Freie Mitarbeiter: Gilt die Zeiterfassungspflicht?

Freie Mitarbeiter: Gilt die Zeiterfassungspflicht?

Freie Mitarbeiter und Freelancer sind aus dem Arbeitsmarkt nicht mehr wegzudenken. Doch gilt für sie die Zeiterfassungspflicht? Die Antwort hängt davon ab, ob es sich wirklich um Selbständige handelt – oder um versteckte Arbeitnehmer.

Das Wichtigste in Kürze

• Echte Selbständige unterliegen nicht der Zeiterfassungspflicht
• Die Abgrenzung erfolgt anhand objektiver Kriterien, nicht nach Vertrag
• Bei Scheinselbständigkeit gilt die volle Zeiterfassungspflicht
• Indizien wie Weisungsgebundenheit und feste Arbeitszeiten sind entscheidend
• Auftraggeber tragen das Risiko bei Fehleinschätzung

Zeiterfassungspflicht: Für wen gilt sie?

Grundsatz

Die Zeiterfassungspflicht nach dem BAG-Urteil gilt für Arbeitnehmer. Selbständige – echte Freelancer und freie Mitarbeiter – sind davon nicht betroffen.

Arbeitnehmer sind:

• Weisungsgebunden
• In die Betriebsorganisation eingegliedert
• Persönlich abhängig

Selbständige sind:

• Unternehmerisch tätig
• Frei in der Arbeitsgestaltung
• Tragen eigenes wirtschaftliches Risiko

Das Problem

In der Praxis ist die Abgrenzung oft schwierig. Viele als „frei" bezeichnete Mitarbeiter sind arbeitsrechtlich eigentlich Arbeitnehmer – sogenannte Scheinselbständige.

Wann liegt echte Selbständigkeit vor?

Kriterien für Selbständigkeit

Positive Indizien für Selbständigkeit

Echte Selbständigkeit liegt vor bei:

• Eigener Kundenakquise
• Tätigkeit für verschiedene Auftraggeber
• Eigene Preisgestaltung
• Eigenem Büro/Arbeitsplatz
• Eigenen Arbeitsmitteln
• Werbung in eigenem Namen
• Gewerbeanmeldung oder freiberuflicher Status

Gesamtbetrachtung

Die Einordnung erfolgt nach dem Gesamtbild der Tätigkeit. Einzelne Indizien sind nicht ausschlaggebend – die Gesamtschau aller Umstände entscheidet.

Wann liegt Scheinselbständigkeit vor?

Definition

Scheinselbständigkeit liegt vor, wenn jemand vertraglich als Selbständiger behandelt wird, tatsächlich aber wie ein Arbeitnehmer arbeitet.

Warnsignale für Scheinselbständigkeit

Starke Indizien:

• Nur ein Auftraggeber (mehr als 5/6 des Umsatzes)
• Feste Arbeitszeiten vorgegeben
• Arbeitsort beim Auftraggeber
• Nutzung der Betriebsmittel des Auftraggebers
• Eingliederung in betriebliche Abläufe
• Teilnahme an Dienstbesprechungen
• Keine eigenen Kunden
• Kein unternehmerisches Risiko

Beispiele aus der Praxis

Eher selbständig:

• IT-Entwickler mit eigenem Büro, eigener Hardware, mehreren Kunden, projektbezogener Beauftragung

Eher scheinselbständig:

• IT-Entwickler mit Schreibtisch beim Auftraggeber, Nutzung von dessen Equipment, festen Arbeitszeiten, nur diesem einen Kunden

Konsequenzen bei Scheinselbständigkeit

Für den Auftraggeber

Für den freien Mitarbeiter

• Anspruch auf alle Arbeitnehmerrechte
• Kündigungsschutz
• Urlaubsanspruch
• Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
• Ggf. Anspruch auf Festanstellung

Zeiterfassungspflicht

Bei festgestellter Scheinselbständigkeit gilt rückwirkend:

• Pflicht zur Zeiterfassung
• Dokumentation der Arbeitszeit
• Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes
• Pausenregelungen

Statusfeststellungsverfahren

Was ist das?

Das Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung klärt verbindlich, ob Selbständigkeit oder ein Beschäftigungsverhältnis vorliegt.

Ablauf

1. Antrag stellen – durch Auftraggeber oder Auftragnehmer
2. Unterlagen einreichen – Vertrag, Tätigkeitsbeschreibung
3. Prüfung – durch die DRV
4. Bescheid – innerhalb weniger Monate

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Rechtssicherheit
• Bindend für Sozialversicherungsträger
• Kein Risiko der Nachzahlung

Nachteile:

• Kann Scheinselbständigkeit aufdecken
• Keine Rücknahme möglich
• Ergebnis kann unerwünscht sein

Zeiterfassung für echte Selbständige

Keine Pflicht, aber sinnvoll

Auch wenn keine Pflicht besteht, kann Zeiterfassung für Freelancer nützlich sein:

Gründe für freiwillige Zeiterfassung:

• Grundlage für Rechnungsstellung
• Projektcontrolling
• Nachweis bei Streitigkeiten
• Eigene Produktivitätsanalyse
• Kalkulation zukünftiger Projekte

Empfohlene Dokumentation

Was erfassen?

• Projektbezogene Arbeitszeit
• Kundenname
• Tätigkeit
• Datum

Form:

• Eigene Tools
• Projektmanagement-Software
• Excel-Tabellen

Gemischte Verhältnisse

Teilweise selbständig, teilweise angestellt

Manche Personen sind sowohl angestellt als auch selbständig tätig.

Beispiel: Angestellter Grafiker (Teilzeit) + Freelancer für andere Kunden

Regelung:

• Für die Anstellung gilt Zeiterfassungspflicht
• Für die Selbständigkeit nicht
• Arbeitszeitgrenzen gelten insgesamt

Werkverträge vs. Dienstverträge

Werkvertrag:

• Geschuldet ist ein Ergebnis
• Weg dahin ist frei
• Typisch: Selbständigkeit

Dienstvertrag:

• Geschuldet ist die Tätigkeit
• Kann selbständig oder angestellt sein
• Prüfung im Einzelfall

Checkliste: Ist die Person selbständig?

Prüfschema

☐ Hat die Person mehrere Auftraggeber? ☐ Kann sie Aufträge ablehnen? ☐ Bestimmt sie Arbeitszeit selbst? ☐ Bestimmt sie Arbeitsort selbst? ☐ Nutzt sie eigene Arbeitsmittel? ☐ Trägt sie unternehmerisches Risiko? ☐ Kann sie sich vertreten lassen? ☐ Tritt sie am Markt auf? ☐ Hat sie eigene Gewerbeanmeldung?

Auswertung:

• Alle ja: Sehr wahrscheinlich selbständig
• Überwiegend ja: Wahrscheinlich selbständig
• Gemischt: Genauer prüfen
• Überwiegend nein: Wahrscheinlich Arbeitnehmer

Häufige Fragen zu freien Mitarbeitern

Fazit

Die Zeiterfassungspflicht gilt nicht für echte Selbständige – aber die Abgrenzung ist oft schwierig. Entscheidend sind die tatsächlichen Verhältnisse, nicht der Vertrag. Bei Scheinselbständigkeit drohen erhebliche Nachzahlungen und die volle Zeiterfassungspflicht. Im Zweifel schafft ein Statusfeststellungsverfahren Klarheit.