Excel vs. Software: Zeiterfassung im Vergleich

Excel kennt jeder – aber ist es die richtige Lösung für Zeiterfassung?

Das Wichtigste in Kürze

Excel funktioniert für sehr kleine Teams
Ab 10+ Mitarbeitern wird es unübersichtlich
Software bietet Automatisierung und Workflows
Excel hat versteckte Kosten (Zeitaufwand)
Compliance mit Excel schwer nachweisbar

Excel für Zeiterfassung

Vorteile

Was für Excel spricht:

Vorteil	Beschreibung
Kostenlos	Keine Lizenzkosten
Bekannt	Jeder kann es bedienen
Flexibel	Anpassbar auf Bedarf
Sofort	Keine Einrichtung
Offline	Ohne Internet nutzbar

Nachteile

Was gegen Excel spricht:

Keine Automatisierung – Alles manuell
Fehleranfällig – Formeln können kaputt gehen
Kein Workflow – Keine Genehmigungen
Keine Benachrichtigungen – Niemand wird informiert
Kein mobiler Zugriff – Nur am PC
Versionschaos – Wer hat die aktuelle?
Kein Audit-Trail – Änderungen nicht nachvollziehbar

Typische Excel-Lösung

Wie es aussieht:

Element	Umsetzung
Tabelle pro Monat	Oder pro Mitarbeiter
Zeilen = Tage	Spalten = Zeiten
Formeln	Summen, Soll-Ist
Auswertung	Manuell erstellen

Von Excel zur Software

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Software für Zeiterfassung

Vorteile

Was für Software spricht:

Vorteil	Beschreibung
Automatisierung	Berechnung, Berichte
Workflows	Genehmigungen, Eskalation
Mobil	App für unterwegs
Benachrichtigungen	Erinnerungen automatisch
Audit-Trail	Wer hat was wann geändert
Integration	Mit Lohnbuchhaltung, HR

Nachteile

Was gegen Software spricht:

Kosten – Monatliche Gebühr
Einarbeitung – Neues System lernen
Abhängigkeit – Vom Anbieter
Datenschutz – Cloud-Bedenken
Overkill – Für sehr kleine Teams

Funktionen

Was Software bietet:

Funktion	Nutzen
Stempeln per App	Flexibel, mobil
Automatische Pausen	Keine Vergesser
Überstunden-Warnung	Compliance
Urlaubsverwaltung	Integriert
Berichte	Auf Knopfdruck
Export	Für Lohnbuchhaltung

Direkter Vergleich

Funktionen

Gegenüberstellung:

Funktion	Excel	Software
Erfassung	Manuell	Automatisch/App
Berechnung	Formeln	Automatisch
Genehmigung	Keine	Workflow
Berichte	Manuell	Automatisch
Mobil	Nein	Ja
Benachrichtigung	Nein	Ja
Audit-Trail	Nein	Ja
Integration	Schwierig	Vorhanden

Kosten

Vergleich:

Excel – Lizenz: 0€ (wenn vorhanden)
Zeitaufwand: hoch
Fehlerkosten: nicht bezifferbar
Versteckt: teuer
Software – Lizenz: ca. 3-8€/MA/Monat
Zeitaufwand: gering
Fehler: minimiert
Transparent: kalkulierbar

Zeitaufwand

Was Zeit kostet:

Tätigkeit	Excel	Software
Erfassung/MA/Tag	5 Min	1 Min
Monatliche Auswertung	2-4h	10 Min
Fehlerkorrektur	Häufig	Selten
Lohnexport	Manuell	Automatisch

Zeit sparen mit Software

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Wann Excel reicht

Geeignete Szenarien

Wo Excel funktioniert:

Szenario	Beschreibung
Sehr klein	1-5 Mitarbeiter
Einfach	Nur Anwesenheit
Lokal	Alle an einem Ort
Budget	Absolut kein Geld
Übergang	Temporäre Lösung

Voraussetzungen

Damit es klappt:

Eine verantwortliche Person – Führt und pflegt die Datei
Disziplin – Alle tragen ein
Einfache Anforderungen – Keine komplexen Modelle
Kein Audit – Keine Prüfung erwartet
Akzeptanz – Team macht mit

Wann Software nötig

Klare Indikatoren

Wann wechseln:

Indikator	Bedeutung
10+ Mitarbeiter	Zu unübersichtlich
Mehrere Standorte	Kein zentraler Zugriff
Außendienst	Mobil erfassen
Genehmigungen	Workflow nötig
Compliance	Nachweispflicht
Fehler häufen	Excel nicht robust

Typische Wechselgründe

Warum Unternehmen wechseln:

Zeit sparen – Monatliche Auswertung nervig
Fehler vermeiden – Excel-Formeln kaputt
Prüfung erwartet – Audit-Trail nötig
Wachstum – Mehr Mitarbeiter
Remote – Homeoffice/Außendienst
Professionalisierung – "Das muss besser gehen"

Umstieg

Von Excel zur Software

Wie wechseln:

Schritt	Beschreibung
Daten exportieren	Aus Excel
Stammdaten anlegen	In Software
Historische Daten	Importieren oder Stichtag
Parallelbetrieb	Kurz beide nutzen
Schulung	Team einweisen
Go-Live	Excel abschalten

Was mitnehmen

Welche Daten:

Mitarbeiterstammdaten – Name, Vertrag, Stunden
Urlaubssalden – Resturlaub
Überstundensaldo – Plus/Minus
Optional: Historie – Alte Buchungen
Archiv – Excel aufbewahren

Häufige Fragen

Grundsätzlich ja, das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Aber: Excel bietet keinen Audit-Trail (wer hat wann was geändert), was bei Prüfungen problematisch sein kann. Für den Nachweis bei Behörden ist Software mit lückenloser Dokumentation deutlich besser geeignet.

Typischerweise 3-8 Euro pro Mitarbeiter und Monat für Cloud-Software. Bei 20 Mitarbeitern also 60-160 Euro monatlich. Das klingt nach Kosten, aber der Zeitaufwand für Excel-Pflege, Fehlerkorrektur und manuelle Auswertung ist oft teurer – nur nicht sichtbar.

Die meisten Anbieter unterstützen den Import von Stammdaten und Salden. Detaillierte historische Buchungen zu migrieren ist aufwändiger. Pragmatischer Ansatz: Salden zum Stichtag übernehmen, alte Excel-Dateien archivieren. So starten Sie sauber.

Typische Auslöser: Team wächst über 10 Mitarbeiter, häufige Excel-Fehler, Prüfung angekündigt, Homeoffice/Remote-Arbeit, oder einfach Frustration mit der manuellen Arbeit. Der beste Zeitpunkt: Jahresanfang oder Monatsanfang, dann haben Sie einen sauberen Schnitt.

Wenn Sie allein sind oder nur Sie die Zeiterfassung verwalten, kann Excel reichen. Aber: Sobald Mitarbeiter selbst erfassen sollen, Genehmigungen nötig sind oder Sie mobilen Zugriff brauchen, stößt Excel an Grenzen. Und: Auch für sich selbst ist ein Audit-Trail sinnvoll.

Fazit

Excel funktioniert für sehr kleine Teams mit einfachen Anforderungen und knappem Budget. Ab 10 Mitarbeitern, bei mehreren Standorten, Außendienst oder Compliance-Anforderungen ist Software die bessere Wahl. Die monatlichen Kosten werden durch Zeitersparnis und weniger Fehler oft mehr als ausgeglichen. Der Umstieg ist weniger aufwändig als gedacht – die meisten starten innerhalb einer Woche produktiv.

Excel vs. Software: Zeiterfassung im Vergleich