• Nettoarbeitszeit
• Automatische Summen

Formate:

• Excel (.xlsx) mit Formeln
• Word (.docx) zum Ausfüllen
• PDF zum Ausdrucken

Varianten:

• Wochennachweis (1 Blatt pro Woche)
• Monatsnachweis (1 Blatt pro Monat)
• Projektnachweis (nach Projekten)

Gleitzeitkonto Vorlage

Verwaltet Plus- und Minusstunden.

Funktionen:

• Soll-Arbeitszeit pro Tag
• Ist-Arbeitszeit eintragen
• Automatische Differenz
• Laufendes Saldo
• Übertrag ins Folgemonat

Formelbeispiel:

=WENN(C5>0;B5-C5;0)

Berechnet die Abweichung nur bei eingetragener Ist-Zeit.

Dienstplan Vorlage

Erstellt Schichtpläne für Teams.

Aufbau:

• Zeilen: Mitarbeiter
• Spalten: Tage/Wochen
• Zellen: Schichtcodes (F, S, N, -)

Automatisierung:

• Summierung der Stunden pro Mitarbeiter
• Zählung der Schichten pro Typ
• Warnungen bei Unterbesetzung

Urlaubsplaner Vorlage

Koordiniert Urlaub im Team.

Features:

• Jahresübersicht aller Mitarbeiter
• Farbmarkierung für Urlaubstage
• Automatische Restberechnung
• Überschneidungswarnung

Farbschema (Beispiel):

• Grün: Genehmigter Urlaub
• Gelb: Beantragter Urlaub
• Rot: Abgelehnter Urlaub
• Grau: Feiertage

Formulare und Muster

Urlaubsantrag Formular

Standardisierter Antrag auf Urlaub.

Pflichtfelder:

• Name des Mitarbeiters
• Abteilung/Team
• Gewünschter Zeitraum
• Anzahl der Tage
• Vertretung während Abwesenheit

Genehmigungsweg:

1. Mitarbeiter füllt aus
2. Vorgesetzter prüft
3. HR bestätigt Urlaubstage
4. Mitarbeiter erhält Kopie

Krankmeldung Vorlage

Muster für die Arbeitsunfähigkeitsmeldung.

Inhalt:

• Datum der Krankmeldung
• Voraussichtliche Dauer
• Erreichbarkeit
• Hinweis auf AU-Bescheinigung

Wichtig: Die Krankmeldung muss unverzüglich erfolgen, die ärztliche Bescheinigung ab dem 4. Tag (oder früher laut Arbeitsvertrag).

Überstundengenehmigung

Dokumentiert genehmigte Mehrarbeit.

Formular enthält:

• Datum und Zeitraum
• Grund der Überstunden
• Voraussichtliche Stundenzahl
• Genehmigung durch Vorgesetzten
• Art des Ausgleichs (Freizeit/Bezahlung)

Arbeitszeitänderungsantrag

Für Änderungen am Arbeitszeitmodell.

Anlässe:

• Wechsel zu Teilzeit
• Änderung der Arbeitszeiten
• Homeoffice-Vereinbarung
• Gleitzeit-Eintritt

Checklisten für HR und Führungskräfte

Checkliste Zeiterfassung einführen

Schritte zur Einführung eines Zeiterfassungssystems.

Vor der Einführung: ☐ Anforderungen definieren ☐ Budget klären ☐ Betriebsrat einbeziehen ☐ Datenschutz prüfen ☐ Anbieter vergleichen

Während der Einführung: ☐ Pilotgruppe festlegen ☐ System konfigurieren ☐ Testphase durchführen ☐ Feedback auswerten ☐ Anpassungen vornehmen

Nach der Einführung: ☐ Alle Mitarbeiter schulen ☐ FAQ bereitstellen ☐ Support-Prozess etablieren ☐ Regelmäßige Auswertung

Checkliste Monatsabschluss

Monatliche Routineaufgaben für die Zeiterfassung.

Aufgaben: ☐ Fehlende Einträge mahnen ☐ Überstunden prüfen ☐ Urlaub abgleichen ☐ Daten an Lohnabrechnung übergeben ☐ Berichte erstellen

Checkliste Mitarbeiteraustritt

Zeiterfassungs-relevante Aufgaben beim Austritt.

Zu erledigen: ☐ Resturlaub berechnen ☐ Überstundensaldo klären ☐ Zeiterfassungszugang sperren ☐ Daten archivieren ☐ Arbeitszeitnachweis aushändigen

Branchenspezifische Vorlagen

Handwerk: Stundenzettel

Spezielle Vorlage für Handwerksbetriebe.

Enthält zusätzlich:

• Projektnummer/Auftrag
• Baustelle/Einsatzort
• Fahrzeiten
• Materialverbrauch
• Unterschrift Kunde

Pflege: Tourennachweis

Für ambulante Pflegedienste.

Besonderheiten:

• Patient/Einsatzort
• Anfahrt und Abfahrt
• Leistungsart
• Pausenzeiten
• Unterschrift Patient

Gastronomie: Schichtnachweis

Angepasst an Gastronomiebedürfnisse.

Features:

• Geteilte Schichten
• Trinkgelderfassung (optional)
• Wochenend- und Feiertagsmarkierung
• Unterschrift Mitarbeiter

Kostenlose vs. kostenpflichtige Tools

Wann reichen kostenlose Vorlagen?

Geeignet für:

• Einzelunternehmer und Freelancer
• Sehr kleine Teams (1-3 Personen)
• Einfache Arbeitszeitmodelle
• Geringe Auswertungsanforderungen

Vorteile:

• Keine laufenden Kosten
• Sofort einsetzbar
• Volle Kontrolle über Daten
• Anpassbar

Nachteile:

• Manueller Aufwand
• Fehleranfällig
• Keine automatischen Auswertungen
• Schwer zu skalieren

Wann lohnt sich Software?

Empfohlen ab:

• 5+ Mitarbeitern
• Komplexen Arbeitszeitmodellen
• Mehreren Standorten
• Integrationsbedarf (Lohn, Projekt)

Vorteile:

• Automatisierung
• Echtzeit-Übersichten
• Integrationen
• Rechtssicherheit

Typische Kosten:

• 2-10 € pro Mitarbeiter/Monat
• Oft kostenlose Testphasen

Rechtliche Anforderungen an Tools

Aufbewahrungspflichten

Zeiterfassungsdaten müssen aufbewahrt werden.

Fristen:

• Arbeitszeitnachweis: 2 Jahre (§ 16 ArbZG)
• Lohnrelevante Daten: 6 Jahre (Handelsrecht)
• Steuerrelevante Daten: 10 Jahre (Steuerrecht)

Umsetzung:

• Regelmäßige Backups erstellen
• Dateien strukturiert archivieren
• Zugriff beschränken

Datenschutz bei Excel-Vorlagen

Auch bei manuellen Tools gilt der Datenschutz.

Maßnahmen:

• Dateien mit Passwort schützen
• Zugriff auf Berechtigte beschränken
• Keine Speicherung auf privaten Geräten
• Löschung nach Fristablauf

Download und Nutzung

So nutzen Sie die Vorlagen

Schritt 1: Vorlage auswählen Wählen Sie die passende Vorlage für Ihren Bedarf.

Schritt 2: Anpassen Passen Sie Felder und Formeln an Ihre Anforderungen an.

Schritt 3: Einführen Informieren Sie Ihr Team über die Nutzung.

Schritt 4: Regelmäßig prüfen Kontrollieren Sie die Eingaben und Berechnungen.

Tipps für den Umgang mit Vorlagen

Formeln schützen: Sperren Sie Zellen mit Formeln gegen versehentliche Änderungen.

Backups erstellen: Speichern Sie regelmäßig Sicherungskopien.

Versionierung: Kennzeichnen Sie Vorlagen mit Datum (z.B. Stundennachweis_2026_v2.xlsx).

Häufige Fragen zu Zeiterfassungs-Tools

Fazit

Zeiterfassungs-Tools helfen, die Arbeitszeiterfassung zu organisieren und zu automatisieren. Für kleine Teams und einfache Anforderungen reichen kostenlose Vorlagen. Wachsende Unternehmen profitieren von professioneller Software mit Automatisierung und Integration.