Elektronische Zeiterfassung: Wird sie 2026 Pflicht?

Elektronische Zeiterfassung: Wird sie 2026 Pflicht?

Die elektronische Zeiterfassung steht vor der gesetzlichen Verankerung. Nach dem BAG-Urteil von 2022 plant die Bundesregierung, die digitale Arbeitszeiterfassung verbindlich vorzuschreiben. Was bedeutet das für Unternehmen?

Das Wichtigste in Kürze

• Zeiterfassung ist bereits seit dem BAG-Urteil 2022 Pflicht
• Eine elektronische Erfassung wird voraussichtlich 2026 gesetzlich geregelt
• Kleine Betriebe erhalten voraussichtlich Übergangsfristen
• Die Vorbereitung auf digitale Systeme ist jetzt sinnvoll
• Moderne Zeiterfassungssysteme bieten viele Vorteile über die Pflicht hinaus

Aktueller Stand der Gesetzgebung

Das BAG-Urteil 2022

Am 13. September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht:

Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen.

Wichtige Punkte des Urteils:

• Pflicht gilt sofort und für alle Arbeitgeber
• Form der Erfassung ist (noch) nicht festgelegt
• Basis ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG
• EuGH-Urteil von 2019 wird umgesetzt

Der Gesetzentwurf

Die Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag eine gesetzliche Regelung angekündigt:

Geplante Eckpunkte:

• Elektronische Erfassung als Standard
• Ausnahmen für Kleinbetriebe
• Übergangsfristen für die Umstellung
• Konkretisierung der Dokumentationspflichten

Zeitlicher Ausblick

Was bedeutet "elektronisch"?

Definition elektronische Zeiterfassung

Elektronische Zeiterfassung umfasst:

• Software-Lösungen: Cloud-basierte oder lokale Programme
• Apps: Mobile Zeiterfassung per Smartphone
• Terminals: Stationäre Geräte mit Chip oder Fingerabdruck
• Webbasierte Systeme: Erfassung über Browser

Abgrenzung zu anderen Methoden

Anforderungen an elektronische Systeme

Ein rechtssicheres System sollte bieten:

1. Manipulation­ssicherheit: Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar sein
2. Vollständigkeit: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit
3. Dokumentation: Speicherung gemäß Aufbewahrungsfristen
4. Zugänglichkeit: Mitarbeiter können eigene Daten einsehen
5. Datenschutz: DSGVO-konforme Verarbeitung

Wer ist betroffen?

Allgemeine Pflicht

Die elektronische Zeiterfassungspflicht wird voraussichtlich für alle Unternehmen gelten:

• Große Unternehmen: Sofortige Umsetzungspflicht
• Mittelständler: Kurze Übergangsfrist
• Kleine Betriebe: Längere Übergangsfrist oder vereinfachte Anforderungen

Erwartete Ausnahmen

Nach aktuellem Diskussionsstand werden Erleichterungen diskutiert für:

Kleinbetriebe unter 10 Mitarbeitern:

• Möglicherweise vereinfachte Erfassung
• Längere Übergangsfristen
• Eventuell manuelle Erfassung weiterhin erlaubt

Bestimmte Tätigkeiten:

• Vertrauensarbeitszeit könnte eingeschränkt möglich bleiben
• Leitende Angestellte haben Sonderstellung
• Außendienst mit speziellen Regelungen

Vorteile der elektronischen Zeiterfassung

Für Arbeitgeber

Effizienz:

• Automatische Auswertungen
• Integration in Lohnabrechnung
• Weniger manueller Aufwand

Rechtssicherheit:

• Nachweisbare Dokumentation
• Automatische Warnungen bei Verstößen
• Audit-Trail für Prüfungen

Transparenz:

• Echtzeit-Übersicht über Anwesenheiten
• Bessere Personalplanung
• Kontrolle der Überstunden

Für Arbeitnehmer

Fairness:

• Jede Minute wird erfasst
• Keine "vergessenen" Überstunden
• Nachvollziehbare Arbeitszeiten

Komfort:

• Einfache Erfassung per App
• Eigene Zeiten jederzeit einsehbar
• Urlaubsanträge digital

Schutz:

• Nachweis bei Streitigkeiten
• Überstundennachweis gesichert
• Pauseneinhaltung dokumentiert

Vorbereitung auf die Pflicht

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Prüfen Sie Ihre aktuelle Situation:

• Wie wird Arbeitszeit heute erfasst?
• Welche Systeme sind bereits im Einsatz?
• Wo liegen die größten Lücken?
• Welche Anforderungen haben Sie?

Schritt 2: Anforderungen definieren

Klären Sie Ihre Bedürfnisse:

Technische Anforderungen:

• Cloud oder lokal?
• Mobile Nutzung nötig?
• Integration mit anderen Systemen?
• Anzahl der Nutzer?

Funktionale Anforderungen:

• Nur Zeiterfassung oder auch Abwesenheiten?
• Projektzeiterfassung benötigt?
• Schichtplanung gewünscht?
• Auswertungen und Reports?

Schritt 3: System auswählen

Kriterien für die Auswahl:

Schritt 4: Einführung planen

Für eine erfolgreiche Einführung:

1. Projektteam bilden
2. Betriebsrat einbinden (falls vorhanden)
3. Pilotphase mit einer Abteilung
4. Schulung der Mitarbeiter
5. Schrittweiser Rollout
6. Feedback einholen und optimieren

Kosten und Wirtschaftlichkeit

Typische Kostenfaktoren

Einmalige Kosten:

• Software-Lizenz oder Einrichtung
• Hardware (falls Terminals benötigt)
• Schulungen
• Implementierung

Laufende Kosten:

• Monatliche Gebühren (bei SaaS)
• Wartung und Updates
• Support

ROI-Betrachtung

Die Investition rechnet sich durch:

• Zeitersparnis: Keine manuelle Erfassung und Auswertung
• Fehlerreduktion: Weniger Abrechnungsfehler
• Compliance: Vermeidung von Bußgeldern
• Produktivität: Bessere Ressourcenplanung

Beispielrechnung für 20 Mitarbeiter:

• Zeitersparnis HR: 5 Stunden/Monat × 35€ = 175€
• Weniger Überstundenfehler: Geschätzt 100€/Monat
• Vermiedene Bußgelder: Risikominimierung
• Software-Kosten: Ca. 100€/Monat
• Nettoersparnis: Ca. 175€/Monat

Betriebsrat und Mitbestimmung

Mitbestimmungsrechte

Bei der Einführung elektronischer Zeiterfassung hat der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte nach § 87 BetrVG:

• Gestaltung des Systems
• Art der erfassten Daten
• Zugriff auf die Daten
• Auswertungsmöglichkeiten

Betriebsvereinbarung

Empfehlenswert ist eine Betriebsvereinbarung, die regelt:

• Zweck der Zeiterfassung
• Erfasste Daten
• Zugriffsberechtigung
• Löschfristen
• Auswertungen
• Rechte der Mitarbeiter

Datenschutz beachten

DSGVO-Anforderungen

Bei der elektronischen Zeiterfassung müssen Sie beachten:

Grundsätze:

• Datensparsamkeit: Nur notwendige Daten erfassen
• Zweckbindung: Daten nur für Zeiterfassung nutzen
• Transparenz: Mitarbeiter informieren

Technische Maßnahmen:

• Verschlüsselte Übertragung
• Sichere Speicherung
• Zugriffskontrollen

Aufbewahrungsfristen

Arbeitszeitdaten müssen aufbewahrt werden:

• Mindestens 2 Jahre (ArbZG)
• Bei Mindestlohn: 2 Jahre (MiLoG)
• Steuerlich relevant: Bis 10 Jahre

Danach: Pflicht zur Löschung beachten

Häufige Fragen zur elektronischen Zeiterfassung

Fazit

Die elektronische Zeiterfassung wird voraussichtlich 2026 gesetzliche Pflicht. Unternehmen, die jetzt handeln, haben genügend Zeit für eine sorgfältige Auswahl und Einführung eines passenden Systems. Die Investition lohnt sich: Neben der Rechtssicherheit bringen moderne Zeiterfassungslösungen erhebliche Effizienzgewinne.