Zeiterfassung für Freelancer: Praktische Tipps
Als Freelancer ist Ihre Zeit Ihr Kapital. Gute Zeiterfassung hilft bei der Kundenabrechnung, zeigt Ihren tatsächlichen Stundenlohn – und schützt vor Selbstausbeutung.
Das Wichtigste in Kürze
- Keine gesetzliche Pflicht, aber sehr empfehlenswert
- Basis für korrekte Kundenabrechnung
- Realistische Stundensätze berechnen
- Auch nicht-abrechenbare Zeit erfassen
- Einfache Tools nutzen
Warum Zeiterfassung als Freelancer?
Die Vorteile
Zeiterfassung bringt:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Korrekte Abrechnung | Keine Schätzungen, echte Zahlen |
| Realistischer Stundenlohn | Was verdienen Sie wirklich? |
| Bessere Kalkulation | Künftige Projekte richtig schätzen |
| Schutz vor Selbstausbeutung | Sehen, wie viel Sie arbeiten |
| Kundennachweis | Transparenz bei Fragen |
Der typische Fehler
Ohne Zeiterfassung:
- Geschätzt: "Das Projekt waren ca. 20 Stunden"
- Tatsächlich: 35 Stunden
- Honorar: 2.000 €
- Gefühlter Stundenlohn: 100 €/h
- Tatsächlicher Stundenlohn: 57 €/h
- Differenz: 43 €/h weniger!
Versteckte Arbeitszeit
Oft vergessen:
- Kundenkommunikation (E-Mails, Calls)
- Briefing-Analyse
- Recherche
- Korrekturschleifen
- Verwaltung, Rechnungen schreiben
Zeit smart erfassen
MyTimeTracker macht Zeiterfassung einfach – auch für Freelancer.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Was erfassen?
Abrechenbare Zeit
Direkte Kundenarbeit:
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Projekt A | Design, Texte, Entwicklung |
| Projekt B | Beratung, Workshops |
| Projekt C | Wartung, Support |
Nicht-abrechenbare Zeit
Auch erfassen:
- Akquise – Angebote schreiben
- Pitches vorbereiten
- Networking
- Administration – Buchhaltung
- Rechnungen
- Steuer
- Weiterbildung – Kurse
- Lesen, Recherche
- Marketing – Website pflegen
- Social Media
Granularität
Wie detailliert:
| Zu grob | Sinnvoll | Zu fein |
|---|---|---|
| "Arbeit" | "Kunde X - Webdesign" | "Icon Größe angepasst" |
Methoden und Tools
Timer vs. Nacherfassung
Zwei Ansätze:
| Methode | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Timer (live) | Genau, keine Schätzung | Kann vergessen werden |
| Nacherfassung | Flexibel | Weniger genau |
| Kombination | Best of both | Mehr Aufwand |
Empfohlener Workflow
Praktische Routine:
- Morgens: Erste Aufgabe, Timer starten
- Bei Wechsel: Timer stoppen/neu starten
- Mittag: Pause (nicht vergessen!)
- Nachmittag: Weitermachen
- Abends: Tagesübersicht prüfen
- Wöchentlich: Auswertung
Tool-Optionen
Je nach Bedarf:
| Tool | Geeignet für |
|---|---|
| Dedizierte App | Professionelle Auswertung |
| Excel/Sheets | Kostenlos, flexibel |
| Projektmanagement | Mit Todo-Integration |
| Rechnungstool | Direkt zur Rechnung |
Professionelle Zeiterfassung
MyTimeTracker für Freelancer: Timer, Projekte, Auswertungen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Stundensatz berechnen
Der echte Stundenlohn
Berechnung:
| Schritt | Beispiel |
|---|---|
| Einnahmen Monat | 6.000 € |
| Abrechenbare Stunden | 80 h |
| Nicht-abrechenbare Stunden | 40 h |
| Gesamt gearbeitet | 120 h |
| Effektiver Stundenlohn | 50 €/h |
Billable Rate
Wichtige Kennzahl:
- Abrechenbare Stunden: 80 h
- Gesamt-Arbeitszeit: 120 h
- Billable Rate: 80/120 = 67%
- Gut: 60-70%
- Sehr gut: 70-80%
- Zu hoch: >85% (keine Zeit für Akquise)
Kalkulation anpassen
Mit den Daten:
| Erkenntnis | Aktion |
|---|---|
| Effektiver Lohn zu niedrig | Stundensatz erhöhen |
| Viel Non-billable Zeit | Prozesse optimieren |
| Bestimmte Kunden unprofitabel | Konditionen anpassen |
| Akquise frisst Zeit | Bessere Leads qualifizieren |
Kundenabrechnung
Stundennachweise
Was Kunden erwarten:
| Element | Beispiel |
|---|---|
| Datum | 15.01.2026 |
| Tätigkeit | Webdesign Homepage |
| Dauer | 4,5 h |
| Summe | X Stunden × Y €/h |
Detailgrad
Kunden unterscheiden sich:
- Vertrauensvoll: "X Stunden diesen Monat"
- Normal: Tätigkeiten mit Stunden
- Detailliert: Genaue Aufschlüsselung
- Festpreis: Nur Ergebnis zählt
Bei Festpreisen
Auch dann erfassen:
- War das Projekt profitabel?
- Kalkulation für ähnliche Projekte
- Nachverhandlung bei Scope-Änderung
- Eigene Übersicht
Work-Life-Balance
Überarbeitung erkennen
Zeiterfassung zeigt:
| Warnsignal | Grenzwert |
|---|---|
| Wochenarbeitszeit | >50 h kritisch |
| Wochenendarbeit | Regelmäßig problematisch |
| Abendarbeit | Keine Erholung |
| Urlaub | <4 Wochen/Jahr |
Grenzen setzen
Mit Zeitdaten:
- Max. 45 h/Woche als Ziel
- Wochenende frei (Ausnahmen selten)
- Feierabend einhalten
- Urlaub planen wie Angestellte
- Krank = Krank (nicht durcharbeiten)
Häufige Fragen
Gesetzlich nicht für sich selbst, aber für die Kundenabrechnung und Ihre eigene Kalkulation ist es unverzichtbar. Nur so wissen Sie, was Sie wirklich verdienen und ob Projekte profitabel sind.
So detailliert, dass Sie Stundennachweise für Kunden erstellen können und Ihre Rentabilität verstehen. Typisch: Pro Kunde und Projekt, mit kurzer Tätigkeitsbeschreibung. Nicht: Jede Minute einzeln.
Unbedingt. Nur so sehen Sie Ihre tatsächliche Arbeitszeit und Ihren echten Stundenlohn. Akquise, Administration und Weiterbildung sind echte Arbeitszeit, auch wenn sie nicht abgerechnet wird.
Auch bei Festpreis-Projekten Zeit erfassen. So lernen Sie, wie lange bestimmte Arbeiten wirklich dauern – und können künftige Projekte besser kalkulieren. Außerdem: Bei Scope-Änderungen haben Sie Verhandlungsgrundlage.
60-70% ist realistisch. Unter 60% läuft zu viel Zeit in Non-billable. Über 80% bedeutet oft, dass Akquise und Weiterbildung zu kurz kommen – das rächt sich langfristig.
Fazit
Zeiterfassung ist für Freelancer kein Overhead – sie ist Grundlage für professionelles Arbeiten. Sie ermöglicht korrekte Abrechnung, zeigt den tatsächlichen Verdienst und schützt vor Selbstausbeutung. Mit der richtigen Routine wird Zeiterfassung zur Gewohnheit – und liefert wertvolle Erkenntnisse für Ihr Business.
Zeiterfassung starten
14 Tage kostenlos testen