Digitale Stempeluhren im Vergleich: Terminal-Systeme
Terminal, Tablet, Wandgerät – welche digitale Stempeluhr passt zu Ihrem Betrieb?
Das Wichtigste in Kürze
- Stempeluhren für feste Arbeitsplätze
- Erfassungsmethoden: Chip, Karte, PIN, Biometrie
- Preise: 200-2.000 € pro Gerät
- Cloud oder lokal – beide Varianten
- Integration mit Software wichtig
Stempeluhr-Typen
Dedizierte Terminals
Spezialgeräte:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Wandgerät | Feste Installation an der Wand |
| Tischgerät | Für Theke, Empfang |
| Outdoor | Wetterfest für Außenbereich |
| Robust | Für Produktion, Baustelle |
Tablet-Lösungen
Flexibler Ansatz:
- Vorteile – Günstiger als Spezialgerät
- Einfache Updates
- Touchscreen-Bedienung
- App-basiert
- Nachteile – Weniger robust
- Diebstahlgefahr
- Braucht Halterung
- Geeignet für – Büro, Empfang
- Saubere Umgebungen
Smartphone-basiert
Ohne dedizierte Hardware:
| Variante | Umsetzung |
|---|---|
| Firmen-Tablet | Fest montiert |
| BYOD | Eigenes Smartphone |
| Hybrid | Terminal + App |
Terminal oder App
MyTimeTracker funktioniert mit Terminal, Tablet und App – flexibel für jeden Bedarf.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Erfassungsmethoden
RFID/NFC-Chip
Kontaktlose Erfassung:
| Aspekt | Details |
|---|---|
| Funktion | Chip/Karte an Terminal halten |
| Geschwindigkeit | Sehr schnell (<1 Sekunde) |
| Kosten | Günstig (Chips ab 1 €) |
| Sicherheit | Mittel (Chip übertragbar) |
| Geeignet für | Die meisten Betriebe |
PIN-Eingabe
Ohne Medium:
- Funktion – Persönliche PIN eintippen
- Vorteile – Kein Medium nötig
- Nicht verlierbar
- Günstig
- Nachteile – Langsamer
- PIN kann weitergegeben werden
- Warteschlangen bei vielen MA
- Geeignet für – Kleine Teams, Backup
Fingerabdruck
Biometrisch:
| Aspekt | Details |
|---|---|
| Funktion | Finger auf Scanner |
| Geschwindigkeit | Schnell (1-2 Sekunden) |
| Sicherheit | Hoch (nicht übertragbar) |
| Kosten | Höher (Terminal teurer) |
| Datenschutz | Einwilligung erforderlich |
Gesichtserkennung
Neuere Technologie:
| Aspekt | Details |
|---|---|
| Funktion | Kamera erkennt Gesicht |
| Geschwindigkeit | Sehr schnell, berührungslos |
| Sicherheit | Hoch |
| Kosten | Höher |
| Datenschutz | Streng, Einwilligung nötig |
Vergleichskriterien
Funktionen
Was Terminals können sollten:
- Basis – Kommen/Gehen
- Pausenbuchung
- Erweitert – Projektzuordnung
- Kostenstellen
- Dienstgang
- Display – Saldo anzeigen
- Nachrichten
- Dienstplan
- Offline – Bei Netzausfall funktionieren
- Export – Daten an Software übertragen
Robustheit
Je nach Einsatzort:
| Umgebung | Anforderung |
|---|---|
| Büro | Standard |
| Produktion | Staub, Erschütterung |
| Outdoor | Wetterfest (IP65+) |
| Küche | Feuchtigkeit |
| Baustellle | Sehr robust |
Integration
Mit Software verbinden:
| Variante | Beschreibung |
|---|---|
| Cloud-native | Direkte Übertragung in Cloud |
| API | Schnittstelle zu anderer Software |
| Export | Manueller Datenexport |
| Offline + Sync | Lokal speichern, später übertragen |
Nahtlose Integration
MyTimeTracker-Terminals synchronisieren automatisch mit der Cloud.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Preisübersicht
Anschaffungskosten
Typische Preise:
| Typ | Preisspanne |
|---|---|
| Einfaches Terminal | 200-500 € |
| Mittelklasse | 500-1.000 € |
| Premium/Biometrie | 1.000-2.000 € |
| Tablet + Halterung | 300-600 € |
Laufende Kosten
Was dazukommt:
- Software-Lizenz – Oft pro Nutzer/Monat
- Chips/Karten – 1-5 € pro Stück
- Wartung – Optional, Service-Vertrag
- Updates – Oft inklusive
- Ersatz – Bei Defekt
Gesamtkosten-Beispiel
Für 50 Mitarbeiter, 3 Jahre:
| Position | Kosten |
|---|---|
| 2 Terminals (je 700 €) | 1.400 € |
| 50 Chips (je 3 €) | 150 € |
| Installation | 200 € |
| Software (5 €/Nutzer/Monat) | 9.000 € |
| Gesamt | ~10.750 € |
Auswahlhilfe
Nach Betriebsgröße
Empfehlungen:
| Größe | Empfehlung |
|---|---|
| 1-10 MA | Tablet oder App |
| 10-50 MA | 1-2 Terminals |
| 50-200 MA | Mehrere Terminals |
| 200+ MA | Terminal-Netzwerk |
Nach Branche
Branchenspezifisch:
- Büro – Tablet, PIN oder Chip
- Produktion – Robustes Terminal, Chip
- Gastronomie – Feuchtigkeitsresistent
- Handel – Dezent, schnell
- Bau – Mobile Lösung oder robust
- Pflege – Einfach, evtl. mobil
Entscheidungsfaktoren
Was beachten:
| Faktor | Frage |
|---|---|
| Umgebung | Wo steht das Terminal? |
| Mitarbeiter | Wie technikaffin? |
| Methode | Chip, PIN, Biometrie? |
| Integration | Welche Software? |
| Budget | Einmal oder laufend? |
Häufige Fragen
Kommt auf den Betrieb an. Terminals sind sinnvoll bei festen Arbeitsplätzen, wenn Mitarbeiter kein Smartphone haben/nutzen dürfen (Produktion), oder zur Missbrauchsvermeidung. Apps sind flexibler und günstiger. Viele Betriebe nutzen beides: Terminal vor Ort, App für Außendienst.
Einfache Geräte ab 200 €, Mittelklasse 500-1.000 €, Premium/Biometrie bis 2.000 €. Dazu kommen laufende Kosten für Software (oft 2-8 €/Nutzer/Monat) und Erfassungsmedien (Chips 1-5 €). Tablet-Lösungen sind günstiger in der Anschaffung.
Ja, aber nur mit freiwilliger Einwilligung der Mitarbeiter (DSGVO Art. 9). Alternative Erfassungsmethode muss angeboten werden. Betriebsrat hat Mitbestimmungsrecht. Die Daten dürfen nur für Zeiterfassung genutzt und müssen sicher gespeichert werden.
Gute Terminals haben Akku-Backup und speichern offline. Daten werden synchronisiert, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist. Prüfen Sie vor dem Kauf die Offline-Fähigkeit. Alternativ: Papier-Backup für Notfälle bereithalten.
Oft ja, wenn das Format kompatibel ist (RFID-Frequenz, Protokoll). Fragen Sie den Anbieter nach Kompatibilität. Bestehende Zutrittsmedien (Türöffner-Chips) lassen sich manchmal auch für Zeiterfassung nutzen – das spart doppelte Medien.
Fazit
Die richtige Stempeluhr hängt vom Einsatzort, der Mitarbeiterzahl und den Anforderungen ab. Dedizierte Terminals sind robust und zuverlässig, Tablet-Lösungen flexibler und günstiger. RFID-Chips sind der Standard, Biometrie bietet höhere Sicherheit bei höheren Kosten und strengeren Datenschutzanforderungen. Die Integration mit der Zeiterfassungssoftware ist entscheidend – ein gutes Terminal bringt nichts, wenn die Daten nicht fließen.
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