Pausen richtig erfassen: Praxis-Tipps
Pausen sind Pflicht – aber wie erfasst man sie praktisch? Automatisch abziehen oder jede Pause stempeln? Dieser Artikel zeigt die Möglichkeiten und gibt Tipps für die Umsetzung im Betrieb.
Das Wichtigste in Kürze
- Gesetzliche Mindestpausen: 30 Min. ab 6h, 45 Min. ab 9h
- Automatische Pausenabzüge sind erlaubt und üblich
- Manuelle Erfassung ist genauer, aber aufwändiger
- Flexible Pausengestaltung ist möglich
- Pausenzeiten müssen nicht minutengenau dokumentiert werden
Gesetzliche Grundlagen
Mindestpausen
Das Arbeitszeitgesetz schreibt vor:
| Arbeitszeit | Mindestpause |
|---|---|
| Bis 6 Stunden | Keine Pflicht |
| 6 bis 9 Stunden | 30 Minuten |
| Über 9 Stunden | 45 Minuten |
Pausengestaltung
Weitere Regeln:
- Pausen können aufgeteilt werden (mind. 15 Min. je Abschnitt)
- Spätestens nach 6 Stunden muss eine Pause genommen werden
- Pausen sind keine Arbeitszeit (unbezahlt)
Dokumentationspflicht
Pausen müssen nicht minutengenau dokumentiert werden:
- Nachweis, dass Pausen gewährt wurden
- Bei Verstößen: Arbeitgeber muss nachweisen können
- Zeiterfassung sollte Pausenzeit ausweisen
Pausenerfassung automatisch
MyTimeTracker bietet flexible Pausenmodelle – automatisch oder manuell.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Methoden der Pausenerfassung
Automatischer Pausenabzug
Die häufigste Methode in der Praxis:
Funktionsweise:
- System zieht automatisch Pausenzeit ab
- Basierend auf Anwesenheitsdauer
- Keine manuelle Eingabe nötig
Beispiel:
Kommen: 8:00
Gehen: 17:00
Anwesenheit: 9 Stunden
Abzug: 45 Minuten
Arbeitszeit: 8:15
Vorteile:
- Einfach für Mitarbeiter
- Kein Vergessen möglich
- Weniger Verwaltungsaufwand
Nachteile:
- Nicht flexibel
- Tatsächliche Pause kann abweichen
- Bei Durcharbeiten: Abzug trotzdem
Manuelle Pausenerfassung
Mitarbeiter stempeln Pausenbeginn und -ende:
Funktionsweise:
Kommen: 8:00
Pause Start: 12:00
Pause Ende: 12:45
Gehen: 17:15
Arbeitszeit: 8:30
Vorteile:
- Genaue Erfassung der tatsächlichen Pause
- Flexible Pausenzeiten
- Transparent
Nachteile:
- Mehr Aufwand für Mitarbeiter
- Vergessen möglich
- Mehr Korrekturbedarf
Kombinierte Methoden
Viele Systeme kombinieren:
- Mindestpause automatisch: Wenn nicht gestempelt, wird Mindestpause abgezogen
- Mehr bei Stempelung: Längere Pausen werden berücksichtigt
- Warnung bei Verstößen: System warnt, wenn keine Pause genommen wurde
Praxisszenarien
Büro mit fester Mittagspause
Situation: 12:00-13:00 Uhr ist Mittagspause für alle.
Lösung: Automatischer Abzug von 1 Stunde (oder der tatsächlich festgelegten Zeit)
Flexible Arbeitszeit
Situation: Mitarbeiter nehmen Pause, wann es passt.
Lösung: Manuelle Erfassung oder Mindestpause automatisch
Schichtbetrieb
Situation: Pausen müssen in der Schicht genommen werden.
Lösung: Feste Pausenzeiten oder manuelle Erfassung mit Ablösung
Außendienst
Situation: Mitarbeiter unterwegs, Pausen flexibel.
Lösung: App mit manueller Pausenerfassung oder automatischer Abzug
Flexibel für jede Situation
MyTimeTracker passt sich Ihrem Pausenmodell an – nicht umgekehrt.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Typische Probleme und Lösungen
Problem: Mitarbeiter vergisst Pause zu stempeln
Lösungen:
- Automatischer Mindestabzug als Fallback
- Erinnerung nach 6 Stunden ohne Pause
- Nachträgliche Korrektur ermöglichen
Problem: Mitarbeiter arbeitet durch
Lösungen:
- Hinweis: Pause ist Pflicht
- Automatischer Abzug unabhängig vom Stempeln
- Gespräch bei wiederholtem Durcharbeiten
Problem: Unklare Pausenzeiten bei Außendienst
Lösungen:
- Standardpause automatisch abziehen
- Klare Regelung kommunizieren
- Bei abweichender Pause: manuell korrigieren
Problem: Kurze Pausen summieren sich
Lösungen:
- Nur Pausen ab 15 Min. zählen (gesetzliche Regelung)
- Kurze Unterbrechungen sind keine Pause
- Raucherpausen gesondert regeln (falls nötig)
Pausenregelungen im Unternehmen
Was sollte geregelt werden?
| Thema | Beispiel |
|---|---|
| Pausendauer | 30 Min. oder mehr |
| Pausenzeitpunkt | Flexibel oder fest |
| Erfassungsmethode | Automatisch oder manuell |
| Pausenort | Arbeitsplatz verlassen? |
| Besonderheiten | Raucherpausen, Kurzpausen |
Betriebsvereinbarung
Bei Betriebsrat empfohlen:
- Regelt Pausenmodalitäten
- Definiert Erfassungsmethode
- Schafft Klarheit für alle
Kommunikation
Mitarbeitern erklären:
- Warum Pausen wichtig sind
- Wie die Erfassung funktioniert
- Was bei Problemen zu tun ist
Besondere Situationen
Arbeitsunterbrechung vs. Pause
| Situation | Pause? | Arbeitszeit? |
|---|---|---|
| Mittagspause | Ja | Nein |
| Toilettengang | Nein | Ja |
| Kurzes Kaffee holen | Nein | Ja |
| 30 Min. Café | Ja | Nein |
| Arztbesuch | Abhängig | Individuell |
Raucherpausen
Häufig diskutiertes Thema:
- Gesetzlich: Keine Sonderregelung
- Betrieblich: Kann geregelt werden
- Möglichkeit: Als Pausenzeit erfassen
Bereitschaftszeit
Besonderheit:
- Bereitschaft am Arbeitsplatz ≠ Pause
- Arbeitnehmer muss frei verfügen können
- Im Zweifel: Keine Pause
Häufige Fragen
Fazit
Die Pausenerfassung muss nicht kompliziert sein. Automatische Pausenabzüge sind für die meisten Betriebe die praktikabelste Lösung. Wichtig ist eine klare Regelung, die alle kennen, und die Möglichkeit zur Korrektur bei Abweichungen. Flexible Arbeitszeitmodelle können mit manueller Erfassung oder kombinierten Methoden gut abgebildet werden.
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