Elektronische Zeiterfassung: Pflicht ab 2026?

Die gesetzliche Regelung zur elektronischen Zeiterfassung wird erwartet – was Unternehmen jetzt wissen müssen.

Das Wichtigste in Kürze

BAG-Urteil 2022: Zeiterfassung ist bereits Pflicht
Gesetzliche Konkretisierung 2026 erwartet
Elektronische Form wird voraussichtlich Standard
Ausnahmen für kleine Betriebe möglich
Jetzt vorbereiten: Systeme evaluieren

Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Aktueller Rechtsstand

Was heute gilt

Status 2026:

Regelung	Status
BAG-Urteil	Seit 2022 bindend
Zeiterfassungspflicht	Bereits gültig
Form der Erfassung	Noch nicht geregelt
Elektronische Pflicht	Erwartet
Konkrete Vorgaben	In Vorbereitung

Das BAG-Urteil

Was es sagt:

Arbeitgeber müssen Arbeitszeit erfassen – Nicht nur über 8 Stunden
Grundlage – EU-Arbeitszeitrichtlinie
Umsetzung – Aktuell noch offen
Sanktionen – Noch nicht konkretisiert
Übergangszeit – De facto noch Spielraum

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Erwartete Regelungen

Was im Gesetz stehen könnte

Erwartungen:

Aspekt	Erwartete Regelung
Erfassungspflicht	Arbeitsbeginn, -ende, Pausen
Form	Elektronisch (mit Ausnahmen)
Ausnahmen	Kleinbetriebe, bestimmte Branchen
Aufbewahrung	Mindestens 2 Jahre
Zugang	Für Arbeitnehmer einsehbar

Mögliche Ausnahmen

Wer ausgenommen sein könnte:

Kleinbetriebe – z.B. unter 10 Mitarbeiter
Vertrauensarbeitszeit – Mit bestimmten Auflagen
Führungskräfte – Leitende Angestellte
Tarifvertragliche Regelung – Abweichungen möglich
Übergangsfristen – Für Umstellung

Anforderungen an Systeme

Was Systeme können müssen

Voraussichtliche Anforderungen:

Anforderung	Bedeutung
Unveränderbarkeit	Nachträgliche Manipulation erschwert
Nachvollziehbarkeit	Änderungen dokumentiert
Zugänglichkeit	Für MA und Behörden
Aufbewahrung	Gesetzliche Fristen einhalten
Datenschutz	DSGVO-konform

Technische Standards

Was erwartet wird:

Elektronische Erfassung – App, Terminal, Web
Manipulationsschutz – Audit-Trail
Datenformat – Exportierbar, standardisiert
Zugriffsrechte – Rollenbasiert
Backup – Ausfallsicherheit

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Was jetzt tun

Handlungsempfehlungen:

Maßnahme	Priorität
Aktuellen Stand prüfen	Hoch
Systeme evaluieren	Hoch
Budget planen	Mittel
Mitarbeiter informieren	Mittel
Prozesse definieren	Mittel

Schritt für Schritt

Vorgehen:

Bestandsaufnahme – Was haben wir heute?
Anforderungen – Was brauchen wir?
Marktübersicht – Welche Systeme gibt es?
Testphase – Anbieter testen
Entscheidung – System auswählen
Einführung – Schrittweise umstellen

Kosten und ROI

Was es kostet

Investition:

Kostenfaktor	Bandbreite
Software (Cloud)	3-10€/User/Monat
Hardware (Terminal)	300-2.000€ einmalig
Einführung	500-2.000€
Schulung	Intern oder extern

Was es bringt

Nutzen:

Compliance – Gesetzliche Pflicht erfüllt
Effizienz – Weniger manueller Aufwand
Transparenz – Für alle Beteiligten
Auswertungen – Datenbasierte Entscheidungen
Zufriedenheit – Faire Erfassung

Was Arbeitnehmer erwarten können

Rechte

Voraussichtliche Arbeitnehmerrechte:

Recht	Beschreibung
Einsicht	Eigene Daten einsehen
Korrektur	Fehler melden können
Datenschutz	Nur notwendige Daten
Information	Über Erfassungspflicht

Häufige Fragen

Ja, seit dem BAG-Urteil 2022 ist Zeiterfassung Pflicht. Die konkrete Form ist aber noch nicht gesetzlich geregelt. Viele Arbeitgeber warten auf das Gesetz, könnten aber bereits jetzt zur Verantwortung gezogen werden. Empfehlung: Nicht warten, sondern jetzt umsetzen.

Nach aktuellem Stand: noch nicht. Das erwartete Gesetz wird aber voraussichtlich elektronische Erfassung als Standard setzen, mit möglichen Ausnahmen für Kleinbetriebe. Papier wird wahrscheinlich nur noch als Übergangslösung oder Ausnahme möglich sein.

Aktuell sind die Sanktionen noch unklar. Das kommende Gesetz wird voraussichtlich Bußgelder vorsehen, ähnlich wie bei anderen ArbZG-Verstößen (bis zu 30.000€). Zudem könnten Mitarbeiter Ansprüche leichter durchsetzen, wenn keine Erfassung vorliegt.

Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung schließen sich nicht aus. Erfasst werden muss – wie das Arbeitszeitmodell heißt, ist sekundär. Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Beginn, Ende und Pausen dokumentiert werden. Die Flexibilität bleibt erhalten.

Achten Sie auf: DSGVO-Konformität (deutscher Anbieter), Benutzerfreundlichkeit, mobile Nutzung, Audit-Trail für Änderungen, einfache Auswertungen, Support auf Deutsch. Testen Sie verschiedene Anbieter im Alltag, bevor Sie sich entscheiden.

Fazit

Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt bereits – die gesetzliche Konkretisierung mit voraussichtlicher Pflicht zur elektronischen Erfassung wird 2026 erwartet. Unternehmen sollten nicht auf das Gesetz warten, sondern jetzt Systeme evaluieren und einführen. Die Investition lohnt sich: Neben der Compliance bringen digitale Systeme Effizienz, Transparenz und bessere Auswertungsmöglichkeiten. Wer heute startet, ist für die kommenden Anforderungen gerüstet.

Elektronische Zeiterfassung: Pflicht ab 2026?