Arbeitszeitaufzeichnung: Formvorschriften und Methoden
Arbeitszeiterfassung ist Pflicht – aber welche Form muss sie haben? Reicht ein handschriftlicher Zettel, oder muss es elektronisch sein?
Das Wichtigste in Kürze
- Aktuell keine gesetzliche Formvorschrift
- Handschriftlich, Excel, App – alles zulässig
- Neue Gesetzgebung wird elektronisch vorschreiben
- Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit wichtig
- Aufbewahrungspflicht beachten
Rechtlicher Hinweis
Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Aktuelle Rechtslage
Was das BAG-Urteil sagt
Das Bundesarbeitsgericht (September 2022):
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| Pflicht | Arbeitszeiterfassung ist Pflicht |
| Was erfassen | Beginn, Ende und Dauer |
| Form | Nicht spezifiziert |
| Methode | Offen gelassen |
Arbeitszeitgesetz
Das ArbZG § 16 fordert aktuell nur:
- Nur Überstunden (über 8 h)
- Sonn- und Feiertagsarbeit
- Keine allgemeine Pflicht (alt)
- Durch BAG-Urteil erweitert
Kommende Gesetzgebung
Was zu erwarten ist:
- Elektronische Erfassung wird Pflicht
- Übergangsfristen für kleine Betriebe
- Ausnahmen möglich (z.B. bei <10 MA)
- Details noch in Abstimmung
Zukunftssicher erfassen
MyTimeTracker ist elektronisch und entspricht künftigen Anforderungen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Zulässige Methoden
Handschriftliche Aufzeichnung
Noch erlaubt:
| Vorteil | Nachteil |
|---|---|
| Einfach | Fehleranfällig |
| Keine Kosten | Zeitaufwändig |
| Sofort möglich | Schwer auszuwerten |
| Für kleine Betriebe | Verlustgefahr |
Excel und Tabellen
Weit verbreitet:
- Vorteile – Bekanntes Tool
- Flexible Anpassung
- Auswertung möglich
- Nachteile – Fehleranfällig
- Nicht manipulationssicher
- Keine Echtzeit-Erfassung
- Status: Aktuell noch zulässig
Digitale Zeiterfassung
Die Zukunft:
| Methode | Beschreibung |
|---|---|
| App | Stempeln per Smartphone |
| Terminal | Stationäres Gerät |
| Web | Browser-basiert |
| Kombination | Mehrere Methoden |
Stempeluhr/Terminal
Klassisch und digital:
- Elektronische Terminals
- NFC/RFID-Karten
- Biometrisch (mit Einschränkungen)
- Manipulationssicher
Anforderungen an die Aufzeichnung
Inhaltlich
Was erfasst werden muss:
| Element | Erforderlich |
|---|---|
| Datum | Ja |
| Arbeitsbeginn | Ja |
| Arbeitsende | Ja |
| Pausenzeiten | Ja |
| Gesamtdauer | Ja (oder berechenbar) |
Formell
Anforderungen an jede Methode:
- Vollständig: Alle Arbeitstage
- Nachvollziehbar: Wer hat wann gearbeitet
- Zeitnah: Möglichst tagesaktuell
- Korrekt: Tatsächliche Zeiten
- Aufbewahrbar: 2 Jahre Minimum
- Prüfbar: Für Behörden zugänglich
Manipulationssicherheit
Wichtig für die Glaubwürdigkeit:
| Methode | Manipulationssicherheit |
|---|---|
| Handschriftlich | Gering |
| Excel | Gering |
| Software mit Änderungsprotokoll | Hoch |
| Terminal mit automatischer Speicherung | Hoch |
Manipulationssicher erfassen
MyTimeTracker protokolliert alle Änderungen – für maximale Transparenz.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Sonderfälle
Vertrauensarbeitszeit
Auch hier gilt:
- Zeiterfassungspflicht besteht
- Mitarbeiter erfassen selbst
- Arbeitgeber stellt System bereit
- Nur Kontrollintensität geringer
Außendienst
Für mobile Mitarbeiter:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| App | Stempeln per Smartphone |
| Nachträgliche Eingabe | Am selben Tag |
| Telefonische Meldung | Dann eingetragen |
Homeoffice
Erfassung aus der Ferne:
- Web-Portal: Browser-Zugang
- App: Smartphone-Erfassung
- VPN: Ins Firmensystem
- Vertrauensbasis mit Selbsterfassung
Mehrere Arbeitgeber
Bei mehreren Jobs:
- Jeder Arbeitgeber erfasst seine Zeiten
- Mitarbeiter hat Informationspflicht
- Höchstarbeitszeit über alle Jobs
Aufbewahrung
Pflichten
Wie lange aufbewahren:
| Regelung | Frist |
|---|---|
| ArbZG | 2 Jahre |
| Steuerrecht | 6-10 Jahre |
| Empfehlung | 10 Jahre |
Format
In welcher Form aufbewahren:
- Papier: Originale möglich
- Digital: Scan oder Originaldaten
- Wichtig: Lesbarkeit über gesamte Frist
Zugriff
Wer darf zugreifen:
- Mitarbeiter: Eigene Daten
- Führungskraft: Unterstellte
- HR: Alle (für Lohnabrechnung)
- Behörden: Bei Prüfung
- Betriebsrat: Kollektiv (nicht individuell)
Empfehlung
Warum elektronisch?
Vorteile der digitalen Erfassung:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Genauigkeit | Weniger Fehler |
| Auswertung | Automatische Reports |
| Compliance | Einfacher prüfbar |
| Zukunftssicher | Gesetz kommt |
| Effizienz | Weniger Aufwand |
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Umstellungsplan:
1. System auswählen
2. Testphase durchführen
3. Mitarbeiter schulen
4. Parallelbetrieb
5. Vollständige Umstellung
Häufige Fragen
Fazit
Aktuell gibt es keine strenge Formvorschrift für die Arbeitszeitaufzeichnung – handschriftlich, Excel oder digital ist alles zulässig. Das wird sich ändern: Die kommende Gesetzgebung wird elektronische Erfassung vorschreiben. Wer jetzt schon auf digitale Zeiterfassung umsteigt, ist vorbereitet – und profitiert von weniger Aufwand und besserer Auswertbarkeit.
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