Zeiterfassung: Kostenlose vs. bezahlte Lösungen
Gratis ist verlockend – aber reicht es für Ihr Unternehmen?
Das Wichtigste in Kürze
- Kostenlose Lösungen für kleine Teams und einfache Anforderungen
- Bezahlte Versionen bieten mehr Funktionen und Support
- Versteckte Kosten bei "gratis" beachten
- Datenschutz und Compliance prüfen
- Langfristige Perspektive betrachten
Kostenlose Zeiterfassung
Was es gibt
Arten kostenloser Lösungen:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Freemium | Basisversion gratis, Premium kostenpflichtig |
| Open Source | Frei verfügbar, selbst betreiben |
| Excel/Sheets | DIY-Lösung |
| Testversion | Zeitlich begrenzt |
| Werbefinanziert | Gratis mit Werbung |
Typische Einschränkungen
Was fehlt:
- Nutzerzahl – Oft max. 3-5 User
- Funktionen – Basis-Zeiterfassung nur
- Support – Kein oder langsam
- Speicherung – Begrenzte Historie
- Export – Eingeschränkte Formate
- Integrationen – Keine oder wenige
Voller Funktionsumfang
MyTimeTracker: 14 Tage kostenlos, dann fair kalkuliert.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Bezahlte Lösungen
Was Sie bekommen
Typische Vorteile:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Volle Funktionen | Alles freigeschaltet |
| Support | Telefon, E-Mail, schnell |
| Updates | Regelmäßig, automatisch |
| Sicherheit | Professionell gemanagt |
| Integrationen | Mit anderen Systemen |
| Compliance | DSGVO-konform |
Preismodelle
Was es kostet:
- Pro User/Monat – z.B. 3-10€/User
- Pauschal – Fixpreis bis X User
- Gestaffelt – Rabatt bei mehr Usern
- Module – Basis + Zusatzfunktionen
- Jährlich – Oft günstiger als monatlich
Vergleich
Funktionen
Was wo dabei:
| Funktion | Kostenlos | Bezahlt |
|---|---|---|
| Zeiterfassung | Basis | Erweitert |
| Auswertungen | Einfach | Umfangreich |
| Projektzuordnung | Begrenzt | Volle Funktion |
| Mobile App | Oft | Ja |
| Schnittstellen | Selten | Ja |
| Support | Community | Professionell |
Versteckte Kosten
Bei "gratis" bedenken:
- Einrichtungszeit – DIY kostet Zeit
- Kein Support – Selbst lösen
- Datenverlust – Kein Backup?
- Migration später – Wenn zu klein wird
- Compliance-Risiko – DSGVO-Probleme
- Opportunitätskosten – Was könnten Sie sonst tun
Faire Preise
MyTimeTracker: Transparent kalkuliert, keine versteckten Kosten.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Entscheidungshilfe
Wann kostenlos reicht
Geeignete Szenarien:
| Kriterium | Kostenlos passt wenn... |
|---|---|
| Teamgröße | 1-5 Personen |
| Anforderungen | Nur Basis-Erfassung |
| Branche | Keine Compliance-Vorgaben |
| IT-Know-how | Selbst einrichten können |
| Zeit | Für DIY-Aufwand vorhanden |
Wann bezahlt sinnvoll
Investment lohnt bei:
- Wachstum – Mehr als 5 User
- Compliance – Rechtliche Anforderungen
- Integration – Mit Lohn, ERP etc.
- Professionalität – Kundenabrechnung
- Support – Kein DIY-Wunsch
- Zeit – Schnell starten wichtiger
Datenschutz beachten
Bei kostenlosen Lösungen
Was prüfen:
| Aspekt | Frage |
|---|---|
| Serverstandort | Wo liegen Daten? |
| Geschäftsmodell | Womit verdienen die Geld? |
| AV-Vertrag | Gibt es einen? |
| Löschung | Können Daten gelöscht werden? |
| Zugriff | Wer hat Zugriff auf Daten? |
Häufige Fragen
Für Einzelpersonen oder sehr kleine Teams vielleicht. Nachteile: Fehleranfällig, keine automatische Auswertung, kein Workflow, keine Nachvollziehbarkeit von Änderungen, kein Datenschutz-Konzept. Sobald es professioneller werden soll, stößt Excel an Grenzen.
Nicht automatisch. Viele kostenlose Tools sind US-basiert und haben Datenschutz-Probleme. Prüfen Sie: Serverstandort, AV-Vertrag, Datenschutzerklärung. Open-Source-Lösungen auf eigenem Server können konform sein, erfordern aber Eigenverantwortung.
Meist ja, wenn Sie wachsen oder professioneller werden. Die Kosten für eine bezahlte Lösung (oft wenige Euro pro User) sind gering im Vergleich zu den Kosten für manuelle Arbeit, Fehler und fehlende Funktionen. Rechnen Sie den ROI.
Typisch 2-10€ pro User und Monat. Günstigere Lösungen ab ca. 2-3€, umfangreichere ab 5-8€. Bei Jahresabos oft 10-20% Rabatt. Der Preis hängt vom Funktionsumfang ab. Vergleichen Sie, was im Preis enthalten ist.
Innerhalb eines Anbieters (Freemium → Premium) meist problemlos. Bei Anbieterwechsel: Daten exportieren und migrieren. Achten Sie bei der Auswahl auf Exportmöglichkeiten. Je länger Sie ein System nutzen, desto aufwändiger der Wechsel.
Fazit
Kostenlose Zeiterfassung kann für sehr kleine Teams und einfache Anforderungen ausreichen. Sobald es professioneller wird (Compliance, Kundenabrechnung, mehr Mitarbeiter, Support), lohnt sich die Investition in eine bezahlte Lösung. Die Kosten sind überschaubar, die Vorteile bei Funktionen, Support und Rechtssicherheit erheblich. Versteckte Kosten (Zeit, Risiko, Migration) machen "gratis" oft teurer als gedacht.
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