Zeiterfassung für Selbständige und Freelancer

Zeiterfassung für Selbständige und Freelancer

Als Selbständiger oder Freelancer sind Sie Ihr eigener Chef – aber auch Ihre eigene HR-Abteilung. Die Zeiterfassung gehört zu den wichtigsten Tools für ein erfolgreiches Business. Warum sie unverzichtbar ist und wie Sie sie umsetzen, erfahren Sie hier.

Das Wichtigste in Kürze

• Zeiterfassung ist für Selbständige nicht Pflicht, aber geschäftskritisch
• Sie dient der Abrechnung, Kalkulation und Selbstorganisation
• Einfache Tools reichen oft aus
• Trennung von billable und non-billable Zeit ist wichtig
• Regelmäßige Auswertung zeigt, wo die Zeit wirklich hinfließt

Warum Zeiterfassung für Selbständige wichtig ist

Für die Abrechnung

Wenn Sie nach Stunden abrechnen:

• Nachweis gegenüber Kunden
• Grundlage für die Rechnung
• Dokumentation bei Nachfragen

Für die Kalkulation

Verstehen Sie Ihr Business:

• Was kosten Ihre Leistungen wirklich?
• Welche Projekte sind profitabel?
• Wo geht unbezahlte Zeit verloren?

Für die Selbstorganisation

Bleiben Sie effizient:

• Wie viel arbeiten Sie wirklich?
• Work-Life-Balance kontrollieren
• Zeitfresser identifizieren

Für die Steuererklärung

Je nach Situation relevant:

• Nachweis bei Betriebsprüfung
• Abgrenzung privat/geschäftlich
• Reisekosten und Fahrten

Besonderheiten für Freelancer

Keine Pflicht zur Zeiterfassung

Im Gegensatz zu Arbeitnehmern:

• Keine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung
• Keine Höchstarbeitszeiten nach ArbZG
• Freie Zeiteinteilung

Aber: Vertragliche Pflichten

Bei Kundenprojekten oft:

• Stundennachweis als Rechnungsgrundlage
• Dokumentation für Festpreis-Projekte
• Reporting an den Auftraggeber

Scheinselbständigkeit vermeiden

Zeiterfassung kann helfen:

• Nachweis eigenständiger Arbeitsweise
• Dokumentation der Arbeit für verschiedene Kunden
• Abgrenzung zur Arbeitnehmer-Tätigkeit

Was sollten Freelancer erfassen?

Billable vs. Non-Billable

Unterscheiden Sie:

Pro Projekt und Kunde

Erfassen Sie:

• Welcher Kunde
• Welches Projekt
• Welche Tätigkeit
• Datum und Dauer

Zusätzliche Informationen

Optional, aber nützlich:

• Tätigkeitsbeschreibung
• Ort (Home, Kunde, unterwegs)
• Verwendete Ressourcen

Methoden der Zeiterfassung

Manuelle Erfassung

Einfaches Notizbuch oder Tabelle:

Vorteile:

• Kein Tool nötig
• Volle Kontrolle
• Kostenlos

Nachteile:

• Zeitaufwand
• Fehleranfällig
• Auswertung mühsam

Tabellenkalkulation

Excel, Google Sheets:

• Formeln für Summen und Auswertungen
• Einfache Anpassung
• Kostenlos (bei Google)

Nachteile:

• Keine Timer-Funktion
• Manueller Aufwand
• Nicht mobil-optimiert

Spezialisierte Apps und Software

Digitale Zeiterfassung:

• Timer-Funktion
• Automatische Auswertungen
• Mobile Nutzung
• Reporting und Export

Beispiele:

• Clockify (kostenlose Basis)
• Toggl Track
• Harvest
• MyTimeTracker

Praktische Tipps

Erfassen Sie in Echtzeit

Schlecht: Am Freitag die ganze Woche nachbuchen

Besser: Timer bei Arbeitsbeginn starten

Warum: Details gehen verloren, Schätzungen sind ungenau.

Feste Kategorien definieren

Einmal festlegen:

• Welche Kunden/Projekte gibt es?
• Welche Tätigkeitskategorien nutzen Sie?
• Was ist billable, was nicht?

Kleinkram nicht vergessen

Auch erfassen:

• Kurze E-Mails
• Telefonate
• Recherche

Diese kleinen Zeiten summieren sich.

Regelmäßig auswerten

Wöchentlich oder monatlich:

• Wie viel wurde gearbeitet?
• Wie ist die Billable-Quote?
• Welche Kunden bringen wie viel?

Auswertungen nutzen

Billable Rate

Anteil der abrechenbaren Zeit:

Billable Rate = Abrechenbare Stunden / Gesamtstunden × 100

Zielwert: 60-75% ist für viele Freelancer realistisch.

Stundensatz-Realität

Ihr tatsächlicher Stundensatz:

Realer Stundensatz = Umsatz / Gesamtstunden

Beispiel:

• Umsatz: 5.000 €/Monat
• Gesamtstunden: 160 Std.
• Realer Stundensatz: 31,25 €/Std.

(Auch wenn Sie 80 €/Std. abrechnen!)

Profitabilität pro Kunde

Vergleichen Sie:

• Umsatz pro Kunde
• Stunden pro Kunde
• Effektiver Stundensatz pro Kunde

Zeiterfassung für die Rechnung

Stundennachweis erstellen

Was sollte draufstehen:

• Datum
• Tätigkeit (verständlich für Kunde)
• Dauer
• Ggf. Stundensatz und Zwischensumme

Beispiel Stundennachweis

Integration mit Rechnungsstellung

Viele Zeiterfassungstools bieten:

• Direkten Export für Rechnungen
• Übernahme in Buchhaltungssoftware
• PDF-Stundennachweise

Häufige Fehler vermeiden

Fehler 1: Keine Zeiterfassung

Problem: „Ich weiß schon, wie viel ich arbeite."

Realität: Die meisten unterschätzen den Aufwand erheblich.

Fehler 2: Nur billable erfassen

Problem: Non-billable Zeit wird ignoriert.

Realität: Sie arbeiten mehr als Sie denken, verdienen aber nicht mehr.

Fehler 3: Unpräzise Buchungen

Problem: „Ein paar Stunden am Projekt X."

Besser: Genaue Zeiten, nachvollziehbare Beschreibungen.

Fehler 4: Keine regelmäßige Auswertung

Problem: Daten erfassen, aber nicht nutzen.

Lösung: Wöchentlich oder monatlich Bilanz ziehen.

Häufige Fragen

Fazit

Zeiterfassung ist für Selbständige und Freelancer keine lästige Pflicht, sondern ein wichtiges Steuerungsinstrument. Sie zeigt, wohin die Zeit wirklich fließt, ob Projekte profitabel sind und wie es um die Work-Life-Balance steht. Mit dem richtigen Tool und einer konsequenten Routine wird sie zur Gewohnheit, die sich bezahlt macht.