Zeiterfassung Schnittstellen: Integration in HR-Systeme

Zeiterfassung Schnittstellen: Integration in HR-Systeme

Zeiterfassung ist kein isoliertes System. Die Daten fließen in die Lohnbuchhaltung, die Projektabrechnung und das HR-Management. Gute Schnittstellen machen den Unterschied zwischen manuellem Aufwand und automatisiertem Workflow.

Das Wichtigste in Kürze

• Schnittstellen reduzieren manuelle Datenübertragung und Fehler
• Standard-Exporte (CSV, Excel) funktionieren immer
• API-Anbindungen ermöglichen automatisierten Datenaustausch
• DATEV-Export ist für deutsche Lohnbuchhaltung wichtig
• Die Integration sollte bei der Softwareauswahl berücksichtigt werden

Warum sind Schnittstellen wichtig?

Ohne Integration

Typischer Ablauf:

1. Zeiterfassung exportieren (manuell)
2. Daten in Excel bearbeiten
3. In Lohnsoftware importieren
4. Fehler suchen und korrigieren
5. Nächsten Monat wiederholen

Probleme:

• Zeitaufwand
• Fehleranfällig
• Doppelte Datenpflege
• Verzögerungen

Mit Integration

Automatisierter Ablauf:

1. Zeiterfassung läuft
2. Daten werden automatisch übertragen
3. Lohnbuchhaltung verarbeitet direkt
4. Fertig

Vorteile:

• Zeitersparnis
• Weniger Fehler
• Aktuelle Daten
• Effizienz

Arten von Schnittstellen

1. Standard-Exporte

Formate:

• CSV (Comma Separated Values)
• Excel (XLSX)
• PDF (für Reports)
• XML

Einsatz:

• Einmalige Datenübertragung
• Manuelle Weiterverarbeitung
• Archivierung

Vorteile:

• Funktioniert immer
• Keine Einrichtung nötig
• Flexibel

Nachteile:

• Manueller Aufwand
• Keine Echtzeit
• Fehlerrisiko

2. Spezifische Exporte

DATEV:

• Standard für deutsche Steuerberater
• Arbeitszeitdaten für Lohnbuchhaltung
• Spezifisches Format

Agenda:

• Buchhaltungssoftware
• Ähnlich wie DATEV

Lexware:

• Kaufmännische Software
• Import-Funktion

3. API-Schnittstellen

Was ist eine API? Application Programming Interface – eine Schnittstelle, über die Programme miteinander kommunizieren.

Typen:

• REST API (modern, web-basiert)
• SOAP (älter, komplexer)
• Webhooks (Ereignis-basiert)

Einsatz:

• Automatischer Datenaustausch
• Echtzeit-Synchronisation
• Individuelle Integrationen

4. Fertige Integrationen

Plug-and-Play:

• Vorkonfigurierte Verbindungen
• Ein-Klick-Aktivierung
• Getestete Funktionalität

Beispiele:

• Zeiterfassung → Slack (Status)
• Zeiterfassung → DATEV (Lohn)
• Zeiterfassung → Personio (HR)

Wichtige Integrationen

Lohnbuchhaltung

Warum wichtig: Arbeitszeitdaten sind Grundlage für Lohn und Gehalt.

Zu übertragen:

• Arbeitsstunden pro Mitarbeiter
• Überstunden
• Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag)
• Abwesenheiten

Typische Partner:

• DATEV
• Lexware
• Sage
• Agenda

HR-Software

Warum wichtig: Zentrales Mitarbeitermaagement.

Zu übertragen:

• Arbeitszeitdaten
• Urlaubstage
• Fehlzeiten
• Überstundensalden

Typische Partner:

• Personio
• HRworks
• Rexx
• SAP SuccessFactors

Projektmanagement

Warum wichtig: Zeiten auf Projekte buchen.

Zu übertragen:

• Projektstunden
• Tätigkeiten
• Mitarbeiter-Zuordnung

Typische Partner:

• Asana
• Jira
• Monday
• Trello

ERP-Systeme

Warum wichtig: Unternehmensweite Ressourcenplanung.

Zu übertragen:

• Arbeitszeiten
• Kapazitäten
• Kosten

Typische Partner:

• SAP
• Microsoft Dynamics
• Sage
• Oracle

DATEV-Integration im Detail

Warum DATEV?

Marktführer:

• 90% der Steuerberater nutzen DATEV
• Standard für Lohnbuchhaltung in Deutschland
• Etablierte Prozesse

DATEV-Export

Ablauf:

1. Zeiterfassung erstellt Datei
2. Export im DATEV-Format
3. Steuerberater importiert
4. Lohnabrechnung erfolgt

Enthaltene Daten:

• Personalnummer
• Arbeitstage
• Stunden pro Tag/Monat
• Zuschläge
• Abwesenheiten

DATEV Unternehmen Online

Moderne Variante:

• Cloud-basiert
• Automatischer Upload
• Echtzeit-Daten

Voraussetzung:

• DATEV-Zugang
• Kompatible Zeiterfassung

API-Integration

Was kann eine API?

Typische Funktionen:

• Mitarbeiterdaten abrufen
• Zeitbuchungen erstellen
• Auswertungen abfragen
• Stammdaten synchronisieren

REST API

Eigenschaften:

• HTTP-basiert (wie Webseiten)
• JSON-Datenformat
• Einfach zu implementieren
• Moderne Standard

Beispiel-Aufruf:

GET /api/v1/timeentries?from=2026-01-01&to=2026-01-31

Webhooks

Prinzip: System A informiert System B bei Ereignissen.

Beispiel: Mitarbeiter stempelt ein → Webhook sendet Info an Slack → Status wird aktualisiert.

Vorteil: Echtzeit-Reaktion ohne Abfragen.

Authentifizierung

Methoden:

• API-Key (einfach)
• OAuth 2.0 (sicher)
• Basic Auth (veraltet)

Sicherheit:

• HTTPS verwenden
• Keys geheim halten
• Zugriffsrechte begrenzen

Integrationsszenarien

Szenario 1: Lohnbuchhaltung

Ausgangslage: Zeiterfassung → DATEV Export → Steuerberater

Optimierung: Automatischer monatlicher Export per E-Mail oder Cloud-Upload.

Ergebnis: Weniger manueller Aufwand, schnellere Abrechnung.

Szenario 2: HR-Anbindung

Ausgangslage: Mitarbeiterdaten in HR-System, Zeiterfassung separat.

Optimierung: API-Sync: Neue Mitarbeiter automatisch in Zeiterfassung.

Ergebnis: Keine doppelte Datenpflege, konsistente Stammdaten.

Szenario 3: Projektabrechnung

Ausgangslage: Zeiten manuell von Zeiterfassung in Projekttools übertragen.

Optimierung: Direkte Integration: Zeiten werden automatisch zugeordnet.

Ergebnis: Genaue Projektzeiten, einfache Abrechnung.

Auswahlkriterien

Bei der Softwareauswahl prüfen

Checkliste: ☐ Welche Exporte sind verfügbar? ☐ Gibt es DATEV-Export? ☐ Welche fertigen Integrationen existieren? ☐ Gibt es eine API? ☐ Ist die API dokumentiert? ☐ Welche Authentifizierung wird unterstützt?

Fragen an den Anbieter

Stellen Sie:

1. Welche HR-Systeme werden unterstützt?
2. Wie funktioniert der DATEV-Export?
3. Gibt es eine REST API?
4. Können wir individuelle Integrationen bauen?
5. Welcher Support ist verfügbar?

Kosten beachten

Mögliche Zusatzkosten:

• API-Zugang (manchmal extra)
• Anzahl API-Aufrufe
• Individuelle Integrationen
• Support für Schnittstellen

Implementierung

Vorbereitung

Schritt 1: Anforderungen klären

• Welche Systeme sollen verbunden werden?
• Welche Daten müssen fließen?
• In welche Richtung?

Schritt 2: Verfügbarkeit prüfen

• Bietet Zeiterfassung die Schnittstelle?
• Bietet Zielsystem Import?
• Gibt es fertige Integration?

Schritt 3: Verantwortlichkeiten

• Wer implementiert?
• Wer testet?
• Wer wartet?

Umsetzung

Bei Standard-Export:

1. Export konfigurieren
2. Testexport erstellen
3. Import testen
4. Prozess dokumentieren

Bei API-Integration:

1. Zugang einrichten
2. Entwicklung/Konfiguration
3. Ausführliche Tests
4. Monitoring einrichten

Häufige Fehler

Vermeiden:

• Ungetestete Produktivnutzung
• Fehlende Fehlerbehandlung
• Keine Dokumentation
• Zu seltene Synchronisation

Häufige Fragen zu Zeiterfassung-Schnittstellen

Fazit

Schnittstellen sind der Schlüssel zu effizienter Zeiterfassung. Standard-Exporte funktionieren immer, aber automatisierte Integrationen sparen Zeit und reduzieren Fehler. Prüfen Sie bei der Softwareauswahl, welche Integrationen verfügbar sind – besonders DATEV für die Lohnbuchhaltung und Ihre HR-Software.