Zeiterfassung bei Mehrarbeit und Überstunden

Wer mehr arbeitet als vereinbart, braucht Nachweise – Zeiterfassung liefert sie automatisch.

Das Wichtigste in Kürze

Überstunden entstehen bei Überschreiten der Regelarbeitszeit
Genaue Erfassung schützt Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Automatische Erkennung durch Zeiterfassungssystem
Gesetzliche Grenzen beachten (max. 10h/Tag)
Freizeitausgleich oder Auszahlung dokumentieren

Mehrarbeit vs. Überstunden

Begriffsklärung

Was ist was:

Begriff	Definition
Mehrarbeit	Über gesetzliche Höchstarbeitszeit
Überstunden	Über vertraglich vereinbarte Zeit
Plusstunden	Positiver Saldo auf Arbeitszeitkonto
Minusstunden	Negativer Saldo

Praktisches Beispiel

Wie es zusammenhängt:

Gesetzlich: max. 10h/Tag – Darüber = Mehrarbeit (problematisch)
Vertraglich: z.B. 8h/Tag – Darüber = Überstunden
Tatsächlich: z.B. 9h/Tag – 1h Überstunden
Arbeitszeitkonto – Sammelt Plus/Minus

Überstunden automatisch erkennen

MyTimeTracker erfasst Mehrarbeit und berechnet Überstunden automatisch.

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Wann Überstunden entstehen

Vertragsgrundlage

Was im Vertrag steht:

Klausel	Auswirkung
Feste Wochenarbeitszeit	Klar definiert
"Überstunden abgegolten"	Begrenzt wirksam
Überstundenpauschale	Bis zur vereinbarten Menge
Keine Regelung	Gesetzliche Regeln gelten

Anordnung oder freiwillig

Wie Überstunden entstehen:

Angeordnet – Durch Vorgesetzten
Durch betriebliche Notwendigkeit
Vergütungspflicht klar
Geduldet – Arbeitgeber weiß davon
Greift nicht ein
Gilt als stillschweigende Billigung
Freiwillig – Ohne Wissen des AG
Nachweis schwierig
Vergütung fraglich
Vertraglich – Bereitschaftsdienst etc.

Nachweis wichtig

Warum Dokumentation entscheidend:

Situation	Ohne Nachweis	Mit Nachweis
Vergütungsforderung	Schwer durchsetzbar	Belegt
Streitfall	Aussage gegen Aussage	Fakten
Prüfung	Compliance-Risiko	Abgesichert

Erfassung in der Praxis

Was erfassen

Welche Daten nötig:

Datum	Zweck
Arbeitsbeginn	Tatsächlicher Start
Arbeitsende	Tatsächliches Ende
Pausen	Tatsächlich genommen
Projektzuordnung	Bei Projektarbeit
Grund	Optional, bei häufiger Mehrarbeit

Automatische Berechnung

Was das System leistet:

Soll-Ist-Vergleich – Vertragliche vs. tatsächliche Zeit
Tagesgrenze – Warnung bei >8h, Alarm bei >10h
Wochengrenze – Überschreitung erkannt
Monatsübersicht – Kumulierte Überstunden
Jahressaldo – Gesamtübersicht

Warnungen einrichten

Proaktive Benachrichtigungen:

Schwelle	Aktion
8 Stunden erreicht	Info an Mitarbeiter
9 Stunden erreicht	Warnung + Info an FK
10 Stunden überschritten	Alarm an HR
Wochenlimit nähert sich	Frühwarnung

Überstunden-Warnungen

MyTimeTracker warnt automatisch bei kritischen Arbeitszeiten.

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Gesetzliche Grenzen

Arbeitszeitgesetz

Was erlaubt ist:

Regelung	Grenze
Tägliche Höchstarbeitszeit	8h, ausnahmsweise 10h
Wöchentlich	Durchschnitt 48h (6 Monate)
Ausgleichszeitraum	6 Monate/24 Wochen
Ruhezeit	Mind. 11h zwischen Arbeitstagen

Ausnahmen

Wann mehr möglich:

Mit Ausgleich – Auf 8h im Durchschnitt
Notfälle – Unvorhersehbare Situationen
Saisonarbeit – Tariflich geregelt
Leitende Angestellte – ArbZG gilt nicht
Bestimmte Branchen – Sonderregelungen

Dokumentationspflicht

Was nachgewiesen werden muss:

Pflicht	Umfang
Über 8h hinaus	Dokumentation erforderlich
Aufbewahrung	2 Jahre
Prüfung	Durch Aufsichtsbehörden
Bußgeld	Bei Verstößen möglich

Vergütung und Ausgleich

Vergütungsmodelle

Wie Überstunden abgegolten werden:

Modell	Beschreibung
Auszahlung	Überstunden werden bezahlt
Freizeitausgleich	Überstunden werden abgebaut
Kombination	Teils Geld, teils Freizeit
Pauschal	Im Gehalt enthalten (mit Grenzen)

Zuschläge

Wann mehr gezahlt wird:

Tarifvertrag – Oft 25-50% Zuschlag
Arbeitsvertrag – Individuell vereinbart
Betriebsvereinbarung – Einheitliche Regelung
Ohne Regelung – Kein Anspruch auf Zuschlag

Dokumentation im System

Was erfasst wird:

Element	Erfassung
Überstunden-Entstehung	Automatisch berechnet
Ausgleich Freizeit	Bei Abbau gebucht
Auszahlung	Als abgegolten markiert
Restsaldo	Aktuell sichtbar

Arbeitszeitkonto

Funktionsweise

Wie das Konto arbeitet:

Plus – Mehr gearbeitet als Soll
Überstunden gesammelt
Minus – Weniger gearbeitet als Soll
Muss nachgearbeitet werden
Grenzen – Obergrenze (z.B. +40h)
Untergrenze (z.B. -20h)
Ausgleich – Innerhalb Zeitraum

Grenzen setzen

Sinnvolle Limits:

Grenze	Typischer Wert
Obergrenze Plus	+40 bis +80 Stunden
Untergrenze Minus	-10 bis -20 Stunden
Ausgleichszeitraum	6-12 Monate
Verfall	Ja/Nein nach Vereinbarung

Übertrag

Was am Jahresende passiert:

Regelung	Handhabung
Vollständiger Übertrag	Alles ins neue Jahr
Gedeckelter Übertrag	Nur bis Grenze
Verfall	Überschuss verfällt
Auszahlung	Überschuss wird bezahlt

Führungskräfte-Aufgaben

Überblick behalten

Was Vorgesetzte sehen sollten:

Information	Nutzen
Team-Überstunden	Gesamtbelastung
Einzelsalden	Wer hat wie viel
Trends	Steigt oder sinkt
Kritische Fälle	Wer überschreitet regelmäßig

Eingreifen

Wann handeln:

Regelmäßige Überschreitung – Ursache klären, abstellen
Annäherung an Grenze – Frühzeitig gegensteuern
Ungleiche Verteilung – Arbeit umverteilen
Gesetzesverstoß droht – Sofort handeln
Abbau nicht möglich – Organisation anpassen

Häufige Fragen

Klauseln wie 'Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten' sind nur begrenzt wirksam. Es muss klar sein, wie viele Überstunden gemeint sind, und das Gehalt muss insgesamt mindestens dem Mindestlohn für alle Stunden entsprechen. Pauschale Abgeltung aller Überstunden ist unwirksam.

Grundsätzlich ja, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage gibt (Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung) und betriebliche Notwendigkeit besteht. Die gesetzlichen Grenzen (10h/Tag, Ruhezeit) gelten aber immer. Dauerhaft angeordnete Überstunden sind nicht zulässig.

Das hängt von der Vereinbarung ab. Arbeits- oder Tarifvertrag können Verfallfristen enthalten. Ohne Regelung gilt: Überstunden verjähren nach 3 Jahren. Aber: Vertragliche Ausschlussfristen können kürzer sein. Prüfen Sie Ihre Vereinbarungen.

Führen Sie selbst Aufzeichnungen: Datum, Beginn, Ende, Pause. Im Streitfall sind Sie beweispflichtig. Seit dem BAG-Urteil muss der Arbeitgeber ein Zeiterfassungssystem bereitstellen. Tut er das nicht, sollten Sie ihn darauf hinweisen und selbst dokumentieren.

Rufbereitschaft ist keine Arbeitszeit, solange Sie nicht tatsächlich arbeiten. Werden Sie gerufen und arbeiten, ist das Arbeitszeit (und ggf. Überstunden). Die Rufbereitschaft selbst kann separat vergütet werden, ist aber keine Arbeitszeit im Sinne des ArbZG.

Fazit

Überstunden gehören zum Arbeitsalltag – aber sie müssen dokumentiert werden. Zeiterfassungssysteme berechnen automatisch, wann Soll überschritten wird, warnen bei kritischen Grenzen und dokumentieren für den Streitfall. Arbeitgeber erfüllen damit ihre Nachweispflicht, Arbeitnehmer haben ihre Ansprüche belegt. Wichtig: Die gesetzlichen Grenzen gelten unabhängig von jeder Vereinbarung.

Zeiterfassung bei Mehrarbeit und Überstunden